Wie können Sie kurz- und langfristige Fristen besser ausbalancieren?

2 Tipp 2: Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit

Nicht alle Aufgaben sind gleich dringend und wichtig. Einige Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig, z. B. das Beantworten eines Telefonanrufs oder einer E-Mail. Einige Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend, wie z. B. das Erlernen einer neuen Fähigkeit oder der Aufbau einer Beziehung. Einige Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig, z. B. die Behebung eines kritischen Problems oder die Einhaltung einer Frist. Einige Aufgaben sind weder dringend noch wichtig, wie z. B. das Surfen im Internet oder das Ansehen eines Videos. Sie können eine Matrix verwenden, um Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren und sie entsprechend zu priorisieren. Eine allgemeine Regel ist, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die sowohl dringend als auch wichtig sind, die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben zu delegieren oder auszulagern, die Aufgaben zu planen, die wichtig, aber nicht dringend sind, und die Aufgaben zu eliminieren oder zu minimieren, die weder dringend noch wichtig sind.

3 Tipp 3: Setzen Sie realistische und konkrete Fristen

Einer der häufigsten Gründe, warum Menschen ihre Fristen nicht einhalten, ist, dass sie unrealistische oder vage Fristen setzen. Unrealistische Fristen sind entweder zu ehrgeizig oder zu konservativ und spiegeln nicht den tatsächlichen Umfang und die Komplexität der Aufgabe wider. Vage Fristen sind entweder zu allgemein oder zu flexibel, und sie bieten kein klares Ziel und kein Gefühl der Dringlichkeit. Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollten Sie realistische und spezifische Fristen festlegen, die auf Ihrer Erfahrung, Ihren Ressourcen und Ihren Erwartungen basieren. Eine realistische Frist ist eine herausfordernde, aber erreichbare Frist, die die möglichen Risiken und Eventualitäten berücksichtigt. Eine bestimmte Frist ist eine Frist, die durch ein Datum und eine Uhrzeit definiert ist und die messbar und überprüfbar ist.

4 Tipp 4: Kommunizieren Sie Ihre Fristen klar und häufig

Ein weiterer häufiger Grund, warum Menschen ihre Fristen nicht einhalten, ist, dass sie ihre Fristen nicht klar und häufig kommunizieren. Dies kann zu Missverständnissen, Konflikten und Verzögerungen führen, insbesondere wenn Sie mit anderen Personen zusammenarbeiten, z. B. mit Ihren Kunden, Ihren Kollegen oder Ihren Vorgesetzten. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie Ihre Fristen klar und häufig an alle relevanten Stakeholder kommunizieren. Eine klare Kommunikation ist eine Kommunikation, die prägnant, genau und konsistent ist und die Gründe und Erwartungen hinter der Frist erklärt. Eine häufige Kommunikation ist eine zeitnahe, proaktive und reaktionsschnelle Kommunikation, die den Status und den Fortschritt der Aufgabe aktualisiert.