¿Cómo puede gestionar las expectativas de los proveedores para evitar disputas?

1 Comprender las necesidades de los proveedores

El primer paso para gestionar las expectativas de los proveedores es comprender sus necesidades y motivaciones. ¿Cuáles son sus objetivos, desafíos y preferencias? ¿Cómo miden su desempeño y éxito? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? Al hacer estas preguntas, puede obtener información sobre su perspectiva e identificar posibles áreas de alineación o divergencia. Comprender las necesidades de los proveedores también puede ayudarlo a generar confianza, relación y respeto con sus proveedores, lo que puede facilitar la comunicación y la colaboración.

2 Definir el alcance y los entregables

El segundo paso para gestionar las expectativas de los proveedores es definir el alcance y los entregables del proyecto o contrato. El alcance se refiere a la extensión y los límites del trabajo que realizará el proveedor, mientras que los entregables son las salidas o resultados específicos que el proveedor proporcionará. Definir el alcance y los entregables puede ayudarte a aclarar tus expectativas y requisitos, así como a evitar la corrupción del alcance o los cambios que pueden afectar a la calidad, el coste o el calendario del proyecto. También debe documentar el alcance y los entregables en un acuerdo escrito que describa las funciones, responsabilidades y expectativas de ambas partes.

4 Negociar y llegar a un acuerdo

El cuarto paso para gestionar las expectativas de los proveedores es negociar y comprometerse cuando sea necesario. La negociación se refiere al proceso de discutir y llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes, mientras que el compromiso se refiere al proceso de hacer concesiones o ajustes que equilibren los intereses y necesidades de ambas partes. La negociación y el compromiso pueden ayudarte a resolver disputas y conflictos que puedan ocurrir debido a diferencias en expectativas, opiniones o preferencias. También debes mantener una actitud positiva y respetuosa, así como centrarte en los objetivos e intereses comunes de ambas partes.

5 Reconocer y recompensar

El quinto paso para gestionar las expectativas de los proveedores es reconocer y recompensar a los proveedores por su rendimiento y contribución. El reconocimiento se refiere al proceso de reconocer y apreciar los esfuerzos y logros del proveedor, mientras que la recompensa se refiere al proceso de proporcionar incentivos o beneficios que motiven y alienten al proveedor. El reconocimiento y la recompensa pueden ayudarlo a fortalecer su relación con el proveedor, así como a aumentar su satisfacción y lealtad. También debe celebrar los éxitos e hitos del proyecto o contrato, así como compartir las lecciones y los comentarios para mejorar.

6 Aprender y mejorar

El sexto paso para gestionar las expectativas del proveedor es aprender y mejorar a partir de la experiencia de trabajar con el proveedor. El aprendizaje se refiere al proceso de adquisición y aplicación de nuevos conocimientos y habilidades, mientras que la mejora se refiere al proceso de mejorar y optimizar los procesos y resultados del proyecto o contrato. El aprendizaje y la mejora pueden ayudarle a aumentar su competencia y confianza como gestor de instalaciones, así como a mejorar sus habilidades y prácticas de gestión de proveedores. También debe buscar y proporcionar comentarios, así como identificar e implementar las mejores prácticas e innovaciones.