Wie bereiten Sie Ihren Chef auf Besprechungen vor?

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Als Verwaltungsassistent besteht eine Ihrer Hauptaufgaben darin, Ihren Chef bei der Vorbereitung auf Besprechungen zu unterstützen. Egal, ob es sich um ein zwangloses Gespräch, eine formelle Präsentation oder eine wichtige Verhandlung handelt, Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Chef alles hat, was er braucht, um erfolgreich zu sein. Aber wie bereiten Sie Ihren Chef auf Besprechungen vor, ohne aufdringlich, überwältigend oder nervig zu sein? Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen sollten.

In diesem gemeinsamen Artikel finden Sie Antworten von Expert:innen.

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1 Kennen Sie den Zweck

Bevor Sie ein Meeting planen oder bestätigen, sollten Sie den Zweck und das gewünschte Ergebnis kennen. Dies wird Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen, zu organisieren und die relevanten Informationen an Ihren Chef zu kommunizieren. Fragen Sie sich: Was ist das Hauptziel des Meetings? Wer sind die Teilnehmer und was sind ihre Rollen und Interessen? Was sind die wichtigsten Punkte oder Fragen, die angesprochen werden müssen? Wie viel Zeit ist vorgesehen und wie wird sie strukturiert? Schreiben Sie die Antworten auf und teilen Sie sie Ihrem Chef auf prägnante und klare Weise mit.

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LOS ANGELES

Legal Services Specialist at For the People by the People
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How do l get my boss ready for meetings? Well that's only a A I kinda thing, first bosses distract from the primary goal of your business I.e.clients interests...therefore personally l done away with it..however If you are unable to do away with yours my advice or counsel is...don't do $hit for your boss because babysitting isn't in the job description maybe you suggest a thing or two

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2 Sammle die Materialien

Sobald Sie den Zweck und die Tagesordnung des Meetings festgelegt haben, sollten Sie die Materialien zusammenstellen, die Ihr Chef benötigt. Dazu können Dokumente, Berichte, Folien, Diagramme, Grafiken, Notizen oder andere visuelle oder schriftliche Hilfsmittel gehören. Sie sollten auch prüfen, ob technische Voraussetzungen vorhanden sind, z. B. ein Projektor, ein Laptop, ein Mikrofon oder eine Videokonferenzsoftware. Stellen Sie sicher, dass die Materialien korrekt, aktualisiert und richtig formatiert sind. Besprechen Sie sie mit Ihrem Chef und heben Sie die wichtigsten Punkte oder Problembereiche hervor.

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3 Erinnern und bestätigen

Ein oder zwei Tage vor der Besprechung sollten Sie Ihren Chef an Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer der Besprechung erinnern. Sie sollten auch die Verfügbarkeit und Bereitschaft der Materialien und der Ausrüstung bestätigen. Wenn es zu Änderungen, Stornierungen oder Verspätungen kommt, sollten Sie Ihren Chef so schnell wie möglich informieren und den Zeitplan entsprechend anpassen. Sie sollten auch prüfen, ob Ihr Chef Fragen, Bedenken oder Wünsche hat, bei denen Sie helfen können.

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4 Unterstützung und Nachverfolgung

Am Tag des Meetings sollten Sie Ihren Chef unterstützen, indem Sie dafür sorgen, dass alles in Ordnung ist und er alles hat, was er braucht. Sie sollten auch bei Problemen, Notfällen oder Last-Minute-Anfragen zur Verfügung stehen. Nach dem Meeting sollten Sie sich mit Ihrem Chef in Verbindung setzen und um Feedback bitten. Sie sollten auch alle Aktionspunkte, Entscheidungen oder Ergebnisse notieren, die sich aus der Besprechung ergeben haben, und die relevanten Datensätze oder Dateien aktualisieren.

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5 Antizipieren und verbessern

Als Verwaltungsassistent sollten Sie Ihre Fähigkeiten und Prozesse immer antizipieren und verbessern, um Ihren Chef auf Besprechungen vorzubereiten. Sie sollten aus Ihren Erfahrungen und Ihrem Feedback lernen und herausfinden, was gut funktioniert und was verbessert werden muss. Sie sollten auch die Vorlieben, Gewohnheiten und Erwartungen Ihres Chefs im Auge behalten und sich darauf einstellen. Sie sollten sich auch über die neuesten Trends, Tools und Best Practices für die Planung und Verwaltung von Besprechungen auf dem Laufenden halten.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihren Chef professionell und effizient auf Besprechungen vorbereiten. Sie können auch Ihren Wert und Ihre Kompetenz als Verwaltungsassistent unter Beweis stellen und Vertrauen und eine Beziehung zu Ihrem Chef aufbauen.

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6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Kennen Sie den Zweck

2 Sammle die Materialien

3 Erinnern und bestätigen

4 Unterstützung und Nachverfolgung

5 Antizipieren und verbessern

6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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