Como você gerencia os riscos e incertezas da RPB em um ambiente dinâmico?

1 Alinhe o BPR com a estratégia e a cultura

Um dos passos mais importantes no BPR é alinhar os novos processos com os objetivos estratégicos e a visão da organização. Isso garantirá que o projeto BPR apoie a proposta de valor e a vantagem competitiva da organização, e não entre em conflito com sua missão e valores. Além disso, é preciso considerar o impacto da BPR na cultura organizacional, que são as crenças, normas e comportamentos compartilhados dos funcionários. Uma mudança drástica nos processos pode causar resistência, confusão e desmotivação entre os funcionários, a menos que eles estejam envolvidos, informados e capacitados durante todo o projeto BPR.

2 Analisar os estados atuais e futuros

Antes de redesenhar os processos, você precisa entender o estado atual da organização, incluindo seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Você também precisa identificar as principais partes interessadas, clientes e fornecedores dos processos, e suas necessidades e expectativas. Em seguida, você precisa prever o estado futuro da organização e como os novos processos entregarão valor às partes interessadas, clientes e fornecedores. Você pode usar ferramentas como mapeamento de processos, benchmarking, análise de lacunas e planejamento de cenários para analisar os estados atuais e futuros e identificar as lacunas e oportunidades de melhoria.

3 Projetar e testar os novos processos

Uma vez que você tenha uma visão clara do estado futuro, você pode projetar os novos processos que irão alcançá-lo. Você precisa aplicar os princípios do BPR, como simplificar, eliminar, automatizar e integrar as atividades, tarefas e funções envolvidas nos processos. Também é preciso definir os indicadores de desempenho, métricas e metas que medirão os resultados e impactos dos novos processos. No entanto, antes de implementar os novos processos, você precisa testá-los em um modo piloto ou protótipo e coletar feedback das partes interessadas, clientes e fornecedores. Isso ajudará você a validar a viabilidade, a funcionalidade e a aceitabilidade dos novos processos, além de identificar e resolver quaisquer problemas ou riscos.

4 Implementar e monitorar os novos processos

Depois de testar e refinar os novos processos, você pode implementá-los na organização. Isso requer um planejamento e execução cuidadosos das atividades de gerenciamento de mudanças, como comunicação, treinamento, coaching e suporte. Você precisa garantir que os funcionários estejam conscientes, preparados e comprometidos com os novos processos e que tenham as habilidades, ferramentas e recursos necessários para executá-los. Você também precisa monitorar e avaliar o desempenho e os resultados dos novos processos e compará-los com a linha de base e as metas. Você pode usar ferramentas como painéis, relatórios, pesquisas e auditorias para rastrear e analisar os dados e feedbacks, além de identificar e resolver quaisquer desvios ou problemas.

5 Aprenda e melhore os novos processos

A etapa final em BPR é aprender com a experiência e os resultados do projeto e melhorar os novos processos continuamente. Você precisa revisar e refletir sobre as lições aprendidas, as melhores práticas e os desafios encontrados durante o projeto BPR e compartilhá-los com a organização e as partes interessadas. Também é preciso fomentar uma cultura de aprendizado e melhoria na organização e incentivar os funcionários a sugerir e implementar ideias para aumentar a eficiência, a eficácia e a flexibilidade dos novos processos. Você pode usar ferramentas como loops de feedback, eventos kaizen e círculos de qualidade para facilitar o processo de aprendizado e melhoria.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?