¿Cómo comunicar eficazmente los excesos presupuestarios inesperados a las partes interesadas sin causar pánico?

1 Evalúe el impacto

Antes de acercarse a las partes interesadas con noticias de un exceso de presupuesto, evalúe minuciosamente el impacto que tendrá en el proyecto. Comprender qué aspectos de la construcción se ven afectados y en qué medida. Este análisis debe incluir una previsión revisada del presupuesto y el cronograma. Debe estar completamente preparado con todos los hechos y cifras para que pueda presentar una descripción general completa de la situación. Esta preparación también te ayudará a responder cualquier pregunta que las partes interesadas puedan tener, demostrando tu control sobre la situación.

3 Sé transparente

La transparencia es crucial cuando se discuten los excesos presupuestarios con las partes interesadas. Explique claramente qué causó el sobrecosto, ya sea debido a condiciones imprevistas del sitio, cambios en los costos de materiales o ajustes en el alcance del proyecto. Evite el uso de jerga o lenguaje demasiado técnico que pueda confundir o alienar a las partes interesadas. Al ser honesto y directo, puede generar confianza y demostrar que está asumiendo la responsabilidad de gestionar el problema, lo cual es vital para mantener la confianza de las partes interesadas.

4 Ofrecer soluciones

Después de explicar la causa del exceso de presupuesto, presente inmediatamente un plan sobre cómo abordarlo. Esto podría implicar medidas de ahorro de costos, ajustes en el alcance del proyecto o una programación revisada para mitigar el impacto financiero. Al ofrecer soluciones, demuestras que eres proactivo y dedicado a mantener el proyecto en marcha. Las partes interesadas apreciarán su previsión y esfuerzo para resolver el problema, lo que puede ayudar a aliviar las preocupaciones y prevenir el pánico.

5 Entablar un diálogo

Anime a las partes interesadas a hacer preguntas y expresar sus preocupaciones después de haber presentado la información sobre el exceso de presupuesto. Entablar un diálogo abierto permite un enfoque colaborativo para la resolución de problemas y demuestra que valoras sus aportaciones. También brinda la oportunidad de aclarar cualquier malentendido y reforzar su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas. Una conversación bidireccional puede ayudar a disipar la tensión y fomentar un sentido de asociación.

6 Sigue

Por último, asegúrese de hacer un seguimiento con las partes interesadas después de la conversación inicial sobre el exceso de presupuesto. Proporcione actualizaciones periódicas sobre el progreso de abordar el problema y cualquier cambio en el plan del proyecto. Esta comunicación continua es esencial para mantener la confianza y mantener informadas a las partes interesadas. También demuestra que estás gestionando activamente la situación y que estás comprometido con la transparencia durante toda la duración del proyecto.