Comment pouvez-vous communiquer l’état d’avancement du programme aux intervenants qui ne sont pas intéressés par les détails ?

1 Apprenez à connaître votre public

Avant de communiquer l’état d’avancement du programme, vous devez comprendre qui est votre public et ce qu’il attend de vous. Différents intervenants peuvent avoir des rôles, des responsabilités, des intérêts et des préoccupations différents liés à votre programme. Par exemple, les cadres supérieurs voudront peut-être connaître l’alignement stratégique, les avantages et les coûts de votre programme, tandis que les responsables fonctionnels voudront peut-être connaître l’impact sur leurs ressources, leurs processus et leurs livrables. Vous pouvez utiliser des outils d’analyse des parties prenantes, tels qu’une matrice pouvoir-intérêt ou un diagramme RACI, pour identifier et hiérarchiser vos parties prenantes et leurs besoins en matière d’information.

2 Utilisez le bon format

Une fois que vous connaissez votre public, vous devez choisir le bon format pour votre communication. Selon le groupe d’intervenants, vous pouvez utiliser différentes méthodes et canaux pour communiquer l’état du programme. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau de bord, un rapport, une présentation ou une réunion pour transmettre votre message. Vous devez également tenir compte de la fréquence, du moment et de la durée de votre communication. Pour les parties prenantes qui ne sont pas intéressées par les détails, vous pouvez utiliser un format simple et concis, tel qu’un résumé d’une page ou un tableau de bord visuel, qui met en évidence les informations clés qu’elles doivent connaître.

4 Traiter les risques et les problèmes

Même si vos parties prenantes ne sont pas intéressées par les détails, elles doivent tout de même être conscientes des risques et des problèmes qui peuvent affecter votre programme. Les risques et les problèmes sont des problèmes potentiels ou réels qui peuvent compromettre le succès ou la qualité de votre programme. Vous devez communiquer les risques et les problèmes qui sont pertinents et importants pour vos parties prenantes, ainsi que les mesures d’atténuation ou de résolution que vous prenez ou prévoyez de prendre. Vous devez également communiquer l’impact et les implications des risques et des enjeux sur les résultats et les attentes de vos parties prenantes.

5 Solliciter des commentaires et des commentaires

Enfin, vous devriez demander la rétroaction et l’avis de vos parties prenantes lorsque vous communiquez l’état d’avancement du programme. La rétroaction et les commentaires sont des sources d’information précieuses qui peuvent vous aider à améliorer votre communication, ainsi que le rendement de votre programme et la satisfaction des intervenants. Vous devriez demander à vos parties prenantes leurs opinions, leurs suggestions, leurs questions ou leurs préoccupations au sujet de l’état de votre programme et de la façon dont vous le communiquez. Vous devez également écouter leurs commentaires et leurs commentaires et répondre en conséquence. En sollicitant des commentaires et des commentaires, vous pouvez établir un climat de confiance et des relations avec vos parties prenantes et favoriser la collaboration et l’engagement.