Last updated on 28 sept. 2024

Vous mettez à niveau des systèmes existants vers des solutions automatisées. Comment maintenez-vous les niveaux de productivité de manière transparente ?

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La mise à niveau des systèmes existants vers des solutions automatisées est une étape essentielle pour garantir que votre entreprise reste compétitive et efficace. Cependant, le remplacement d’une technologie obsolète peut s’avérer semé d’embûches, notamment lorsqu’il s’agit de maintenir la productivité. Lorsque vous vous lancez dans cette transition, il est essentiel d’aborder le processus de manière méthodique, en vous assurant que le nouveau système est compatible avec vos besoins opérationnels et que votre équipe est prête pour le changement. La clé est de minimiser les temps d’arrêt et les perturbations, ce qui nécessite une planification, une formation et une assistance minutieuses tout au long du processus de mise à niveau.

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James Albert Silvoza

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1 Évaluer les besoins

Avant de vous lancer dans une mise à niveau, il est essentiel d’évaluer minutieusement les capacités et les limites de votre système actuel. Comprenez ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas. Ces informations vous guideront dans la sélection d’une solution automatisée qui non seulement comble les lacunes de votre système existant, mais s’aligne également sur vos objectifs commerciaux. Envisagez de faire participer divers intervenants à ce processus pour vous assurer que le nouveau système répond aux divers besoins des différents ministères. Ce faisant, vous pouvez vous assurer que la transition vers l’automatisation améliore la productivité plutôt que de l’entraver.

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James Albert Silvoza

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To maintain productivity levels while upgrading legacy systems, I implement the changes in phases, allowing parts of the legacy system to continue running while new automated solutions are gradually integrated. This minimizes disruptions and ensures that daily operations aren't compromised.

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Mateen Rasool, PMP®, MCP, ITIL®

Project Manager@ Qatar Tourism (Visit Qatar) | Microsoft Dynamics 365 CEI Microsoft Dynamics Finance And Operation I Microsoft Copilot I AI & Leadership | Digital Transformation
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Begin by conducting a detailed assessment of the existing legacy system to understand its strengths, weaknesses, and critical business processes. Develop a comprehensive upgrade plan that includes timelines, resource allocation, and risk mitigation strategies, ensuring minimal disruption to daily operations.

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2 Planifier stratégiquement

Un plan stratégique est l’épine dorsale d’une mise à niveau transparente. Cela devrait inclure un calendrier détaillé, l’allocation des ressources et l’évaluation des risques. Priorisez les fonctions critiques qui doivent rester opérationnelles pendant la transition et élaborez des plans d’urgence en cas de perturbations potentielles. Engagez-vous avec votre équipe dès le début du processus de planification pour définir des attentes et des calendriers clairs. Cette communication proactive permet d’atténuer la résistance et de s’assurer que chacun comprend son rôle dans la mise à niveau, ce qui permet de maintenir les niveaux de productivité.

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Implement the upgrade in phases rather than all at once. This approach allows for gradual transition and reduces the risk of significant downtime. Prioritize key areas that will have the most impact on productivity, and roll out the new system incrementally, allowing users to adapt progressively.

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3 Entraînez-vous à fond

La formation est un aspect essentiel du maintien de la productivité lors d’une mise à niveau. Assurez-vous que votre équipe connaît bien le nouveau système avant sa mise en service. Il peut s’agir d’ateliers pratiques, de simulations ou de modules d’apprentissage en ligne. Adaptez les méthodes de formation aux différents styles d’apprentissage et rôles au sein de votre organisation. N’oubliez pas que plus votre équipe a confiance dans le nouveau système, moins la productivité risque d’en souffrir pendant la transition.

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Run the legacy system and the new automated solution in parallel for a period of time. This allows you to monitor the new system’s performance while keeping the legacy system as a fallback option. It provides an opportunity to identify and resolve issues without affecting productivity.

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4 Mettre en œuvre progressivement

Le déploiement du nouveau système par phases peut aider à maintenir la productivité. Commencez par des opérations moins critiques pour permettre à votre équipe de s’acclimater aux processus automatisés. Recueillez des commentaires et apportez des ajustements avant d’étendre l’implémentation à des fonctions plus essentielles. Cette approche progressive réduit le risque de perturbation généralisée et permet le dépannage dans un environnement contrôlé.

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Identify High-Impact Areas: Determine which components of the system will benefit the most from automation and should be upgraded first. Focus on areas that will have the greatest positive impact on efficiency and productivity. Create a Phased Rollout Plan: Develop a phased implementation plan, starting with less critical components or those that can be easily automated. Gradually move to more complex or critical areas.

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5 Surveiller les progrès

Une fois que le nouveau système sera opérationnel, une surveillance continue sera essentielle. Gardez un œil sur les indicateurs de performance pour vous assurer que les niveaux de productivité répondent aux attentes. Soyez prêt à faire des ajustements rapides si des problèmes surviennent. Des contrôles réguliers avec votre équipe peuvent fournir des informations sur la façon dont la solution automatisée affecte leurs processus de travail. Cette évaluation continue permet de peaufiner le système afin de mieux répondre à vos besoins opérationnels.

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Establish a monitoring system to track the performance of the new solution in real-time. This allows for immediate identification and resolution of any issues that could impact productivity. Ensure a dedicated support team is available to address any challenges or questions that arise during the transition. Keep open lines of communication with all stakeholders throughout the upgrade process. Regular updates on progress, potential impacts, and support mechanisms help in managing expectations and maintaining confidence.

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6 Soutien continu

L’accompagnement post-mise en œuvre est tout aussi important que les phases de préparation et de formation. Maintenez une ligne de communication ouverte avec votre équipe pour répondre à toute préoccupation ou difficulté qu’elle pourrait rencontrer avec le nouveau système. Fournir une assistance technique rapide et une formation supplémentaire peut atténuer les frustrations et prévenir les baisses de productivité. N’oubliez pas que l’objectif n’est pas seulement de mettre à niveau les systèmes, mais d’améliorer l’efficacité et la satisfaction globales de votre personnel.

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1 Évaluer les besoins

2 Planifier stratégiquement

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