Quels sont les défis et les pièges courants liés à l’utilisation des outils et logiciels Kanban ?

Para implementar una gestión efectiva del flujo de trabajo utilizando Kanban, es esencial tener en cuenta los siguientes 6 requisitos: 1. Definir las unidades individuales que aportan valor tras pasar por el sistema. 2. Establecer límites que determinen cuando hemos empezado y terminado cada elemento de trabajo. 3. Definir uno o más estados por los que fluyen los elementos de trabajo. 4. Determinar cómo se controla y limita el WIP. 5. Disponer de políticas explícitas que guíen el flujo de los elementos de trabajo a través de los estados que hemos definido. 6. Establecer una expectativa de nivel de servicio (SLE), que consiste en una previsión del tiempo que debería tardar cada elemento de trabajo en fluir de principio a fin.

Prioridades Confusas 🌀: Sem um alinhamento claro, as tarefas podem ser tratadas com urgência indevida, afetando o foco da equipe. Comunicação Ineficiente 📢: Falta de clareza no quadro pode gerar dúvidas sobre quem está fazendo o quê, criando falhas de comunicação. Metas Mal Definidas 🎯: Objetivos imprecisos dificultam a medição de progresso e sucesso, levando a frustrações e retrabalho. Sobrecarga de Tarefas 🏋️: Sem definição clara do WIP, a equipe pode assumir mais trabalho do que consegue, comprometendo a qualidade. Feedback Atrasado ⏳: Sem alinhamento nas expectativas e no fluxo, o feedback se perde, o que atrasa a melhoria contínua.

Cada organización es una red de individuos, conectados psicológica y sociológicamente para resistir al cambio. Kanban reconoce estos aspectos humanos con 3 principios de gestión del cambio: 1. Entender los procesos actuales tal y como están siendo realizados y respetar los roles actuales, las responsabilidades de cada persona y los puestos de trabajo. 2. Acordar en buscar la mejora a través del cambio evolutivo. 3. Fomentar el liderazgo en cada nivel, desde las contribuciones individuales de cada persona hasta las posiciones más senior de la organización.

Medo do Novo 😨: Equipes podem resistir à adoção do Kanban por preferirem métodos tradicionais, temendo sair da zona de conforto. Falta de Adaptação 🔄: Mudança para um fluxo contínuo exige tempo, e a equipe pode ter dificuldades em abandonar processos lineares. Desconfiança no Sistema 🤔: Se a equipe não vê valor imediato no Kanban, pode haver resistência em seguir as práticas, comprometendo o sucesso. Perda de Controle Percebida 🎛️: A transparência do Kanban pode gerar insegurança, pois todos conseguem ver o progresso, criando uma sensação de perda de controle. Desmotivação Inicial 🛑: Sem suporte adequado, a mudança pode parecer uma sobrecarga extra, desmotivando os membros da equipe.

Based on my experience, addressing adaptive challenges (a concept from Robert Anderson) demands more than just tools; it necessitates our transformation. It's a common misconception that introducing a new board visualization will magically eliminate all problems. This is rarely the case. While such tools can act as catalysts for stress and reflection, the key third element for successful change is leadership. We must alter our work methods to achieve different outcomes. The ease of this process varies depending on the specific challenges faced, but remember, a Kanban board alone is not a solution.

In many places where I have encountered Kanban systems that were not working well it was due to it being managed outside of the plant's ERP system. Kanban systems are designed to reduce inventory. Demand ALWAYS changes. If a program is established to manage inventory to a set number of days of supply, then you must monitor those days of supply on a regular basis. If demand is going down, then you need to remove cards from the system, if going up you may need to add cards. Too many companies see it as 1 & done and then just try to run with it for long periods of time. The other problem is complacency. Again, Kanban systems are used to drive lean initiatives. Plants will always need to work to reduce the amount of inventory.

🛠️ Otro desafío es la dependencia excesiva en el software Kanban, donde el equipo puede empezar a sentir que la herramienta por sí sola resolverá todos los problemas sin una gestión y participación adecuada. Esto puede llevar a una "automatización excesiva" donde la comunicación y colaboración humana se ve disminuida. Solución: Asegúrate de que la herramienta Kanban sea utilizada como un facilitador para mejorar los procesos y no como un sustituto de la interacción humana y la toma de decisiones. Fomenta las reuniones regulares de seguimiento y las discusiones en equipo para complementar el uso de la herramienta.

❓Usáis marcos de trabajo ágiles en vuestra organización❓ Si la respuesta es: sí, tenemos Jira. 🙀 tenemos un gran problema. Cualquier herramienta debe trabajar para nosotros, y no nosotros para la herramienta. Saber adaptar la herramienta a nuestros procesos y a nuestra organización es clave para poder sacar partido de la información y tomar decisiones en función de los datos. ¿Qué es agile? Entrega temprana de valor al negocio (reduciendo la burocracia).

Automatização Excessiva 🤖: Foco exagerado na ferramenta pode levar à perda do pensamento crítico sobre os processos e fluxos de trabalho. Engessamento 🧱: Quando a equipe depende demais da ferramenta, pode ficar rígida e incapaz de adaptar o Kanban às necessidades reais. Falta de Interação Humana 🗣️: A comunicação face a face é reduzida, levando a possíveis mal-entendidos e perda de alinhamento entre os membros. Perda do Propósito 🎯: O uso da ferramenta se torna o objetivo, e não a melhoria contínua do processo, desvirtuando a essência do Kanban. Erros Invisíveis 🚫🔍: Problemas e gargalos reais podem passar despercebidos quando a equipe confia cegamente nos dados da ferramenta, sem uma análise crítica.

🤔 Además de los desafíos mencionados, es vital considerar la escalabilidad y la flexibilidad del software Kanban elegido. A medida que tu equipo o proyecto crece, la herramienta debe ser capaz de adaptarse y escalar adecuadamente. Evalúa regularmente si la herramienta sigue siendo adecuada para las necesidades cambiantes del equipo y no dudes en hacer ajustes o cambios si es necesario.

Antes de escolher o software que precisa para a sua gestão considere isso: 1 - a ferramenta não define seu processo Ao trabalhar com ferramentas de gestão, foque na escolha de ferramentas que possam cobrir mais de uma área ou modelo de trabalho na sua empresa. 2 - avalie seus processos antes O software ajuda, mas ele apenas reflete seu momento atual. Por isso, conheça bem os processos atuais e os traga para a ferramenta como estão HOJE. Faça mudanças apenas se for algo para a sobrevivência ou um movimento que mais gere benefícios do que riscos. 3 - Desapegar é bom Saia da visão "a ferramenta X é melhor por que gosto dela". Softwares são feitos para melhorar a empresa. Se você gosta dele ou não, é outra história.

A ferramenta tende a trazer as preferencias do criador da ferramenta (exemplo, jira, kanbanize) e nem sempre facilita a representação atual do fluxo ou do cliente, que acaba se adaptando a ferramenta ou ainda levando pra ela apenas um fluxo "perfeito", já que no dia a dia o fluxo acaba tendo problemas que nao ficam representados no jira. O ponto de atenção é que a ferramenta nao define o processo, é um apoio e precisa refletir a transição e evolução do fluxo.

Very often there is this 'thinking' that team members develop around assuming that Kanban ~ "Do whatever you want, whenever you want it!" This is totally wrong. However, changing this mindset is one of the initial challenges that many teams face.

Equilíbrio ⚖️: Mantenha o foco nos princípios do Kanban, sem se perder nas ferramentas. As ferramentas devem apoiar, não substituir, a metodologia. Engajamento da Equipe 👥: Envolva todos no processo e incentive a melhoria contínua, para superar resistências e alinhar as expectativas. Clareza e Transparência 🔍: Garanta que todos entendam as prioridades, metas e fluxos para evitar confusão e retrabalho. Adaptação Progressiva 🚶♂️: A mudança para o Kanban deve ser gradual, com suporte contínuo, ajudando a equipe a se adaptar sem sobrecarga. Melhoria Contínua 📈: Use métricas e feedback para ajustar os processos, garantindo que o Kanban continue a evoluir junto com a equipe e os projetos.