Comment pouvez-vous utiliser le courrier électronique pour gérer des conversations difficiles avec des collègues?

1 Savoir quand utiliser le courrier électronique

Le courrier électronique n’est pas toujours le meilleur moyen pour les conversations difficiles. Certaines situations peuvent nécessiter un appel téléphonique, un chat vidéo ou une réunion en face à face pour transmettre plus clairement votre ton, vos émotions et vos intentions. Le courrier électronique peut être utile lorsque vous devez documenter votre communication, partager des informations ou des ressources, ou faire le suivi d’une discussion précédente. Cependant, les e-mails peuvent également être mal interprétés, ignorés ou retardés, ce qui peut aggraver la situation. Avant d’envoyer un courriel, posez-vous la question suivante : est-ce urgent ? Est-ce sensible? Est-ce complexe? Si la réponse est oui à l’une de ces questions, vous voudrez peut-être envisager un autre mode de communication.

3 Utilisez un ton respectueux

Lorsque vous communiquez par e-mail, l’un des plus grands défis est de transmettre votre ton. Sans les indices de la voix, de l’expression faciale et du langage corporel, il peut être difficile de s’assurer que votre message est interprété correctement. Pour éviter cela, utilisez un ton respectueux qui montre de l’empathie, de l’appréciation et du professionnalisme. Cela peut être réalisé en utilisant des salutations et des clôtures polies et appropriées, en s’adressant à votre collègue par son nom et son titre préférés, en utilisant un langage positif et constructif, en évitant le sarcasme ou les critiques qui peuvent être offensantes ou blessantes, en exprimant vos sentiments et vos opinions avec des déclarations « je » au lieu de « vous », en reconnaissant le point de vue et les sentiments de votre collègue, en vous excusant si vous avez commis une erreur ou causé du tort, et en les remerciant de leur coopération et de leurs commentaires.

4 Soyez clair et concis

Pour assurer la clarté et la concision dans la communication par courriel, il est important d’utiliser une ligne d’objet descriptive et spécifique, des phrases et des paragraphes courts et simples, ainsi que des puces ou des listes numérotées pour organiser vos points. De plus, les mots et expressions de transition peuvent aider à relier vos idées, tandis que le gras, l’italique et le soulignement peuvent être utilisés pour mettre en évidence des mots ou des phrases clés. En outre, une grammaire, une orthographe et une ponctuation correctes doivent être utilisées ainsi qu’un appel à l’action clair et direct. Enfin, tous les documents ou ressources pertinents doivent être joints ou liés.

5 Vérifier et réviser votre e-mail

Avant d’appuyer sur envoyer, il est important d’examiner et de réviser attentivement votre e-mail. Lisez votre e-mail à haute voix ou utilisez un outil de synthèse vocale pour vérifier le ton, la clarté et la concision. Réfléchissez à la façon dont le destinataire de votre courriel pourrait y réagir et demandez-vous s’il est respectueux, clair, pertinent, précis, opportun et réactif. Si vous n’êtes pas sûr de votre courriel, il peut être utile d’obtenir les commentaires d’un collègue ou d’un ami de confiance. De plus, si vous vous sentez en colère, anxieux ou frustré, il peut être préférable d’attendre avant d’envoyer le courriel afin d’éviter d’envoyer quelque chose que vous pourriez regretter plus tard.

6 Suivi et suivi

Après avoir envoyé votre e-mail, n’oubliez pas de faire un suivi et un suivi. Selon la situation, vous voudrez peut-être confirmer que votre collègue a reçu et compris votre courriel, lui demander une réponse ou des commentaires, planifier une conversation vidéo ou une réunion pour discuter davantage, le tenir au courant des progrès ou des résultats du problème, le remercier de sa collaboration et de son soutien, s’excuser ou faire amende honorable si nécessaire, et résoudre tout conflit ou préoccupation restant. Cela peut aider à établir la confiance, le rapport et le respect avec votre collègue et également prévenir ou résoudre les malentendus ou les erreurs qui peuvent découler de la communication par courrier électronique.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?