Comment pouvez-vous aligner la communication de votre équipe sur les jalons du projet ?

1 Définissez vos jalons

Avant de commencer à communiquer avec votre équipe, vous devez avoir un plan clair et réaliste pour votre projet, avec des jalons spécifiques et mesurables. Les jalons sont des événements ou des résultats clés qui marquent la progression et l’achèvement de votre projet, tels que le lancement d’une nouvelle fonctionnalité, la livraison d’un rapport ou la rencontre avec un client. Ils vous aident à suivre et à évaluer les performances de votre équipe, à identifier les risques et les problèmes, et à célébrer les réalisations. Vous devez définir vos jalons en collaboration avec votre équipe, votre sponsor et les autres parties prenantes concernées, et les documenter dans une charte de projet ou un énoncé de portée.

2 Choisissez vos canaux de communication

Une fois que vous avez vos jalons, vous devez décider comment vous allez les communiquer à votre équipe et comment votre équipe communiquera entre eux et avec vous. Il existe de nombreux canaux de communication disponibles, tels que le courrier électronique, le chat, le téléphone, la vidéo ou les réunions en face à face, mais tous ne sont pas aussi efficaces ou appropriés à chaque situation. Vous devez tenir compte de facteurs tels que l’urgence, la complexité et la sensibilité de vos messages, les préférences et la disponibilité des membres de votre équipe, ainsi que les outils et les ressources auxquels vous avez accès. Vous devez également établir des règles de base pour l’utilisation de chaque canal, telles que le temps de réponse, la fréquence, la tonalité et l’étiquette.

3 Alignez votre fréquence et votre contenu de communication sur vos jalons

Votre fréquence de communication et votre contenu doivent être alignés sur vos jalons, afin que votre équipe sache à quoi s’attendre, quoi signaler et quoi demander. Par exemple, vous pouvez avoir des vérifications quotidiennes ou hebdomadaires avec votre équipe pour surveiller leurs tâches et leurs livrables, des examens mensuels ou trimestriels avec votre sponsor et les parties prenantes pour les tenir au courant de vos progrès et de vos défis, ainsi que des réunions ou des messages ad hoc pour résoudre des problèmes ou des changements urgents ou inattendus. Vous devez également communiquer vos jalons de manière claire et cohérente, à l’aide d’aides visuelles telles que des tableaux, des graphiques ou des tableaux de bord, et fournir des commentaires et une reconnaissance à votre équipe lorsqu’elle les atteint ou les dépasse.

4 Ajustez votre communication au besoin

Votre plan de communication n’est pas gravé dans le marbre, et vous devrez peut-être l’ajuster au fur et à mesure que votre projet évolue et que vos jalons changent. Vous devriez examiner régulièrement l’efficacité et l’efficience de vos communications et solliciter les commentaires de votre équipe et des autres parties concernées. Vous devez également être flexible et réactif aux nouvelles informations, demandes ou commentaires qui peuvent affecter vos jalons ou vos canaux de communication. Vous devez communiquer tout changement ou mise à jour de vos jalons rapidement et de manière transparente, et expliquer la raison d’être et les implications pour votre équipe et votre projet.

5 Utilisez des outils et des techniques de communication pour améliorer votre communication

Il existe de nombreux outils et techniques de communication qui peuvent vous aider à aligner votre communication sur vos jalons et à la rendre plus engageante, interactive et collaborative. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel ou des applications de gestion de projet pour créer et partager vos jalons, tâches, échéances et statuts avec votre équipe, et pour faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe. Vous pouvez également utiliser des techniques de communication telles que l’écoute active, les questions ouvertes, la paraphrase, le résumé et l’empathie pour améliorer vos compétences en communication et établir des relations et de la confiance avec votre équipe et vos parties prenantes.

La communication est un élément clé d’une gestion d’équipe réussie, et elle peut faire ou défaire votre projet. En alignant votre communication sur vos jalons, vous pouvez vous assurer que votre équipe est alignée sur votre vision, vos objectifs et vos attentes, et qu’elle dispose des informations, du soutien et des commentaires dont elle a besoin pour les atteindre.

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

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