Videoneuvottelut

Etä- ja hybridityön yleistyttyä yritykset ovat käyttäneet videoneuvottelua työntekijäviestinnässä työntekijöiden työskentelypaikasta riippumatta.

Haluatpa ajoittaa nopean kahdenvälisen videokeskustelun ja suoran raportoinnin tai ajoittaa suuremman kuukauden lopun videokokouksen koko organisaatiolle, videoneuvotteluohjelmisto on erinomainen tapa tukea tiimisi yhteistyötä ja ylläpitää yhteyksiä.

Nykyisin tarvitset videoneuvotteluistunnon pitämiseen yleensä vain videoneuvotteluohjelmiston, vakaan Internet- tai WiFi-yhteyden ja videoneuvottelulaitteen.

Onnistuneen videoneuvottelun varmistamiseksi tarvitaan tietyt ominaisuudet tarpeidesi täyttämiseksi, jos työtoverit ovat eri puolilla maailmaa.

Videoneuvottelutyökalujen ominaisuudet tulisivat olla seuraavat:

• Kokousten tallentaminen osallistujille jakamista ja tulevaisuudessa katselua varten.
• Tekstikeskustelutoiminto työtoverien väliseen yhteydenpitoon ennen neuvotteluistuntoa, sen aikana ja sen jälkeen.
• Näytön jakaminen esittelyjen korostamiseen ja osallistujille esityksen seurannan helpottamiseen.
• Tekstityksen lisääminen selkeyden, osallistamisen ja helppokäyttöisyyden lisäämiseen kaikille osallistujille.
• Valitse tausta tai lataa omasi, niin voit vähentää häiriöitä.
• Reaktiopainike, jonka avulla voidaan nopeasti osallistua sisältöön tai keskusteluun neuvottelupuhelua häiritsemättä.
• Osallistujaluettelon tarkastelu ja lataaminen istunnon jälkeiseen käyttöön osallistujien viitetietoja ja seurantaa varten.

Video-neuvottelutyökalujen tulisi myös mahdollistaa osallistujille kameran tai mikrofonin käyttö.

Ihannetapauksessa tämän tyyppinen ohjelmisto auttaa myös esitystaitojen parantamisessa, ovathan nämä taidot aiempaa tärkeämpiä hybridityöympäristössä. Microsoft Teamsissa on puhevalmentajatoiminto, joka auttaa esittäjiä puhumaan kokouksissa tavallista luottavammin tarjoamalla ohjeita ja palautetta nopeudesta ja täytesanojen käytöstä sekä muistutuksia puhumisesta yleisön kanssa.

Koronaviruspandemian aikana miljoonat yritykset ja toimistot sulkivat fyysiset toimitilansa, ja ihmisten kaikkialla maailmassa piti pysyä karanteenissa kotonaan. Koronaviruspandemian vaikutus videoneuvotteluihin oli massiivinen: paikasta riippumaton työskentely muuttui yhdessä yössä trendikkäästä vaihtoehdosta välttämättömäksi ominaisuudeksi. Yhtäkkiä kaikkien toimialojen yritysten oli opittava sopeutumaan.

Monet työntekijät käyttivät henkilökohtaisia tietokoneitaan tai lainasivat laitteita työnantajiltaan töiden tekemistä varten. Muut yritykset antoivat työntekijöille stipendejä kotityöskentelyssä tarvittavien laitteiden ostamista varten ja loivat pitkäaikaisia etätyökäytäntöjä viikkojen venyessä kuukausiksi. Yritykset ottivat käyttöön erilaisia työkaluja, kuten videoneuvotteluohjelmistoja, joiden avulla työntekijät voivat jatkaa yhteistyötä ja ylläpitää yhteyksiä eri paikoissa olevien tiimiensä kanssa.

Vuodesta 2021 alkaen videoneuvottelumarkkinan maailmanlaajuinen arvo on 14,6 miljardia dollaria Statistan mukaan. Videoneuvottelujen tärkeys koronaviruspandemian aikana ja sen vaikutus nykyiseen yritystoimintaan voidaan yhä tuntea työpaikoilla.

Moderni hybridityöympäristö on muuttanut videoneuvottelut ylellisyydestä välttämättömyydeksi. Videoneuvottelut tarjoavat tiimeille tavan ylläpitää yhteyksiä ja tavata kasvokkain, ovatpa tiimin jäsenet samassa toimistorakennuksessa tai toisella maantieteellisellä alueella.

Koska työntekijät eivät välttämättä ole samassa ympäristössä, virtuaalipuheluissa on tärkeää noudattaa joitakin parhaita käytäntöjä. Esimerkiksi kokousmuistiinpanot kannattaa tehdä digitaalisen, yleisesti saatavilla olevan sovelluksen tai asiakirjan avulla, jotta kaikki asianomaiset voidaan pitää ajan tasalla ja asiat järjestyksessä. On myös tärkeää, että kokouksen osallistujat testaavat laitteensa ja varmistavat niiden toimivuuden etukäteen, jotta ryhmäpuhelun aikaisilta häiriöiltä vältytään.

Vaikka virtuaalikokoukset voivat joskus vaatia hienosäätöä, ne voivat olla tehokas väline organisaatiosi yhdistämiseen ja liiketoiminnan sujuvuuden varmistamiseen.

Koronaviruspandemia ja työskenteleminen kotoa on muuttanut suuresti videoneuvottelujen roolia yrityksissä. Videoneuvottelujen käyttöönotto voi lisäksi avata kaikenlaisia mahdollisuuksia organisaatiollesi. Esimerkkejä:

• Voit laajentaa osaamisvarantoasi palkkaamalla ihmisiä välittömän sijaintisi ulkopuolelta.
• Voit palkata lisää työvoimaa, joka sopii hybridityömalliin ja mahdollistaa joustavat työajat normaalin kahdeksan tunnin työpäivän ulkopuolelle.
• Paljon matkustavat työntekijät voivat ylläpitää yhteyksiään ja osallistua älylaitteen avulla.
• Etä- tai hybridityömahdollisuus voi houkutella työntekijöitä tulemaan yritykseesi.

Videoneuvottelut voivat auttaa parantamaan yrityksesi toimintoja ja samalla edistää tuottavuutta ja vahvistaa yhteistä reaaliaikaisen kasvokkaisen yhteistyön avulla.