How do you audit and review contract data and documents in P2P systems?

A lot of audits that I was part of didn't clearly the objectives That would make us loose a lot of times specially when it comes to procure to pay auditing For example: One audit consumed a lot of time tackling the performance of our P2P, everything was there our findings, observations and even corrective action plan but the top management had other thing in mind which was the compliance area. It was covered during our audit but not as intense needed -or to be more specific expected- by the top management.

To effectively audit and review contract data in P2P systems, first define the scope and objectives of the audit. The scope should detail which contracts will be audited—by type, value, duration, or risk—and the timeframe under review. Key objectives might include verifying compliance with contract terms, evaluating supplier performance, assessing risks, or measuring cost savings and value delivery. Establish clear roles for the audit team, identifying who will review what aspects of the contract (e.g., legal, financial, operational). Involving stakeholders and contract owners ensures that all relevant perspectives are considered, enhancing the audit's thoroughness and alignment with organizational goals.

A auditoria de contratos é um processo essencial para garantir a eficiência e a conformidade nas operações de uma organização. Antes de iniciar a auditoria, é fundamental definir claramente o escopo e os objetivos da atividade, a fim de orientar o trabalho da equipe de auditoria e garantir que as questões mais relevantes sejam abordadas. Este documento apresenta o escopo da auditoria, detalhando os tipos e categorias de contratos a serem analisados, bem como os critérios de seleção e o período de tempo considerado. Além disso, define os objetivos da auditoria, que incluem a verificação de conformidade, desempenho, riscos e valor, assim como as funções e responsabilidades das partes envolvidas.

What I find to be the most important part of a contract audit, rather than the objectives, and it should be the #1 thing you do, is identify the stakeholders. Many times you have legal, procurement and various parts of the business like marketing (they have tons of contracts!), IT, warehousing etc and often these documents sit in people's drawers. Without good stakeholder mapping you simply cannot agree on objectives either.

When auditing contract data, organization is key. A solid P2P system makes this easier by centralizing everything—contracts, amendments, invoices, and more. Ensure your data is complete and up-to-date. Tools like Precoro can simplify retrieval and keep your audit process smooth and efficient.

1. The system must be designed in such a way that it captures all source documentation and gives a full narrative and paper trail of a transaction from requisition to order generation and eventually capturing contractual terms. Any deviation from agreement can then be picked. 2.A backup should always be option incase of system failure or collapse.

As a procurement specialist, the key to a successful audit is efficient data management. Start by gathering all contract-related documents, like amendments, invoices, and approvals, using tools that fit your system, whether it's a simple spreadsheet or robust contract management software. Ensure everything is complete, consistent, and up-to-date. This step isn't just about compliance, it's about maintaining a clear, organized view of your procurement activities, which ultimately supports better decision-making and risk management.

To audit and review contract data in P2P (procure-to-pay) systems, I follow a process that involves: checking the consistency of data in the system with the original contracts and supporting documents; check approvals and authorizations in accordance with internal policies; identify and investigate discrepancies in values or information; ensure compliance with standards and laws; and, finally, generate a report with findings and recommendations to improve data control. This process ensures the accuracy and integrity of financial records.

When gathering and organizing contract data for a P2P audit, start by using appropriate tools such as contract management software, ERP systems, or secure databases to centralize the information. Ensure you collect all relevant documentation, including contract terms, amendments, approvals, invoices, and communication records. Validate that data is up-to-date and consistent across sources to avoid discrepancies during the audit. If using spreadsheets, ensure standardized templates for easier analysis. Organizing this information systematically by contract type, vendor, or risk category allows for efficient review and helps uncover any gaps or irregularities in compliance or performance.

A reunião e organização de dados e documentos é uma etapa crucial no processo de auditoria de contratos. Esta fase não apenas garante que todas as informações necessárias estejam disponíveis, mas também estabelece uma base sólida para a análise e verificação dos contratos em questão. À medida que os contratos se tornam cada vez mais complexos e multifacetados, a necessidade de uma abordagem sistemática para coletar e estruturar dados torna-se ainda mais importante. Este documento delineia as diretrizes para reunir e organizar os dados e documentos relevantes, assegurando que eles sejam completos, consistentes e atualizados, o que facilitará a execução da auditoria e a avaliação da conformidade e desempenho dos contratos.

To audit and review contract data in P2P systems, extract and organize contract data, ensuring accuracy by comparing it with original documents. Validate compliance by cross-verifying key terms, pricing, and supplier info. Identify discrepancies or missing documents, ensuring all contract details align with system entries.

A utilização de ferramentas analíticas e de software especializado permite-me identificar padrões anômalos ou itens que requerem investigação mais aprofundada. A análise é também uma oportunidade para avaliar a eficácia dos controles internos e a aderência às melhores práticas do setor, contribuindo para a identificação de melhorias e a promoção de uma gestão de contratos mais robusta e transparente.

When analyzing contract data during a P2P audit, start by performing data quality checks to ensure accuracy, consistency, and completeness. Compliance checks should verify adherence to contract terms, regulatory requirements, and internal policies. For performance reviews, assess supplier delivery against KPIs such as cost savings, on-time delivery, or quality standards. Risk assessments help identify contractual risks related to financial exposure, delivery, or legal obligations. Compare the contracts against initial procurement specifications and industry benchmarks to evaluate value. Any discrepancies, gaps, or anomalies, such as missed obligations or non-compliance, should be documented in detail for follow-up or corrective action.

When you have a full list of documents, the second most painful thing to do when it comes to the analysis, is grouping all the documents. It is quite often the case that SOWs linked to a Master Agreement sit separately (in staff's inboxes) rather than in the system. This is a painful yet very necessary step.

A comunicação dos resultados é feita de maneira que transmita a gravidade e a relevância das questões encontradas, sempre apoiada por evidências sólidas. Além disso, é importante assegurar que as recomendações sejam práticas e alinhadas com os objetivos estratégicos da organização. A eficácia dessa comunicação é fundamental para garantir que as ações corretivas sejam implementadas e que a auditoria tenha um impacto positivo e duradouro nas operações da empresa.

When reporting and communicating audit findings, create a comprehensive and clear audit report outlining the scope, objectives, methods, results, and actionable recommendations. Highlight key insights, including strengths, weaknesses, and any identified risks or compliance issues. Use visual aids like charts or graphs to illustrate significant data points or trends. Present the report to stakeholders and contract owners, ensuring the findings are discussed thoroughly. Encourage feedback to address any concerns or additional insights they may have. This collaborative approach helps in formulating effective action plans and enhances buy-in for implementing improvements.

O acompanhamento contínuo é fundamental, e eu asseguro que isso seja feito por meio de reuniões regulares e atualizações de status, garantindo que as mudanças propostas estejam sendo efetivamente implementadas e que os resultados estejam sendo alcançados. A comunicação transparente e o suporte contínuo são chaves para a integração bem-sucedida das melhorias e para a construção de um sistema de contratos P2P mais sólido e confiável.

To implement and monitor audit recommendations, collaborate with stakeholders to create a detailed action plan addressing identified issues. Prioritize actions based on impact and feasibility, and assign responsibilities with clear timelines. Establish key performance indicators (KPIs) and metrics to measure the effectiveness of the implemented changes and track progress over time. Regularly review and update contract data to reflect improvements and maintain accuracy. Schedule follow-up audits to ensure that the changes are effectively addressing the issues and to identify any new areas for enhancement. Continuous monitoring and adjustments will help sustain improvements and optimize the P2P process.

Pra atingir a acertividade da auditoria em um processo de compras, acredito 1* ter um local de guarda documental de facil acesso. Por exemplo, dentro da PO (no ERP de uso) anexar todos os documentos utilizados no processo de contratação. 2* acompanhamento do pagamento, pelo time de AP que tb deve anexar os comprovantes dentro do processo/ pedido. 3* recebimento: o solicitante deve também anexar o comprovante do recebimento (se for material ou equipamento) e se for serviço, anexar no local de guarda, o termo de encerramento) . Tudo no mesmo local para facilitar o rastreamento da auditoria ou dos próprios colaboradores

Quando eu me dedico a essa tarefa, foco em avaliar criticamente as metodologias e ferramentas utilizadas, buscando identificar pontos de ineficiência ou gargalos. Isso pode envolver desde a simplificação de procedimentos até a implementação de tecnologias mais avançadas para análise de dados. Além disso, promovo a retroalimentação com as equipes envolvidas para coletar insights sobre as dificuldades enfrentadas durante a execução das auditorias. Com essas informações, proponho ajustes e inovações que possam tornar o processo mais ágil e preciso, sempre com o objetivo de fortalecer a governança e o controle interno das operações de contratos P2P.

To review and improve the audit process, start by assessing its effectiveness and efficiency. Analyze whether the audit objectives were met, and identify any areas where the process could be streamlined or enhanced. Gather feedback from the audit team, stakeholders, and contract owners to understand their perspectives on what worked well and what didn’t. Use this feedback to refine the audit methodology and update the audit checklist to reflect current trends, regulatory changes, and industry best practices. Regularly revising the process ensures it remains relevant and effective in addressing evolving challenges and improving overall P2P performance.

A revisão e melhoria do processo de auditoria são etapas fundamentais para garantir as práticas de auditoria permaneçam eficazes e alinhadas às necessidades da organização. À medida que os ambientes de negócios e as regulamentações evoluem, é crucial que o processo de auditoria se adapte para otimizar a eficiência e a eficácia das operações. Esta fase final do ciclo de auditoria permite uma avaliação crítica das práticas, coleta de feedback valioso das partes envolvidas e atualização das ferramentas e metodologias. Este documento delineia as diretrizes para revisar e aprimorar o processo de auditoria, assegurando que ele se mantenha relevante e eficaz, contribuindo assim para uma gestão de contratos mais sólida e um sistema P2P otimizado.

A colaboração interdepartamental é outra chave para garantir uma perspectiva holística e a viabilidade das recomendações. Realizo análises de risco para priorizar áreas sensíveis, e busco soluções tecnológicas inovadoras para aumentar a eficiência da auditoria. Coletar feedback dos envolvidos e realizar benchmarking com outras empresas do mercado são práticas que adoto para aprimorar constantemente nossos processos.