Struggling to balance multiple tasks at work?

Effective time management starts with knowing what needs immediate attention and what can wait. A helpful tool for this is the 𝐄𝐢𝐬𝐞𝐧𝐡𝐨𝐰𝐞𝐫 𝐌𝐚𝐭𝐫𝐢𝐱, which categorizes tasks into four types: 1- 𝐔𝐫𝐠𝐞𝐧𝐭 & 𝐈𝐦𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐧𝐭: Do these immediately. 2-𝐈𝐦𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐧𝐭, 𝐍𝐨𝐭 𝐔𝐫𝐠𝐞𝐧𝐭: Schedule these. 3-𝐔𝐫𝐠𝐞𝐧𝐭, 𝐍𝐨𝐭 𝐈𝐦𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐧𝐭: Delegate if possible. 4- 𝐍𝐨𝐭 𝐔𝐫𝐠𝐞𝐧𝐭 & 𝐍𝐨𝐭 𝐈𝐦𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐧𝐭: Eliminate or postpone. 𝐑𝐞𝐦𝐞𝐦𝐛𝐞𝐫: Not everything that demands your attention is important, and not everything important needs immediate action. Prioritizing tasks helps reduce stress and focus on what truly matters.

Ich bin generell damit einverstanden. Was mir sehr geholfen hat ist ein tägliches Highlight zu definieren. Das ist die wichtigste Aufgabe des Tages, ca. 60-90 Minuten lang. Wenn ich dann an einem Tag nur mein Highlight geschafft habe und die sonstigen Aufgaben untergegangen sind, ist es trotzdem ein erfolgreicher Tag gewesen.

Lo primero para poder llevar adelante varias tareas a la vez es poder analizar, cuantificar y priorizar dichas tareas. Herramientas como la Matriz de Eisenhower, pueden ser muy útiles para este cometido. Ser consciente de que no todas las tareas tienen la misma importancia, siendo algunas incluso prescindibles, o delegables. También es importante entender la importancia de los distintos momentos del día, ya que no en todo momento tenemos el mismo nivel de energía y concentración. Por ello no solo debemos identificar las tareas importantes, sino también asignarlas a los momentos de mayor productividad y eficiencia.

Il y a une phrase qu'il faut impérativement comprendre : "Tout n'a pas la même importance". Le piège d'un outil comme la "To do list", c'est que si elle est mal utilisée, elle devient contre-productive. Une bonne méthode consiste à séparer votre fameuse liste en 2 : 1. Une liste de priorités Dans cette liste, vous allez noter les priorités qui découlent de vos objectifs, donc le plus important. 2. Une liste de tâches "subsidiaire" Ça va ressembler à une "To do list classique”. Vous notez toutes les tâches secondaires qui ne sont pas directement reliées à vos objectifs. Vous pouvez maintenant consacrer 80% de votre temps à votre liste de priorités.

En cuanto a los objetivos, o metas, los mismos deben ser realizables y medibles. En este punto me gusta trabajar definiendo objetivos de media o largo plazo, para luego dividirlos en micro-objetivos, de muy corto plazo, como objetivos diarios o semanales, que son más fáciles de alcanzar y me permiten una sensación de victoria e impulso que me ayudan a seguir adelante motivado y con energía. Es importante ser sinceros con nosotros mismos y con el equipo en la definición de estos objetivos para no generar frustración y desencanto.

One of my favorite methods for managing time, especially when juggling multiple contexts, is time blocking. Time blocking isn’t about rigidly sticking to a schedule - it’s a flexible framework for reflecting on past achievements and planning your day or week. Auto-scheduling apps can enhance this process by dynamically adjusting your calendar when unexpected events arise, ensuring tasks are seamlessly reorganized without conflicts. While your schedule might not always align perfectly with reality, having a structured plan is far better than navigating without one. It provides clarity, focus, and a sense of direction, even amidst uncertainty.

Ein Tolles Tool dafür ist die App Opal um automatisch Benachrichtigungen und Apps zu blockieren die stören könnten während der Fokuszeit.

Evita las interrupciones todo lo posible. Busca generarte una burbuja de máxima a concentración para optimizar tu ancho de banda cognitivo y lograr la máxima productividad posible. Usa descansos regulares para recargar las energías, camina, haz deporte, y aliméntate bien. Todo esto contribuye a un aumento en la productividad. Usa los enfoques o modos de concentración en tus dispositivos para evitar distracciones.- Evita el multitasking que es un gran ladrón de productividad. Evita los ladrones de tiempo, aquellas pequeñas, pero significativas actividades que te quitan importantes cantidades de tiempo, como redes sociales, cheques periódicos de mail, radio-pasillo, llamados necesarios, o reuniones extremadamente extensas.

Wenn wir dabei zu Punkt 1, der Eisenhower Matrix zurückgehen - werden am besten die Punkte von "dringend und nicht wichtig" delegiert

Delega sabiamente. Define aquellas tareas que puedes sacarte de encima sin que corra riesgo el proyecto o trabajo. Elige a aquellas personas que tengan la capacidad y tiempo para tomar esas nuevas tareas, cumpliendo plazos y calidad de ejecución. Supervisa, y acompaña para que esas tareas se cumplan y no afecte el proyecto o la calidad del mismo. Confía en tu equipo o compañeros. Las grandes cosas se logran en equipo.

Reflexiona con regularidad. ¿Qué más puedo mejorar? ¿Qué cosas puedo hacer nuevas para mejorar mi performance o productividad? ¿Y qué cosas estoy haciendo hoy que me quitan productividad o eficiencia? Evalúa si tienes hábitos negativos que afecten tu performance. Trabaja con preguntas transformadoras. Hacerte las preguntas correctas puede ayudarte a encontrar respuesta que te ayuden a progresar y mejorar tanto personal como profesionalmente.