How do you review and update your Pareto analysis regularly?

For routine, weekly review and for projects, monthly review often work well. Sometimes, there are exceptions which are of utmost importance and in such cases we can’t follow any review deadline.

Taking this a step further - putting the time to review on my calendar ensures I take it seriously and get it done! Putting it on the calendar can also help with bridging the gap from thinking about it to actually doing it.

O pareto é um ótima ferramenta de análise, por isso é importante realizar as revisões diárias na alimetação dos dados. Esta ação para tomada de decisão é crucial.

Uma ótima forma de ir direcionando melhor seus esforços é justamente observando o passado, como foi seu desempenho no último período e fazer os ajustes necessários para programar o próximo período, seguindo a ideia de um PDCA.

To keep your Pareto analysis accurate and relevant, regularly review & update it by following steps: Updated Data: Periodically (Monthly/Quarterly) gather new data on the problem/category being analyzed Analyze & Rank: Recalculate each category’s frequency or impact & sort them to identify the top contributors Update the Pareto Chart: Create a new chart to visualize any shifts in the most significant categories. Identify Trends: Note any changes in top contributors to refocus resources as necessary. Set Priorities: Adjust focus based on new data, targeting the highest-impact issues. Monitor Progress: Track improvements and impact over time. Document Changes: Record each analysis for future comparison, ensuring a consistent review frequency.

Na minha experiência, a frequência com que revisamos e analisamos o Pareto é ajustada conforme a criticidade de cada projeto. Vou compartilhar dois exemplos recentes concluídos pela minha equipe e por mim. No primeiro caso, tratava-se da redução de desperdício de xarope durante o envase em uma empresa de bebidas, com um custo elevado associado. Já o segundo projeto envolveu a substituição de um sanitizante. Para o primeiro projeto, o acompanhamento do Pareto foi diário, chegando a até cinco vezes ao dia, com ações corretivas sendo implementadas paralelamente. No segundo, a análise do Pareto ocorreu de forma mensal, devido à menor urgência. Portanto, o cronograma de revisão do Pareto é adaptado conforme o tipo e a criticidade do projeto.

There are two key moments. BEFORE and AFTER some kind of an implementation is made. In other words, you can observe it as a Project based schedule. You conduct measurements before (so called current state) and after (after you implement improvements).

Collect New Data: Start with gathering updated data relevant to your business processes, such as sales data, customer feedback, or operational metrics. Analyze for Trends and Patterns: Look for new trends and patterns within the updated data. These insights can help you understand shifts in consumer behavior or emerging opportunities. Identify Key Influences: Use the collected data to identify which 20% of inputs are delivering 80% of the results. It's crucial to focus on these to maximize efficiency and effectiveness. Implement Changes: Based on your analysis, make necessary adjustments to your strategies. Monitor and Adjust Regularly: Set a schedule for reviewing and updating your analysis.

Monitore as mudanças nas variáveis que afetam sua análise, como volume de vendas, causas de defeitos, reclamações de clientes, custos ou quaisquer outras métricas relevantes. Considere novos dados que possam surgir, como feedbacks recentes, novos incidentes ou mudanças no ambiente de mercado, para avaliar se eles impactam sua priorização.

Ao revisar sua análise, é importante garantir que as causas ou fatores identificados ainda sejam válidos: * À medida que você faz melhorias em um processo ou implementa soluções, é possível que as causas mais significativas mudem. Isso pode ocorrer quando um problema é resolvido, mas outro surge em seu lugar, ou novos desafios e oportunidades aparecem. * Se novas categorias de dados ou fatores forem identificados, você pode precisar reclassificar ou redistribuir os itens da análise.

É comum aplicar energias na atividade que mais gosta ou se sente mais a vontade, mas que pode ser a que dá menos resultado. Com o gráfico de Pareto é possível identificar a atividade que gera o maior resultado e dedicar mais esforços nesta, isso traz mais clareza e exige mais foco e dedicação.

Essa avaliação é necessária para escolher o que será aplicado em cada momento, pois uma série de ações podem ser aplicadas, mas na ordem e no tempo mais adequado. Também é necessário definir o responsável por cada uma, com a avaliação e implementação de soluções para as causas, o resultado irá multiplicar e novas ações se farão necessárias.

Essa análise é extremante importante! Imagina seguir a mesma estratégia mesmo ela não funcionando? Com esse monitoramento é possível identificar se algo não funcionou.

Com o monitoramento periódico é fácil identificar se alguma ação por exemplo, não teve o resultado esperado, e corrigir a tempo, para retomar para o caminho mais adequado.

Basicamente, após levantar seu gráfico de Pareto, vai aplicar o PDCA de forma que estará sempre em movimento, sempre buscando a melhoria dos processos, o que vai otimizar a cada dia os resultados.

Holistic Performance Pioneer helping YOU get more done without sacrificing your health & happiness | Bestselling Author Great question! Reviewing Pareto analysis is key, but often what’s missing is a focus on dynamic variables—not everything that’s impactful today will stay impactful tomorrow. For me, it’s less about sticking rigidly to the 80/20 principle and more about understanding where shifts in impact are happening. I make it a point to look at data through a lens of performance sustainability, asking questions like: Are these high-impact tasks also sustainable? Are they aligned with long-term objectives? It’s about using Pareto not just as a tool to rank tasks, but as a pulse check on effectiveness and alignment.