Die meisten von uns kennen das Gefühl, an manchen Tagen sehr beschäftigt und dennoch nicht produktiv zu sein. Wir hetzen von Meeting zu Meeting, beantworten E-Mails und sind froh, wenn wir zwischendurch Zeit finden, um einige Aufgaben zu bearbeiten. Für wichtige Themen wie die Überarbeitung der Strategie, die Entwicklung von neuen Produkten, die Verbesserung von Prozessen, Teamentwicklung oder persönliche Weiterbildung scheint keine Zeit zu sein. Diese Aufgaben benötigen Zeit und können nicht mal eben zwischendurch erledigt werden. Eine gute Möglichkeit, dir die benötigten Freiräume zu schaffen, sind Fokuszeiten.
Fokuszeiten sind dazu da, um einige Stunden pro Tag konzentriert zu arbeiten und die wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Du verzichtest auf Small Talk, Telefongespräche, E-Mails und Sitzungen. Stattdessen arbeitest du an Themen, die eine hohe Konzentration brauchen und Wert generieren. Das sorgt für gute Resultate und du kannst am Abend zufrieden sein mit einem produktiven Tag.
In diesem Artikel zeige ich dir, warum konzentriertes Arbeiten für dich relevant ist. Du erfährst, wie du Fokuszeiten effizient nutzt und weshalb ihr sie im ganzen Team einheitlich einführen solltet.
Der Erfolgsautor Cal Newport hat mit seinem gleichnamigen Buch den Begriff Deep Work geprägt. Damit beschreibt er den Zustand, sich komplett auf eine Aufgabe zu fokussieren und Ablenkungen auszuschalten. Diese Fähigkeit, irrelevante Dinge auszublenden und hoch konzentriert zu arbeiten, geht zunehmend verloren. In vielen Jobs ist es zum Dauerzustand geworden, bei der Arbeit laufend unterbrochen zu werden und ständig erreichbar zu sein.
Gleichzeitig ist bekannt, dass bereits kurze Unterbrechungen zu massiven Effizienzverlusten führen. Nach jeder Ablenkung brauchst du mehrere Minuten, um dich wieder auf deine Aufgabe zu konzentrieren. Nur um kurze Zeit später erneut abgelenkt zu werden.
Komplexe Aufgaben erledigen und dabei alle paar Minuten unterbrochen werden, funktioniert nicht. Entweder leidet die Qualität (du machst Fehler) oder du kommst sehr langsam voran.
Die meisten Personen nutzen den Vorteil von Deep Work nicht. Indem du diese Fähigkeit entwickelst und dir Freiräume in deinem Kalender schaffst, hast du einen entscheidenden Vorteil in der Arbeitswelt. Mit der Fähigkeit konzentriert zu arbeiten und reservierten Fokuszeitfenster in deinem Kalender profitierst du mehrfach: Du wirst bessere Resultate erzielen, bist weniger gestresst und zufriedener bei der Arbeit.
Selbstverständlich besteht nicht der ganze Arbeitstag aus komplexen Aufgaben, für die eine hohe Konzentration notwendig ist. In jedem Job gibt es einen Anteil an Routineaufgaben. Dazu gehören Sitzungen, E-Mails, Austausch auf sozialen Medien oder administrative Tätigkeiten. Diese Aufgaben sind notwendig, dürfen jedoch nicht die Überhand in deinem Tag einnehmen.
Wenn du das Gefühl hast, dass dein Tag zu sehr von oberflächlichen Aufgaben bestimmt wird, hilft es, die Kosten dafür zu kalkulieren:
Viel zu selten werden solche Kosten kalkuliert. Zeit für fokussiertes Arbeiten reservieren fällt einfacher, wenn die Zeitverschwendung transparent ist. Falls du in einem Job arbeitest, in dem du deine Aufgaben nicht selber steuern kannst, helfen solche Zahlen, um den verantwortlichen Personen die Notwendigkeit einer Veränderung transparent zu machen. Zeige ihnen auf, welche Kosten eingespart werden, wenn du deine Produktivität durch Fokuszeiten steigerst.
Ich habe Fokuszeiten bereits teamübergreifend in Unternehmen eingeführt und nutze sie persönlich, um an meinen wichtigsten Prioritäten zu arbeiten. Gerne teile ich meine Erfahrungen mit dir, damit du erfolgreich damit startest.
Reserviere für jeden Tag 1 bis 2 Stunden für fokussiertes Arbeiten in deinem Kalender. Betrachte diese Termine mit dir selber mit der gleichen Wichtigkeit wie eine Besprechung, zu der du eingeladen wirst.
Blockiere den Kalender zu den Zeitpunkten, an denen du am produktivsten bist. Beziehe deinen Biorhythmus mit ein und beobachte, wann du während eines Tages am einfachsten konzentrierst arbeiten kannst. Für Morgenmenschen ist dies gleich zu Beginn des Arbeitstages, für andere ist der Nachmittag besser geeignet.
Zeiten für konzentriertes Arbeiten im Voraus zu planen ist aus meiner Erfahrung erfolgsentscheidend. Der Versuch, spontan Zeit zu finden scheitert leider oft, weil es zu viele kurzfristige Aufgaben und Ablenkungen gibt.
Nutze deine Fokuszeit bewusst für sehr wichtige Aufgaben, die eine grosse Wirkung haben und viel Wert generieren. Solche Aufgaben sind oft komplex und benötigen daher deine volle Konzentration. Dafür sind deine Fokus-Zeitfenster perfekt geeignet.
Deine E-Mails beantworten oder administrative Aufgaben erledigen, wäre hingegen keine produktive Nutzung deiner Fokuszeit. Solche Aufgaben, für die du nicht deine volle Konzentration brauchst, kannst du dann erledigen, wenn du müde bist oder zwischendurch einige freie Minuten hast.
Grossraumbüros und Open Spaces sind in vielen Unternehmen zum Standard geworden. Sie haben diverse Vorteile, ermöglichen einen flexiblen Austausch, erleichtern die Kommunikation und fördern die Teamarbeit. Für konzentriertes Arbeiten eignen sich jedoch andere Arbeitsorte besser.
Suche dir für deine Fokuszeit einen Ort, an dem du nicht gestört wirst. Gut geeignet sind dafür auch deine Homeoffice Tage, in denen du von zu Hause aus arbeitest. Falls du im Büro keine Rückzugsmöglichkeiten hast, kannst du Kopfhörer verwenden oder deine Kolleg:innen bitten, dich in der nächsten Stunde nicht zu stören.
Die meisten Menschen können sich für 60 bis 90 Minuten gut konzentrieren, bevor sie eine Pause brauchen. Wenn du länger an einem Thema arbeitest, steigt die Gefahr von Fehlern und deine Produktivität nimmt ab. Bereits kurze Pausen erlauben deinem Gehirn, sich zu regenerieren und ermöglichen dir produktiv weiter zu arbeiten.
Ich persönlich habe mit 90 Minuten Fokuszeit gute Erfahrungen gemacht. Anschliessend mache ich eine Pause, bevor ich die nächsten 90 Minuten fokussiertes Arbeiten starte oder mich anderen Tätigkeiten wie Kundenworkshops oder Projektarbeit widme.
Eine Alternative zu den 90-Minuten-Zeitfenstern ist die Pomodoro-Technik, in der du deine Arbeit in 25-Minuten Zeitfenstern einteilst. Nach 25 Minuten gibt es eine kurze Pause von 5 Minuten und nach 4 Durchgängen eine längere Pause. Persönlich bin ich kein Fan davon, weil ich die Zeitfenster von 25 Minuten zu kurz finde und dann noch nicht unterbrochen werden möchte. Andere sind davon begeistert, um sich nach der intensiven Konzentration kurz zu erholen.
Finde heraus, was für dich am besten funktioniert. Wichtig ist nur, dass du einen Modus findest, in dem du dir regelmässig eine Pause gönnst. Ansonsten funktioniert es mit konzentriert Arbeiten nicht.
Nimm im 6-Wochen-Programm teil und verwandle dich zum Fokushelden! Du entwickelst unter meiner Anleitung dein persönliches System für konzentriertes, produktives und stressfreies Arbeiten. Du lernst neue Fähigkeiten und stellst sicher, dass du deine Fokuszeit zukünftig maximal produktiv ausnützt.
E-Mails und Chat-Nachrichten sind der grösste Feind von konzentrierter Arbeit. Diese Ablenkungen reissen dich aus der Konzentration und bringen dich von deiner Aufgabe ab.
Ich empfehle dir, zum Start deiner Fokuszeit alle Benachrichtigungen auszuschalten. Am einfachsten erreichst du das, indem du den Flugmodus aktivierst. Bei vielen Betriebssystemen gibt es auch einen bitte-nicht-stören-Modus oder Fokusmodus. Alternativ kannst du auch alle Programme, die du nicht für die geplante Aufgabe brauchst, schliessen.
Vermutlich kennst du es selber auch: Während du konzentriert arbeitest, schiesst dir eine Idee durch den Kopf, die nichts mit deiner aktuellen Tätigkeit zu tun hast. Solche Gedankensprünge lassen sich nicht vermeiden, du kannst aber den Zeitverlust minimieren, der entsteht. Schreibe dazu die Idee möglichst schnell auf und kehre sofort zu deiner Aufgabe zurück.
Je nach persönlichen Vorlieben kannst du einen Notizblock oder eine elektronische Notiz-App verwenden, um solche spontanen Ideen während der Fokuszeit einzufangen. Je schneller du deine Gedanken auf deinem persönlichen Parkplatz notierst, desto kürzer der Zeitverlust. Nach der Fokuszeit kannst du deinen Parkplatz aufräumen und die Ideen weiterverfolgen, die für dich spannend sind.
Aktuell nutze ich persönlich die App Notion als Anti-Ablenkung-Parkplatz. Ich mag es, meine Gedanken elektronisch zu notieren und kann diese später effizient weiter verarbeiten. Gut geeignet ist auch die Notizen-App von Apple oder OneNote, falls du Microsoft verwendest.
Schon kurze Fokus-Zeitfenster haben einen grossen Einfluss auf deine Produktivität. Bereits eine tägliche Fokuszeit von 60 Minuten ermöglicht es dir, die wichtigste Aufgabe des Tages ohne Ablenkungen zu erledigen. Kleine Zeitfenster lassen sich in die meisten Kalender einplanen, selbst wenn du viel gefragt bist oder in einem Team mit vielen Meetings arbeitest.
Konzentriert arbeiten ist wie ein Muskel. Je öfter du trainierst, desto besser wirst du. So kannst du schrittweise die Zeitfenster vergrössern und den Rhythmus finden, der für dich am besten passt. Sehe es gleich, wie wenn du Fitness-Training oder Joggen beginnst. Es ist besser, kurz und regelmässig zu trainieren, anstatt zu viel zu wollen und es nach kurzer Zeit wieder abzubrechen.
Teamarbeit und konzentriertes Arbeiten ist beides notwendig. Mach jedoch nicht den Fehler, beides kombinieren zu wollen. Einheitliche Fokuszeiten im Team ermöglichen, dass alle Teammitglieder fokussiert arbeiten können und trotzdem genügend freie Zeit in den Kalendern für die Teamarbeit verfügbar ist.
Melde dich und dein Team für mein 6-Wochen-Programm an, um sicherzustellen, dass alle die Fokuszeit maximal produktiv ausnutzen. Im modernen Zeit- und Selbstmanagement Training lernt ihr wichtige Fähigkeiten, um produktiv und stressfrei zu arbeiten. Alle Teilnehmenden bauen ihr persönliches Produktivitätssystem auf, das für sie im Alltag langfristig funktioniert.
Erfolgreiche Teams haben eine gesunde Balance zwischen Kollaborationzeit (Teamarbeit) und fokussierter Einzelarbeit:
Wenn jedes Teammitglied individuelle Fokuszeit festlegt, wird es schwierig mit der kollaborativen Teamarbeit. Bei grösseren Teams finden sich dann schnell keine Zeiträume mehr für gemeinsame Workshops, weil alle Teammitglieder individuell Zeiten im Kalender geblockt haben. Aus diesem Grund empfehle ich euch, im Team einheitliche Fokuszeit festzulegen.
Sprecht euch zu den Bedürfnissen ab und findet Zeitpunkte, die den meisten Teammitgliedern gut passen. Dabei braucht es Kompromisse, da jeder individuelle Wünsche hat und aufgrund des Biorhythmus zu unterschiedlichen Tageszeitpunkten produktiv ist.
Gut bewährt haben sich folgende Ansätze:
Alternativ könnt ihr die Fokuszeit am Nachmittag planen, falls im Team mehrheitlich Nachtmenschen sind, die erst später am Tag konzentriert arbeiten können. Falls tägliche Fokuszeit für euch nicht möglich sind, könnt ihr einzelne Halbtage pro Woche dafür reservieren.
Macht eine Umfrage im Team und entscheidet euch gemeinsam für den Ansatz, der euch am besten gefällt. Ich empfehle euch, unkompliziert zu starten und die gewählten Zeiträume nach zwei Monaten zu überprüfen. Fragt im Team nach den Erfahrungen und passt die Uhrzeit nochmals an, falls es für viele Teammitglieder nicht passt. Die richtige Uhrzeit zu finden ist nicht immer leicht und es hilft, wenn ihr einige Monate damit experimentiert habt.
Unabhängig davon, ob du alleine oder gemeinsam mit deinem Team starten willst. Der beste Zeitpunkt dafür ist genau jetzt. Schau in deinen Kalender und reserviere in den nächsten Wochen deine Fokuszeit. Sprich im Team darüber und teile gerne den Link zu dieser Seite, um deine Kolleg:innen zu ermutigen.
Viel Erfolg & Spass dabei,
Stefan
Du brauchst Unterstützung bei der Einführung von einheitlichen Fokuszeiten im Team? Du brauchst jemanden, der in deinem Unternehmen in einer kurzen Keynote aufzeigt, auf was es ankommt? Du willst deinen Mitarbeitenden ein modernes Zeit- und Selbstmanagmement-Training ermöglichen, um die Zeit noch produktiver zu nutzen und bessere Resultate zu erzielen?
Ich unterstützte dich gerne dabei. Melde dich jetzt bei mir und du erhältst eine Einladung zum Kennenlernen via Zoom. Dieser Termin dauert 30 Minuten und ist für dich kostenlos.
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