Last updated on 23. Aug. 2024

Sie sind mit Verzögerungen bei der Projektzeitplanung konfrontiert. Wie informieren Sie die wichtigsten Stakeholder effektiv?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Bei der Verwaltung eines Projekts können Verzögerungen eine herausfordernde Hürde sein. Es ist wichtig, mit solchen Situationen transparent und strategisch zu kommunizieren. Wenn Sie mit Verzögerungen im Projektzeitplan konfrontiert sind, kann die Art und Weise, wie Sie Ihre wichtigsten Stakeholder informieren, das Vertrauen und die Beziehung, die Sie zu ihnen haben, erheblich beeinflussen. Stakeholder, einschließlich Investoren, Kunden, Teammitglieder und Partner, sind ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs Ihres Projekts, und es ist wichtig, sie auf dem Laufenden zu halten. Effektive Kommunikation stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und ihre Erwartungen oder Beiträge entsprechend anpassen können.

Top-Expert:innen in diesem Artikel

Von der Community unter 5 Beiträgen ausgewählt. Mehr erfahren

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

Bevor Sie sich an die Beteiligten wenden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Auswirkungen der Verzögerung vollständig zu bewerten. Verstehen Sie, welche Projektmeilensteine betroffen sind und wie sich dies auf den gesamten Zeitplan und das Budget auswirken kann. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er Ihnen hilft, den Stakeholdern ein klares und umfassendes Bild der Situation zu vermitteln. Sie müssen in der Lage sein, nicht nur zu erklären, was die Verzögerung ist, sondern auch, wie sie sich auf den kritischen Pfad des Projekts auswirkt – die Abfolge der Phasen, die die Mindestzeit bestimmen, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt wird.

Fügen Sie Ihre Sichtweise hinzu

MAYANK KUMAR JHA

US TAX CONSULTANT-MTS- SUT ADVISORY | MBA(Finance&Marketing) (2022-2024)| POST GRADUATE PROGRAM MANAGEMENT| FOUNDER and TREASURER of ZINNIA |
Beitrag melden
Assess the Situation- Before communicating, fully understand the reason for the delay, its impact on the project, and potential solutions or adjustments.

Übersetzt

Gefällt mir
Nishank Soni

Senior Associate - Nangia Andersen LLP | Ex-Infosys | Marketing Communication | Corporate Communication| Crisis Communication | Public Relation | Stakeholder Management | Brand Development | Press Release |Media Relation
Beitrag melden
To effectively inform key stakeholders about project timeline delays, provide a clear and concise update detailing the nature of the delay, its impact, and the revised timeline. Offer a brief explanation of the reasons behind the delay and the steps being taken to address it. Present any adjustments to the project plan and outline how these changes will help get the project back on track. Maintain transparency and open lines of communication, and be prepared to answer questions and discuss potential solutions. Demonstrating proactive management and a commitment to resolving issues can help maintain stakeholder confidence.

Übersetzt

Gefällt mir

2 Planen von Nachrichten

Sobald Sie die Auswirkungen bewertet haben, sollten Sie Ihre Botschaften sorgfältig planen. Dazu gehört eine klare, prägnante Erklärung der Verzögerung und ihrer Auswirkungen. Erkennen Sie alle verursachten Unannehmlichkeiten an und bekunden Sie Ihr Engagement für die Lösung des Problems. Es ist wichtig, Fachjargon zu vermeiden, der Beteiligte verwirren könnte, die mit der Terminologie des Projektmanagements nicht vertraut sind. Verwenden Sie stattdessen eine einfache Sprache, die die notwendigen Informationen leicht verdaulich vermittelt.

Fügen Sie Ihre Sichtweise hinzu

MAYANK KUMAR JHA

US TAX CONSULTANT-MTS- SUT ADVISORY | MBA(Finance&Marketing) (2022-2024)| POST GRADUATE PROGRAM MANAGEMENT| FOUNDER and TREASURER of ZINNIA |
Beitrag melden
Prepare a Clear Message: Draft a clear and concise explanation, focusing on: * The cause of the delay (e.g., unforeseen challenges, resource constraints). * The new expected timeline. The implications for the project’s scope, cost, and other deadlines. * Any steps being taken to mitigate the impact.

Übersetzt

Gefällt mir

3 Kanäle auswählen

Die Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt und verstanden wird. Abhängig von der Rolle und den Vorlieben des Stakeholders kann dies per E-Mail, Telefonanruf, virtuellem Meeting oder formellem Bericht erfolgen. So kann beispielsweise ein kurzer Telefonanruf für kleinere Verzögerungen ausreichen, während erhebliche Rückschläge einen detaillierten Bericht oder ein persönliches Treffen rechtfertigen können. Es ist auch ratsam, mehrere Kanäle zu nutzen, um die Botschaft zu verstärken und sicherzustellen, dass sie Stakeholder erreicht, die möglicherweise unterschiedliche Kommunikationspräferenzen haben.

Fügen Sie Ihre Sichtweise hinzu

MAYANK KUMAR JHA

US TAX CONSULTANT-MTS- SUT ADVISORY | MBA(Finance&Marketing) (2022-2024)| POST GRADUATE PROGRAM MANAGEMENT| FOUNDER and TREASURER of ZINNIA |
Beitrag melden
Choose the Right Communication Channel- Use the appropriate channel based on the stakeholder's preference and the severity of the delay. For significant delays, a meeting or video call is often better than an email.

Übersetzt

Gefällt mir

4 Auf das Timing kommt es an

Timing ist alles, wenn es darum geht, Verspätungen zu kommunizieren. Sie sollten darauf abzielen, die Stakeholder zu informieren, sobald Sie ein klares Verständnis des Problems und seiner Auswirkungen haben. Eine schnelle Kommunikation zeigt Ihr Engagement für Transparenz und gibt den Stakeholdern mehr Zeit, ihre Pläne anzupassen. Wenn Sie zu lange mit der Offenlegung von Informationen warten, kann dies das Vertrauen untergraben und den Stakeholdern das Gefühl geben, im Dunkeln gelassen zu werden, was Ihre Beziehung zu ihnen schädigen könnte.

Fügen Sie Ihre Sichtweise hinzu

5 Lösungen anbieten

Bei der Information der Stakeholder über Verzögerungen ist es unerlässlich, auch mögliche Lösungen oder einen überarbeiteten Projektplan vorzulegen. Dies zeigt, dass Sie proaktiv sind und Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen der Verzögerung abzumildern. Skizzieren Sie alternative Strategien, zusätzliche Ressourcen, die zugewiesen werden, oder Anpassungen des Projektumfangs, die dazu beitragen, die Dinge wieder in Gang zu bringen. Das Anbieten von Lösungen hilft nicht nur, Bedenken zu zerstreuen, sondern lädt auch die Beteiligten ein, bei der Lösung der Probleme zusammenzuarbeiten.

Fügen Sie Ihre Sichtweise hinzu

6 Dialog pflegen

Halten Sie schließlich die Kommunikationskanäle mit den Beteiligten während des gesamten Prozesses des Verzögerungsmanagements offen. Regelmäßige Updates, auch wenn es keine wesentlichen Änderungen gibt, können den Beteiligten die Gewissheit geben, dass Sie aktiv an dem Problem arbeiten. Ermutigen Sie sie, ihre Beiträge oder Bedenken, die sie haben, mitzuteilen. Dieser kontinuierliche Dialog fördert ein kollaboratives Umfeld, in dem sich die Stakeholder einbezogen und wertgeschätzt fühlen, was für die Aufrechterhaltung starker Beziehungen und die Sicherstellung des Projekterfolgs von entscheidender Bedeutung ist.

Fügen Sie Ihre Sichtweise hinzu

Juana M.

Coordinator | Scrum Master | Project /Program Manager
Beitrag melden
Communication is key when managing any project. Using the right tools such as Trello, Asana, JIRA, etc. allows one to communicate with the stakeholders in the most seamless fashion. It is important, however, to never undervalue the importance of a phone call or simply jumping to a Teams or Zoom meeting. I also value the importance of the 'paper trail' and following up with an email to ensure all sides understand what was discussed, any changes that apply, and important deadline dates, etc., to keep in mind.

Übersetzt

Gefällt mir

Geschäftliche Kommunikation

+ Folgen

Diesen Artikel bewerten

Wir haben diesen Artikel mithilfe von KI erstellt. Wie finden Sie ihn?

Sehr gut Geht so

Diesen Artikel melden

Alle anzeigen

Sie sind mit Verzögerungen bei der Projektzeitplanung konfrontiert. Wie informieren Sie die wichtigsten Stakeholder effektiv?

1

2

3

4

5

6

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

2 Planen von Nachrichten

3 Kanäle auswählen

4 Auf das Timing kommt es an

5 Lösungen anbieten

6 Dialog pflegen

Geschäftliche Kommunikation

Diesen Artikel bewerten

Vielen Dank für Ihr Feedback

Weitere Artikel zu Geschäftliche Kommunikation

Relevantere Lektüre

Sie sind mit Verzögerungen bei der Projektzeitplanung konfrontiert. Wie informieren Sie die wichtigsten Stakeholder effektiv?

1

2

3

4

5

6

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

2 Planen von Nachrichten

3 Kanäle auswählen

4 Auf das Timing kommt es an

5 Lösungen anbieten

6 Dialog pflegen

Geschäftliche Kommunikation

Diesen Artikel bewerten

Vielen Dank für Ihr Feedback

Andere Kenntnisse ansehen