Sie müssen Ihren Teammitgliedern Fristen mitteilen. Wie macht man das am besten?

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Als Anlagenbauer müssen Sie mit mehreren Projekten, Aufgaben und Fristen jonglieren. Sie müssen sich auch mit Ihren Teammitgliedern abstimmen, die möglicherweise unterschiedliche Prioritäten, Fähigkeiten und Verfügbarkeiten haben. Wie können Sie Ihren Teammitgliedern Fristen effektiv mitteilen, ohne Verwirrung, Frustration oder verpasste Chancen zu verursachen? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können.

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1 Setzen Sie realistische Fristen

Bevor Sie Ihren Teammitgliedern Fristen zuweisen, stellen Sie sicher, dass diese realistisch und erreichbar sind. Berücksichtigen Sie den Umfang, die Komplexität und die Ressourcen jeder Aufgabe sowie die Abhängigkeiten, Risiken und Eventualitäten. Vermeiden Sie es, zu knappe, zu vage oder zu flexible Fristen zu setzen. Knappe Fristen können Stress verursachen und die Qualität beeinträchtigen. Vage Fristen können zu Unklarheiten und mangelnder Dringlichkeit führen. Flexible Fristen können zu Prokrastination und Ineffizienz führen. Setzen Sie stattdessen Fristen, die SMART sind: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert.

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Miquel Viles

Manager @ SINFINES Y MAQUINARIA S.A. | Design and manufacturing of machinery for bulk material handling
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- Saber capacidad real que tiene tu equipo y carga de trabajo actual. - Dar indicaciones claras y plazo realizables. - Motivar - Tener plan B preparado (subcontratar) operaciones de apoyo en caso de necesidad, con colaboradores de confianza. - Trabajo, trabajo y trabajo

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Deborah Bayode

Project Manager @ APD Project Management Limited | Master's in Project Management, PMP, HSE
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In communication, or communicating to people we have to be clear and concise in order to pass the message across. I think that when it comes to communicating deadlines, we should first be clear about the deadlines, make them as realistic as possible, (so it’s not something beyond human capacity). We also need to have a monitoring system whereby we can track the team’s progress and put structures to pull everyone together and ensure the work is on track. It is also important to communicate any possible difficulties that may arise in achieving the deadlines in a timely manner to avoid a possible delay in the future.

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Daniele O.

Gestão de Pessoas & Cultura | Especialista RH | Business Partner | Consultora Interna
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Utilizar ferramentas de gestão de projetos tem me ajudado com os times que atuei e atuo, para acompanhamento assim como reuniões curtas no início do dia e uma vez na semana com foco no que o time precisa estar alinhado e informado e o que eles precisam que eu facilite.

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2 Fristen klar kommunizieren

Sobald Sie realistische Fristen festgelegt haben, kommunizieren Sie diese klar an Ihre Teammitglieder. Nutzen Sie mehrere Kanäle und Formate, um Ihre Erwartungen und Anforderungen zu vermitteln. Sie können beispielsweise E-Mail, Telefon, Chat oder persönliche Treffen verwenden, um die Fristen zu besprechen. Sie können auch Projektmanagement-Tools, Kalender oder Tabellenkalkulationen verwenden, um die Fristen zu verfolgen und zu visualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie eine konsistente und genaue Terminologie und Einheiten verwenden, wenn Sie sich auf die Fristen beziehen. Verwenden Sie z. B. Datumsangaben, Stunden oder Tage, nicht Begriffe wie "bald", "später" oder "nächste Woche". Verwenden Sie außerdem die gleiche Zeitzone und das gleiche Format für alle Fristen.

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Luís H.

Director técnico en HermánTech | Molienda, Clasificación y transporte de materiales
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Primero planificaría anticipadamente los plazos realistas e involucraría al equipo en el proceso. Comunicaría de manera clara y transparente, explicando objetivos, tareas y razones detrás de cada plazo. Por otro lado, usaría múltiples canales de comunicación como reuniones, correos y herramientas en línea como Microsoft Teams, donde poder dejar opciones y abrir posible consulta a dudas. Crearía puntos de control periódicos para monitorear el progreso y ajustar los plazos si es necesario. Es muy importante poder reconocer y celebrar los logros cuando se cumplan los plazos. Con una comunicación efectiva, planificación cuidadosa, participación del equipo y seguimiento constante, obtendremos las claves para el éxito en el manejo de plazos.

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3 Beziehen Sie Ihre Teammitglieder mit ein

Eine der besten Möglichkeiten, Ihren Teammitgliedern Fristen mitzuteilen, besteht darin, sie in den Prozess einzubeziehen. Bitten Sie sie um Input, Feedback und Vorschläge zu den Fristen. Hören Sie sich ihre Sorgen, Herausforderungen und Vorlieben an. Verhandeln und vereinbaren Sie Fristen, die fair, angemessen und für beide Seiten vorteilhaft sind. Indem Sie Ihre Teammitglieder einbeziehen, können Sie ein Gefühl der Eigenverantwortung, des Engagements und der Verantwortlichkeit fördern. Sie können auch potenzielle Konflikte, Missverständnisse oder Ressentiments vermeiden.

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4 Überwachen und Aktualisieren von Fristen

Nachdem Sie Ihren Teammitgliedern Fristen mitgeteilt haben, lassen Sie sie nicht einfach alleine. Überwachen und aktualisieren Sie die Fristen regelmäßig. Überprüfen Sie den Fortschritt und den Status jeder Aufgabe und jedes Projekts. Bieten Sie Ihren Teammitgliedern Unterstützung, Anleitung und Anerkennung. Beheben Sie alle Probleme, Hindernisse oder Änderungen, die sich auf die Fristen auswirken könnten. Kommunizieren Sie Änderungen oder Verlängerungen der Fristen so schnell wie möglich. Erläutern Sie die Gründe und Auswirkungen der Änderungen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Teammitglieder die neuen Fristen verstehen und akzeptieren.

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5 Fristen prüfen und bewerten

Nachdem Sie die Aufgaben und Projekte abgeschlossen haben, überprüfen und bewerten Sie schließlich die Fristen. Analysieren Sie die Ergebnisse und Ergebnisse der Arbeit. Vergleichen Sie die tatsächlichen und geplanten Termine. Identifizieren Sie die Lücken, Abweichungen oder Fehler. Bewerten Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Terminsetzung und Kommunikation. Lernen Sie aus den Erfolgen und Misserfolgen. Feiern Sie die Erfolge und würdigen Sie die Bemühungen Ihrer Teammitglieder. Holen Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge ein. Wenden Sie die Lektionen und Best Practices für zukünftige Fristen an.

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Setzen Sie realistische Fristen

2 Fristen klar kommunizieren

3 Beziehen Sie Ihre Teammitglieder mit ein

4 Überwachen und Aktualisieren von Fristen

5 Fristen prüfen und bewerten

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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