Erfahren Sie, wie Non-Profit-Manager Projekte mit einem rotierenden Team von Zeitarbeitskräften auf Kurs halten und so Kontinuität und Erfolg gewährleisten.

We foster a safe space and every single person can speak openly and freely. We all learn in a different ways, and all feedback is great feedback. If our process can be picked up and read by anyone and implemented then we have success. However we regularly look to see what we can do better. I look how can we onboard and support our temporary team better on an ongoing basis.

Last updated on 14. Okt. 2024

Hier erfahren Sie, wie Sie die Projektkontinuität mit einem rotierenden Team von Zeitarbeitskräften aufrechterhalten können.

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Das Management der Projektkontinuität ist eine Herausforderung, wenn sich Ihr Team ständig verändert. Im Non-Profit-Sektor, wo die Ressourcen oft knapp sind, ist es nicht ungewöhnlich, sich auf Zeitarbeitskräfte zu verlassen, um Projekte voranzutreiben. Als Non-Profit-Manager müssen Sie Strategien anwenden, die sicherstellen, dass sich Ihre Zeitarbeitskräfte schnell anpassen und die Dynamik laufender Projekte aufrechterhalten können. Wenn Sie einige wichtige Praktiken verstehen und umsetzen, können Sie Unterbrechungen minimieren und Ihre Projekte auf Kurs halten, auch wenn Teammitglieder kommen und gehen.

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1 Übersichtliche Dokumentation

Eines der wichtigsten Werkzeuge zur Aufrechterhaltung der Projektkontinuität ist eine umfassende Dokumentation. Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt über ein aktuelles Repository mit Informationen verfügt, das Projektpläne, Statusberichte und Prozessrichtlinien enthält. Diese sollte für alle Teammitglieder leicht zugänglich sein und eine schnelle Referenz für neue Zeitarbeitskräfte bieten, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. Indem Sie die Aufzeichnungen detailliert und aktuell halten, erstellen Sie eine Roadmap, die jedes neue Mitglied durch die Feinheiten des Projekts führen kann, die Lernkurve verkürzt und den Fortschritt konstant hält.

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Maxmillian Ochango

Program Officer- Governance, Democracy, Human Rights, Civic Education, Youth Advocacy & Electral Reforms
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In my experience managing projects with rotating temporary employees, the key is clear communication and strong documentation. I developed detailed onboarding materials and created standardized processes that ensured each new team member quickly understood their role and responsibilities. Regular check-ins and progress tracking helped maintain accountability. I also established a knowledge-sharing system so outgoing staff could pass on crucial information. This approach allowed us to maintain continuity, even with changing personnel, and keep the project on track.

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Melanie Arbib

Senior Administrative Assistant at WestJet
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We make Standard Operating Procedures (SOP's) when each new team member reads and reviews and updates so the document remains current and gets enhanced with each new team member.

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2 Effektives Onboarding

Ein effektives Onboarding ist für Zeitarbeitskräfte unerlässlich, um sofort loszulegen. Entwickeln Sie einen optimierten Onboarding-Prozess, der eine gründliche Einführung in die Projektziele, die Mission der gemeinnützigen Organisation und die spezifische Rolle, die sie spielen wird, umfasst. Passen Sie das Onboarding-Erlebnis so an, dass es sich auf die wichtigsten Aspekte konzentriert, die sie verstehen müssen, um sofort produktiv zu sein. Indem Sie sich auf die wesentlichen Informationen und Erwartungen konzentrieren, befähigen Sie Ihre Zeitarbeitskräfte, vom ersten Tag an einen effektiven Beitrag zu leisten.

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Melanie Arbib

Senior Administrative Assistant at WestJet
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We have a Team SharePoint site, to streamline this. In an instant they have a complete site that has everything they need. Our temporary team help keep this updated as a team effort.

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3 Wissenstransfer

Wissenstransfer ist der Prozess der Weitergabe von Informationen von einem Teammitglied an ein anderes. Das ist wichtig, wenn man es mit einem rotierenden Team zu tun hat. Richten Sie ein System ein, in dem ausscheidende Zeitarbeitnehmer ihr Wissen an ihre Nachfolger weitergeben können. Dies kann durch detaillierte Übergabeprotokolle, Einzelgespräche oder Hospitationsphasen erfolgen, in denen der neue Mitarbeiter beobachtet, bevor er die Leitung vollständig übernimmt. Ein robustes Wissenstransferprotokoll stellt sicher, dass wertvolle Erkenntnisse und Erfahrungen im Team bleiben, wodurch ein Verlust von Fachwissen bei jedem Übergang verhindert wird.

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Melanie Arbib

Senior Administrative Assistant at WestJet
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We record videos to go with our SOP's and I have successfully passed a task through 6 modified team members. Then we just have the remaining questions which ensures consistency and quality.

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4 Konsistente Kommunikation

Die Aufrechterhaltung offener und konsistenter Kommunikationskanäle ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alle aufeinander abgestimmt und informiert sind. Regelmäßige Besprechungen, E-Mail-Updates und Tools für die Zusammenarbeit können dazu beitragen, Zeitarbeitskräfte auf dem Laufenden zu halten. Stellen Sie sicher, dass die Kommunikationsprotokolle klar sind und dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer Vertragsdauer, ermutigt werden, Updates auszutauschen und Fragen zu stellen. Dies fördert eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit, die für die Kontinuität in einem dynamischen Teamumfeld unerlässlich ist.

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5 Unterstützende Führung

Unterstützende Führung spielt eine zentrale Rolle bei der Führung eines Teams mit Zeitarbeitskräften. Als Führungskraft müssen Sie erreichbar sein, bei Bedarf Ratschläge geben und Feedback geben, das Zeitarbeitskräften hilft zu verstehen, wie sie sich verbessern können. Erkennen Sie ihre Beiträge an und integrieren Sie sie in die Teamkultur, auch wenn ihre Amtszeit kurz ist. Indem Sie ein unterstützendes Umfeld schaffen, erhöhen Sie ihr Engagement und ihr Engagement für den Erfolg des Projekts.

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Eugene Mason

Living Faithfully to Connect, Influence and Lead
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I don't think there's a substitute for some personal time with each employee, even if they are temporary. This gives the opportunity to not only voice directly project objectives and responsibilities, but to get a measure of the person, and value them as an individual. In my experience, treating someone as a person greatly enhances their work performance, as they are seen as an individual and important, versus just a name on an email or project report.

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Melanie Arbib

Senior Administrative Assistant at WestJet
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We have a weekly team meeting as my team work on a variety of different and separate projects and work. This fosters a team dynamic and helps develop huge team, we learn together and grow together.

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6 Kontinuierliche Verbesserung

Und schließlich sollten Sie sich für eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Managementpraktiken einsetzen. Nehmen Sie sich nach jedem Projektzyklus oder nach dem Ende der Betriebszugehörigkeit eines Zeitarbeiters die Zeit, um zu bewerten, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte. Holen Sie Feedback vom Team ein und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Strategien für die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitskräften zu verfeinern. Dieser iterative Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihre Managementtechniken anzupassen und zu verbessern und so mit jedem neuen Teammitglied, das hinzukommt, eine bessere Projektkontinuität zu gewährleisten.

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Melanie Arbib

Senior Administrative Assistant at WestJet
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We foster a safe space and every single person can speak openly and freely. We all learn in a different ways, and all feedback is great feedback. If our process can be picked up and read by anyone and implemented then we have success. However we regularly look to see what we can do better. I look how can we onboard and support our temporary team better on an ongoing basis.

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1 Übersichtliche Dokumentation

2 Effektives Onboarding

3 Wissenstransfer

4 Konsistente Kommunikation

5 Unterstützende Führung

6 Kontinuierliche Verbesserung

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4 Konsistente Kommunikation

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