Wie würden Sie mit den Erwartungen umgehen, wenn Sie nicht-technischen Stakeholdern technische Einschränkungen erklären?

1 Bedürfnisse verstehen

Um die Erwartungen effektiv zu managen, müssen Sie zunächst verstehen, was die Stakeholder für ihre Abläufe als kritisch erachten. Indem Sie aktiv zuhören, können Sie ihre Hauptanliegen, Ziele und Schmerzpunkte erkennen. Dieses Verständnis ermöglicht es Ihnen, Fragen zu antizipieren und klare Erklärungen darüber zu erstellen, wie sich technische Einschränkungen auf ihre Ziele auswirken könnten. Denken Sie daran, dass Ihre Aufgabe darin besteht, die technischen Fähigkeiten mit den Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen, also konzentrieren Sie sich immer darauf, wie Sie ihre Ziele im Rahmen der vorhandenen Technologie unterstützen können.

2 Konzepte vereinfachen

Vermeiden Sie bei der Erörterung technischer Einschränkungen die Verwendung von Branchenjargon, der nicht-technische Stakeholder verwirren kann. Vereinfachen Sie stattdessen Konzepte, indem Sie Analogien und Metaphern verwenden, die sich auf ihre Erfahrungen beziehen. Vergleichen Sie beispielsweise die Netzwerkbandbreite mit der von Autobahnen: Mehr Verkehr erfordert breitere Straßen. Dieser Ansatz hilft ihnen, die Feinheiten der technischen Einschränkungen zu erfassen, ohne die spezifischen technischen Details verstehen zu müssen. Ihr Ziel ist es, die Informationen zugänglich und zuordenbar zu machen und so Missverständnisse und Frustration zu reduzieren.

3 Setzen Sie sich realistische Ziele

Es ist wichtig, realistische Ziele zu setzen, wenn man erklärt, was innerhalb der bestehenden Systeminfrastruktur getan werden kann und was nicht. Artikulieren Sie klar, was möglich ist, was möglicherweise zusätzliche Ressourcen erfordert und was einfach nicht machbar ist. Diese Transparenz schafft Vertrauen und hilft den Stakeholdern, ihre Bedürfnisse auf der Grundlage des technisch Machbaren zu priorisieren. Indem Sie ihre Erwartungen von Anfang an managen, ebnen Sie den Weg für eine effektivere Planung und Entscheidungsfindung.

5 Erklären Sie Risiken

In jeder technischen Diskussion ist es wichtig, die potenziellen Risiken zu erläutern, die mit verschiedenen Optionen verbunden sind. Nicht-Tech-Stakeholder sind sich der Auswirkungen bestimmter Entscheidungen möglicherweise nicht vollständig bewusst, z. B. die Sicherheitsrisiken der Verwendung veralteter Software oder die Zuverlässigkeitsbedenken bei der Überlastung eines Servers. Indem Sie diese Risiken klar umreißen, befähigen Sie die Beteiligten, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Funktionalität mit der Sicherheit und Integrität des Systems in Einklang bringen.

6 Zur Nachverfolgung

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie nach Ihrem ersten Gespräch mit den Stakeholdern nachfassen. Dabei kann es darum gehen, zusätzliche Informationen bereitzustellen, neue Fragen zu beantworten oder sie über Änderungen der Situation zu informieren. Regelmäßige Kommunikation sorgt dafür, dass die Beteiligten eingebunden und informiert bleiben, was entscheidend ist, um das Vertrauen zu wahren und die laufenden Erwartungen zu erfüllen, während sich Projekte entwickeln und weiterentwickeln.