Last updated on 9. Aug. 2024

Wie erstellt man eine Dokumentvorlage für die Zusammenarbeit im Remote-Team?

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Dokumentvorlagen sind unverzichtbare Tools für die Zusammenarbeit von Remote-Teams. Sie helfen Ihnen, das Format, den Inhalt und den Stil Ihrer Dokumente zu standardisieren, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Google Docs, Microsoft Word oder LibreOffice Writer eine Dokumentvorlage für die Remote-Teamzusammenarbeit erstellen.

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1 Wählen Sie eine Plattform

Der erste Schritt besteht darin, eine Plattform auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen und Vorlieben entspricht. Google Docs, Microsoft Word und LibreOffice Writer sind einige der beliebtesten Optionen zum Erstellen von Dokumentvorlagen. Sie alle haben ähnliche Funktionen, wie Formatierungs-, Bearbeitungs- und Freigabeoptionen, aber sie haben auch einige Unterschiede. Google Docs ist beispielsweise Cloud-basiert und ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, während Microsoft Word und LibreOffice Writer Desktop-Anwendungen sind, bei denen Dateien gespeichert und gesendet werden müssen. Sie sollten die Vor- und Nachteile der einzelnen Plattformen berücksichtigen, bevor Sie sich für eine entscheiden.

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2 Erstellen eines leeren Dokuments

Der nächste Schritt besteht darin, ein leeres Dokument auf der von Ihnen gewählten Plattform zu erstellen. Dies ist die Grundlage für Ihre Dokumentvorlage. Sie können die Standardeinstellungen verwenden oder sie nach Ihren Wünschen anpassen. Sie können z. B. Schriftart, Größe, Farbe, Ausrichtung, Abstand und Ränder Ihres Dokuments ändern. Sie können auch Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen und Logos hinzufügen, wenn Sie möchten. Sie sollten ein einfaches und konsistentes Layout anstreben, das Ihre Marke und Ihren Zweck widerspiegelt.

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3 Hinzufügen von Platzhaltern und Anweisungen

Der dritte Schritt besteht darin, Platzhalter und Anweisungen zu Ihrer Dokumentvorlage hinzuzufügen. Platzhalter sind Texte oder Bilder, die angeben, wo Sie oder Ihre Teammitglieder bestimmte Informationen eingeben sollten. Sie können z. B. Platzhalter für Titel, Datum, Autor, Zusammenfassung, Überschriften, Zwischenüberschriften, Fließtext, Tabellen, Diagramme, Bilder, Verweise und Anhänge Ihres Dokuments verwenden. Anweisungen sind Texte oder Kommentare, in denen die Verwendung der Dokumentvorlage erläutert wird. Sie können z. B. Anweisungen verwenden, um Richtlinien, Tipps, Beispiele oder Feedback für jeden Abschnitt Ihres Dokuments bereitzustellen. Sie sollten Ihre Platzhalter und Anweisungen klar und leicht verständlich gestalten.

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Valeriana Colón, Ph.D.

Learning Scientist | Connection Centered IT Consulting
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"Good design is obvious. Great design is transparent," said Joe Sparano. By adding structured placeholders and clear instructions, you create a user-friendly template that streamlines collaboration and ensures consistency across your remote team’s work. In my experience, including placeholders for key sections, such as headings, bullet points, and images, helps standardize contributions. For example, add specific instructions next to each placeholder, detailing what information is required and formatting guidelines. One effective practice is to use color-coding or comments to distinguish between template content and actual inputs. A common mistake is leaving the template too open-ended, which can lead to inconsistencies.

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4 Speichern und Freigeben Ihrer Dokumentvorlage

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Dokumentvorlage zu speichern und für Ihr Team freizugeben. Abhängig von Ihrer Plattform können Sie Ihre Dokumentvorlage als Datei oder Link speichern. Sie können Ihre Dokumentvorlage beispielsweise als Google Docs-Datei speichern und per E-Mail, Google Drive oder Google Workspace freigeben. Alternativ können Sie Ihre Dokumentvorlage als Microsoft Word- oder LibreOffice Writer-Datei speichern und per E-Mail, Cloud-Speicher oder Netzlaufwerk freigeben. Sie sollten auch die entsprechenden Berechtigungen und Zugriffsebenen für Ihre Dokumentvorlage festlegen, z. B. schreibgeschützt, nur kommentierend oder bearbeiten.

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Lauren Stark

Program Lead at Geisinger Health Plan
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I have found in Microsoft, saving a template as both the template type file that can be selected when creating a new file, and having a sample of the actual file type has been helpful with my teams. For example, in word, you have both the Microsoft Word Document and Microsoft Word Template. The sample document is locked and used as a reference tool for those utilizing the template. You can add comments or variations within that document for added clarity.

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2 Erstellen eines leeren Dokuments

3 Hinzufügen von Platzhaltern und Anweisungen

4 Speichern und Freigeben Ihrer Dokumentvorlage

5 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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