Was ist der beste Weg, um am Telefon Multitasking zu betreiben, ohne an Produktivität zu verlieren?

1 Planen Sie im Voraus

Bevor Sie mit Ihren Telefonaufgaben beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Plan haben, was Sie tun müssen, wie viel Zeit Sie haben und was Ihre Prioritäten sind. Sie können einen Kalender, eine Aufgabenliste oder einen Timer verwenden, um Ihren Zeitplan zu organisieren und Erinnerungen festzulegen. Bereiten Sie auch alle Materialien, Notizen oder Informationen vor, die Sie für Ihre Anrufe oder Nachrichten benötigen, damit Sie später keine Zeit damit verschwenden müssen, danach zu suchen.

2 Technologie sinnvoll einsetzen

Technologie kann ein großartiger Verbündeter oder eine große Ablenkung sein, wenn es um Multitasking am Telefon geht. Sie können Funktionen wie Anklopfen, Voicemail, Stummschaltung, Freisprecheinrichtung oder Kopfhörer verwenden, um Ihre Anrufe effizienter und freihändiger zu verwalten. Sie sollten es jedoch auch vermeiden, Ihre sozialen Medien zu überprüfen, im Internet zu surfen oder Spiele zu spielen, während Sie telefonieren, da dies Ihre Aufmerksamkeit und Leistung beeinträchtigen kann. Deaktivieren Sie nach Möglichkeit alle Benachrichtigungen oder Warnungen, die nicht relevant oder dringend sind.

3 Klar kommunizieren

Einer der wichtigsten Aspekte der Telefonetikette ist es, klar und höflich mit Ihren Anrufern oder Empfängern zu kommunizieren. Sie sollten sie immer herzlich begrüßen, sich und Ihre Bestimmung vorstellen und sie um Erlaubnis bitten, bevor Sie sie in die Warteschleife legen oder übertragen. Sie sollten es auch vermeiden, sie zu unterbrechen, zu schnell oder zu langsam zu sprechen oder Slang oder Jargon zu verwenden. Wenn Sie sich Notizen machen, das Gesagte wiederholen oder zusammenfassen oder um Klärung bitten müssen, tun Sie dies auf respektvolle und professionelle Weise.

4 Qualität und Quantität ausbalancieren

Während Multitasking am Telefon Ihnen helfen kann, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, sollten Sie die Qualität Ihrer Arbeit oder Ihrer Beziehungen nicht um der Quantität willen opfern. Sie sollten immer darauf achten, was Ihre Anrufer oder Empfänger sagen, aktiv zuhören und Empathie und Interesse zeigen. Sie sollten es auch vermeiden, Ihre Anrufe oder Nachrichten zu überstürzen, da Sie dadurch unhöflich oder ungeduldig klingen können. Versuchen Sie stattdessen, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Höflichkeit zu finden.

5 Machen Sie Pausen

Multitasking am Telefon kann geistig und körperlich anstrengend sein, vor allem, wenn Sie mit komplexen, stressigen oder emotionalen Situationen umgehen müssen. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Pausen einzulegen und neue Energie und Konzentration zu tanken. Sie können Ihre Pausen nutzen, um sich zu dehnen, zu entspannen, zu trinken oder etwas anderes zu tun, das Sie glücklich und ruhig macht. Sie können Ihre Pausen auch nutzen, um Ihren Fortschritt zu überprüfen, Ihr Feedback zu überprüfen oder Ihren Plan bei Bedarf anzupassen.

6 Aus Feedback lernen

Der letzte Tipp, wie Sie am Telefon Multitasking betreiben können, ohne an Produktivität zu verlieren, besteht darin, aus Feedback zu lernen. Feedback kann aus verschiedenen Quellen stammen, z. B. von Ihren Anrufern oder Empfängern, Ihren Kollegen, Ihren Vorgesetzten oder Ihnen selbst. Sie können Feedback nutzen, um Ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren, Ihre Fähigkeiten und Techniken zu verbessern und zu vermeiden, dass dieselben Fehler wiederholt werden. Sie können Feedback auch nutzen, um Ihre Erfolge zu feiern, sich selbst zu belohnen und sich zu motivieren, sich weiter zu verbessern.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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