Was sind die Best Practices für die Speicherung von Mitarbeiterdatensätzen?

1 Kennen Sie die gesetzlichen Anforderungen

Abhängig von Ihrer Branche, Ihrem Standort und Ihrer Größe müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung und Entsorgung von Mitarbeiterdaten befolgen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Gehaltsabrechnungsunterlagen mindestens drei Jahre, Steuerunterlagen vier Jahre und Krankenakten sechs Jahre lang aufbewahren. Sie sollten sich mit Ihrem Rechtsberater oder HR-Experten beraten, um die spezifischen Anforderungen für Ihr Unternehmen zu ermitteln und diese regelmäßig zu aktualisieren.

3 Organisieren und beschriften Sie Ihre Datensätze

Unabhängig davon, ob Sie Papier-, digitale oder hybride Datensätze verwenden, sollten Sie sie auf eine klare und konsistente Weise organisieren und beschriften, die es einfach macht, sie zu finden, abzurufen und zu aktualisieren. Sie können Kategorien, Unterkategorien, Ordner, Dateien und Indizes verwenden, um Ihre Datensätze nach Typ, Datum, Abteilung oder Mitarbeiter zu gruppieren. Sie sollten auch Bezeichnungen verwenden, die beschreibend, genau und standardisiert sind, z. B. Namen, IDs, Titel oder Datumsangaben. Sie sollten vage oder mehrdeutige Bezeichnungen wie "Sonstiges", "Alt" oder "Wichtig" vermeiden.

4 Sichern und schützen Sie Ihre Unterlagen

Mitarbeiterdatensätze enthalten sensible und vertrauliche Informationen, die vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung geschützt werden sollten. Sie sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um Ihre Aufzeichnungen vor physischen und digitalen Bedrohungen wie Feuer, Überschwemmung, Diebstahl, Hacking oder Malware zu schützen. Sie können beispielsweise Schlösser, Tresore, Schränke oder Aktenvernichter für Papierunterlagen und Firewalls, Antivirensoftware, Verschlüsselung oder Cloud-Speicher für digitale Aufzeichnungen verwenden. Sie sollten auch den Zugriff auf Ihre Datensätze auf diejenigen beschränken, die ihn benötigen, und deren Nutzung und Aktivität überwachen.

5 Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Datensätze

Mitarbeiterakten sind keine statischen, sondern dynamische Dokumente, die die Veränderungen und Entwicklungen in Ihrer Belegschaft widerspiegeln. Sie sollten Ihre Aufzeichnungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt, vollständig und aktuell sind. Sie sollten auch überprüfen, ob Ihre Aufzeichnungen den neuesten Gesetzen und Vorschriften sowie Ihren internen Richtlinien und Verfahren entsprechen. Sie sollten einen Zeitplan und ein System für die Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Datensätze einrichten, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich, und Rollen und Verantwortlichkeiten für diese Aufgabe zuweisen.

6 Entsorgen Sie Ihre Unterlagen ordnungsgemäß

Mitarbeiterakten sollen nicht ewig aufbewahrt werden, sondern nur so lange, wie sie benötigt oder erforderlich sind. Sie sollten Ihre Aufzeichnungen ordnungsgemäß entsorgen, wenn sie nicht mehr relevant, nützlich oder legal sind. Sie sollten die Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien befolgen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Aufzeichnungen gelten, und sicherstellen, dass Sie Ihre Aufzeichnungen auf sichere und irreversible Weise vernichten. Sie können z. B. Aktenvernichter, Brenner oder Radiergummis für Papieraufzeichnungen und Lösch-, Formatierungs- oder Löschvorgänge für digitale Aufzeichnungen verwenden. Sie sollten auch Ihre Entsorgungsaktivitäten und -ergebnisse dokumentieren und melden.