Wie bringen Sie Telefonanrufe und Prioritäten in Einklang?

1 Planen Sie Ihre Anrufe

Bevor Sie einen Anruf tätigen oder annehmen, fragen Sie sich, ob er notwendig, dringend oder wichtig ist. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie es verschieben, eine E-Mail senden oder stattdessen einen anderen Kommunikationskanal verwenden. Wenn dies der Fall ist, bereiten Sie eine Tagesordnung vor, setzen Sie ein Zeitlimit und informieren Sie die andere Partei über Ihre Erwartungen und Verfügbarkeit. Auf diese Weise können Sie unnötige Unterbrechungen vermeiden, konzentriert bleiben und Ihre Ziele erreichen.

2 Minimieren Sie Ablenkungen

Wenn Sie telefonieren, stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer ruhigen und komfortablen Umgebung befinden, in der Sie deutlich hören und sprechen können. Schalten Sie alle Benachrichtigungen, Warnungen oder Hintergrundgeräusche aus oder schalten Sie sie stumm, die Sie oder die andere Person ablenken könnten. Vermeiden Sie außerdem Multitasking, das Abrufen Ihrer E-Mails oder das Surfen im Internet, während Sie telefonieren. Schenken Sie dem Gespräch Ihre volle Aufmerksamkeit und zeigen Sie Respekt und Professionalität.

3 Nachfassen und bestätigen

Nach einem Telefonat empfiehlt es sich, je nach Zweck und Ergebnis des Anrufs eine Zusammenfassung, Bestätigung oder einen Aktionsplan zu erstellen. Dies kann per E-Mail, SMS oder einer anderen bevorzugten Methode erfolgen. Durch die Nachverfolgung können Sie sicherstellen, dass beide Parteien auf derselben Seite stehen, Missverständnisse vermeiden und Ihren Fortschritt und Ihre Verantwortlichkeiten verfolgen.

4 Planen Sie Ihre Arbeit

Um Ihre Telefonanrufe und Prioritäten in Einklang zu bringen, müssen Sie einen klaren und realistischen Zeitplan für Ihre Arbeit haben. Verwenden Sie einen Kalender, einen Planer oder eine App, um Ihre Aufgaben, Fristen und Termine zu organisieren. Priorisieren Sie Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben und planen Sie genügend Zeit und Ressourcen dafür ein. Lassen Sie außerdem etwas Pufferzeit für unerwartete Anrufe, Notfälle oder Änderungen. Überprüfen Sie Ihren Zeitplan regelmäßig und passen Sie ihn bei Bedarf an.

5 Kommunizieren Sie Ihre Grenzen

Eine der Herausforderungen der Remote-Arbeit besteht darin, Ihre Grenzen zu setzen und mit Ihren Kollegen, Kunden und Vorgesetzten zu kommunizieren. Sie müssen festlegen, wann, wie und warum Sie für Telefonanrufe verfügbar sind und wann nicht. Sie können dies tun, indem Sie Ihren Status aktualisieren, eine automatische Antwort senden oder eine Voicemail-Nachricht einrichten. Sie können Anrufe, die nicht dringend oder relevant sind, auch höflich ablehnen oder verschieben. Indem Sie Ihre Grenzen kommunizieren, können Sie Ihre Work-Life-Balance schützen und Burnout vorbeugen.

6 Feedback einholen und verbessern

Schließlich können Sie Ihre Telefonanrufe und Prioritäten ausgleichen, indem Sie Feedback einholen und Ihre Telefonetikette verbessern. Bitten Sie Ihre Kollegen, Vorgesetzten oder Mentoren um Feedback, wie Sie mit Telefonanrufen umgehen und was Sie besser machen können. Sie können auch Ihre eigenen Anrufe aufzeichnen und überprüfen und Ihre Stärken und Schwächen identifizieren. Lernen Sie aus Ihren Fehlern, wenden Sie Best Practices an und verbessern Sie Ihre Fähigkeiten und Leistungen weiter.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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