Wie können Sie sicherstellen, dass die Klassifizierung und Indizierung Ihrer Datensätze auf dem neuesten Stand ist?

2 Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

Ein Aufzeichnungsinventar ist eine systematische Übersicht über alle Aufzeichnungen, die Sie in Ihrem Gewahrsam oder unter Ihrer Kontrolle haben, unabhängig von ihrem Format, ihrem Standort oder ihrem Status. Ein Datensatzinventar hilft Ihnen, die Typen, Volumina und Merkmale Ihrer Datensätze sowie Lücken, Duplikate oder Inkonsistenzen in der Klassifizierung und Indizierung Ihrer Datensätze zu identifizieren. Sie sollten mindestens einmal im Jahr oder immer dann, wenn es wesentliche Änderungen in Ihren Geschäftsprozessen, Systemen oder Vorschriften gibt, eine Bestandsaufnahme durchführen.

3 Anwenden eines Datensatzklassifizierungsschemas

Ein Datensatzklassifizierungsschema ist ein Framework, das Datensätze basierend auf ihren Funktionen, Aktivitäten und Transaktionen Kategorien zuweist. Ein Datensatzklassifizierungsschema hilft Ihnen, verwandte Datensätze zu gruppieren und ihnen geeignete Metadaten, Aufbewahrungszeiträume und Dispositionsaktionen zuzuweisen. Sie sollten ein Datensatzklassifizierungsschema auf alle Ihre Datensätze anwenden, unabhängig von ihrem Format oder Speicherort, und sicherstellen, dass es mit Ihren Geschäftszielen, gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards übereinstimmt.

4 Verwenden eines Datensatzindizierungssystems

Ein Datensatzindizierungssystem ist ein Tool, mit dem Sie Ihren Datensätzen eindeutige Bezeichner und beschreibende Begriffe basierend auf ihrer Klassifizierung zuweisen können. Ein Datensatzindizierungssystem hilft Ihnen, Ihre Datensätze einfacher und genauer zu finden, abzurufen und zu verwalten. Sie sollten ein Datensatzindizierungssystem verwenden, das mit Ihrer Datensatzverwaltungssoftware kompatibel ist und es Ihnen ermöglicht, Ihre Datensätze nach verschiedenen Kriterien wie Titel, Datum, Autor, Betreff oder Schlüsselwörtern zu durchsuchen, zu sortieren und zu filtern.

5 Überwachen und prüfen Sie Ihre Aufzeichnungen

Die Überwachung und Prüfung Ihrer Datensätze ist eine Qualitätskontrollmaßnahme, mit der Sie die Richtigkeit, Vollständigkeit und Konformität Ihrer Datensatzklassifizierung und -indizierung überprüfen können. Sie sollten Ihre Aufzeichnungen regelmäßig überwachen und prüfen, indem Sie Checklisten, Berichte oder Feedback-Mechanismen verwenden, um Fehler, Auslassungen oder Abweichungen von Ihren Aufzeichnungsrichtlinien und -standards zu identifizieren und zu korrigieren. Sie sollten auch Ihre Überwachungs- und Überwachungsergebnisse dokumentieren und berichten und sie verwenden, um Ihre Datensatzklassifizierungs- und Indizierungsprozesse zu verbessern.

6 Aktualisieren Sie Ihre Datensätze nach Bedarf

Das Aktualisieren Ihrer Datensätze nach Bedarf ist eine Wartungsaktivität, die Ihnen hilft, die Klassifizierung und Indizierung Ihrer Datensätze aktuell und relevant zu halten. Sie sollten Ihre Datensätze immer dann aktualisieren, wenn sich ihr Inhalt, ihr Kontext oder ihr Status ändern, z. B. Überarbeitungen, Hinzufügungen, Löschungen, Übertragungen oder Verfügungen. Sie sollten Ihre Datensätze auch aktualisieren, wenn Änderungen an Ihrer Datensatzrichtlinie, Ihrem Klassifizierungsschema oder Ihrem Indexierungssystem vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Informationen und Anforderungen widerspiegeln.