Impostare il tono

- [Istruttore] Quando scrivi un'e-mail aziendale, è importante considerare il tono generale che utilizzerai. Usare il tono sbagliato può portare il lettore a non prendere sul serio il messaggio. Ancora peggio, potrebbe causare offesa. Dovresti sempre scrivere email aziendali in modo educato ma il tuo tono può essere più o meno formale a seconda di tre fattori principali, diamo un'occhiata a loro. La prima cosa che devi considerare è quanto bene conosci la persona a cui stai inviando un'email. Per le e-mail a persone che non hai mai incontrato, dovresti usare un tono più formale, i messaggi a persone che non conosci molto bene dovrebbero anche essere relativamente formali. Un tono informale è generalmente appropriato solo per i destinatari che conosci bene. Tuttavia, anche in questo caso, dovresti prendere in considerazione i prossimi due fattori. Il secondo fattore a cui pensare è la tua relazione con il destinatario. Se stai scrivendo a qualcuno che è il tuo superiore o che è in una posizione di autorità, un tono formale è generalmente più appropriato. Un tono meno formale è generalmente accettabile con i colleghi che hanno uno status simile e i colleghi che ti riferiscono, anche se c'è un ultimo fattore da tenere a mente quando decidi che tipo di tono usare. Il terzo e forse più importante fattore da considerare è lo scopo dell'email. Se l'e-mail riguarda qualcosa di molto serio o importante, un tono formale è la strada da percorrere. Non importa quanto bene conosci qualcuno o quale sia il tuo rapporto con loro, un'e-mail su un problema importante richiede un tono adeguatamente formale perché aiuterà il lettore a capire la serietà. Un'e-mail su un argomento serio come tagli al budget, cambiamenti di personale o problemi finanziari scritta in tono informale non sarà ben accolta e potrebbe causare notevole rabbia o offesa. D'altra parte, un'e-mail su qualcosa di meno importante come la pianificazione di un evento sociale di un'azienda, ad esempio, dovrebbe essere scritta in modo più informale. Se il tono è troppo formale in questo tipo di messaggio, l'email sembrerà un po 'ridicola. Quindi, ora che sappiamo quali fattori prendere in considerazione quando si sceglie se utilizzare un tono formale o informale, diamo un'occhiata a ciò che rende formale il tono di un'email. Ecco alcuni punti fondamentali da tenere a mente; Con la scrittura formale, dovresti limitare l'uso delle contrazioni, quindi scrivi non invece di non fare, e noi siamo piuttosto che siamo. Allo stesso modo, evita di usare abbreviazioni. Le abbreviazioni sono davvero accettabili in un'e-mail formale solo se sono universalmente utilizzate nel tuo settore e saranno comprese da tutti i destinatari. Qualsiasi abbreviazione utilizzata dovrebbe anche essere correlata al tuo settore. Le abbreviazioni standard utilizzate per abbreviare i messaggi che verranno trattate più avanti in questo corso non sono appropriate da utilizzare in un messaggio formale. Quando scrivi un'e-mail formale, dovresti anche mirare a evitare il linguaggio idiomatico e i verbi frasali. Quindi, abbiamo un problema è più appropriato di quanto siamo in acqua calda e ci incontreremo nella sala conferenze B è preferibile che ci riuniremo in B. Inoltre, le e-mail formali richiedono l'uso di determinati saluti e chiusure. In un'e-mail aziendale informale, puoi sentirti libero di usare contrazioni e abbreviazioni entro limiti ragionevoli. Vuoi comunque essere il più chiaro possibile, quindi assicurati che le abbreviazioni siano quelle che tutti capiranno. Anche gli idiomi e i verbi frasali sono accettabili. La cosa principale da ricordare è che anche se il messaggio è informale, dovrebbe comunque essere chiaro ed educato.