Como você pode incentivar os doadores a contribuir com suas coleções arquivísticas?

Un donateur a besoin de savoir pourquoi il va donner. Il faut donc développer un argumentaire assez fort pour que celui qui donne, à la fois, sache pourquoi il va le faire et ce qu'il va en retirer, que ce soit en retour, en image ou en satisfaction propre.

Los donantes usualmente son personas que aman lo que coleccionan, tuve el placer de conocer a un gran coleccionista de cristales y de pintura colonial peruana y, muchas veces, ganaba su desconcierto respecto a dónde dejar su legado. La familia muchas veces tiene otros objetivos e intereses y el coleccionsita -sea erudito o entusiasta- permanece solo con su pasión. Por ello, mi consejo es designar a un apasionado de la materia o alguien con sensibilidad para tratar con los posibles donantes para con ello no solo adquirir una colección más, sino dar continuidad a una energía vital que pueda expadirse con el paso del tiempo e inspirar, que, al final, es la esencia de preservación.

La verdad es que la cuestión de tratar resulta un tanto confusa. Si se trata de animar a personas para que contribuyan con contenidos relativos a una determinada temática, parecería que la principal motivación para estos sería la de fomentar el conocimiento de forma tal que teniendo en cuenta que, cada vez más, nuestro conocimiento no deja de ser la acumulación de contenidos otras personas, en realidad un donante lo que está haciendo es contribuir a que el conocimiento se expanda cada vez más

1. A organização deve deixar claro que o conhecimento fica, mesmo que o colaborador vá embora, o colaborador deve conhecer esta regra de compartilhamento de arquivos em pastas temáticas, na nuvem, no ato de sua contratação 2.Padronização das tags, por setores ou departamentos. 3. Ter Manual de ¨salvamento¨ literal, com a indicação dos caminhos e cartografia digital do acervo, mediante autorização de acordo com a hierarquia de acesso.

Para que un archivo no sea un cajón de papeles que no tienen misión definida se debe acudir a directorios y redes neuronales digitales que completen y den suficiente información de manera eficiente para que el usuario considere el uso de este archivo y genere interés en el posible donante para completarla.

Sería interesante compartir historias sobre el impacto positivo del archivo en la comunidad de investigadores y lectores. Organiza eventos en los que los fondos documentales del archivo tengan vital importancia en el devenir de los tiempos que les han tocado vivir.

Usaría la motivación personal de las personas que conectan con el objetivo de la donación, es decir, porqué personalmente aporta ayudar a otro es de alguna manera ayudarse a un mismo. Invitarlos a que se vieran involucrados emocionalmente con el proyecto.

Never, never, never fail to thank a donor. Email is ubiquitous, and so it texting. Which is why the old-fashioned handwritten thank-you note really stands out. A principle I have seen play out so often it has become a truism: like attracts like. When you steward your collection well, and promote it, it will attract donors who want to add similar material. Sometime sit comes out of nowhere; sometimes it comes through word of mouth; but given enough time it will come. I'm convinced a good deal of the goodwill you have in securing donations accrues over the long haul by prioritizing the collection first, and along the way always, always, always thanking donors who help make the collection (in the aggregate) something that commends itself

Yes Mac Ice you are correct. Sending a formal thank you letter made a world of difference, as did our time and greeting when the donor returned to visit the collection. Recipients of the thank you letter also referred other people to the collection. I guess it was a form of PR/promotions but also courtesy. Now a formal signed PDF might also do the same job. Different demographic/generation different expectations but still a form of courtesy. I recall in a legal deposit sense, it also represented a finalisation of a transaction.

Para que el donante entienda que el fondo documental es vital para cubrir las necesidades de información de la comunidad se debe ser transparente en el uso y conservación de este. Como se va a utilizar, para que se va a utilizar y quien lo va a utilizar.