Você está trabalhando remotamente com uma equipe. Qual é a melhor maneira de se comunicar?

1 Escolha as ferramentas certas

As ferramentas de comunicação são essenciais para equipes virtuais, mas nem todas as ferramentas são criadas da mesma forma. Você precisa selecionar aqueles que se adequam às necessidades, preferências e objetivos da sua equipe. Por exemplo, você pode usar o email para mensagens formais e assíncronas, mensagens instantâneas para bate-papos rápidos e informais, videoconferência para reuniões presenciais e síncronas e software de gerenciamento de projetos para acompanhar e compartilhar tarefas e progresso. Certifique-se de ter uma política clara e consistente sobre quando e como usar cada ferramenta e treine os membros de sua equipe sobre como usá-las de forma eficaz.

2 Estabelecer comunicação regular

Comunicação não é algo que você faz de vez em quando, é algo que você faz regularmente e intencionalmente. Você precisa estabelecer um ritmo de comunicação que mantenha sua equipe conectada, informada e engajada. Por exemplo, você pode ter um check-in diário para compartilhar atualizações e desafios, uma reunião semanal para revisar metas e feedback e uma reunião mensal para celebrar conquistas e planejar com antecedência. Você também precisa se comunicar com frequência e espontaneamente, não apenas durante os horários agendados. Envie uma mensagem para reconhecer o trabalho de alguém, fazer uma pergunta, compartilhar uma ideia ou oferecer suporte.

3 Seja claro e conciso

A comunicação pode ser facilmente mal compreendida ou mal interpretada em equipes virtuais, especialmente quando você depende de ferramentas baseadas em texto. Você precisa ser claro e conciso em suas mensagens, e evitar ambiguidades, jargões e gírias. Use uma linguagem simples e direta e forneça contexto e detalhes suficientes. Use marcadores, cabeçalhos e formatação para organizar suas informações e destacar os pontos-chave. Use emojis, gifs e memes para transmitir tom e emoção, mas não exagere. E sempre revise suas mensagens antes de enviá-las.

4 Seja respeitoso e inclusivo

A comunicação não é apenas sobre o que você diz, mas também como você diz. Você precisa ser respeitoso e inclusivo em sua comunicação, e reconhecer a diversidade e as diferenças em sua equipe. Por exemplo, você pode usar pronomes inclusivos, evitar estereótipos e suposições e reconhecer nuances culturais e linguísticas. Você também precisa respeitar os fusos horários, horários e preferências dos membros da sua equipe e evitar enviar mensagens em horários inadequados ou esperar respostas imediatas. E não se esqueça de dizer por favor, obrigado e desculpa quando apropriado.

5 Seja ágil e proativo

A comunicação é uma via de mão dupla, e você precisa ser responsivo e proativo em sua comunicação. Você precisa responder às mensagens dos membros da sua equipe de maneira oportuna e apropriada e evitar deixá-los pendurados ou adivinhando. Você também precisa comunicar proativamente sua disponibilidade, expectativas e feedback, e evitar surpresas ou conflitos. E não tenha medo de pedir ajuda, esclarecimento ou contribuição quando precisar.

6 Seja humano e autêntico

Comunicação não é só trocar informações, mas também construir relacionamentos. Você precisa ser humano e autêntico em sua comunicação, e mostrar sua personalidade e emoções. Você também precisa criar oportunidades de comunicação social e informal, e se divertir com sua equipe. Por exemplo, você pode compartilhar algo pessoal ou engraçado, fazer um coffee break virtual ou happy hour, ou jogar um jogo ou curiosidades. Essas atividades podem ajudá-lo a se relacionar com sua equipe, reduzir o estresse e aumentar o moral.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?