O que fazer se as tarefas delegadas não estiverem alinhadas com as metas gerais do programa?

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Quando você está direcionando um programa para o sucesso, o alinhamento é fundamental. Você planejou e delegou tarefas meticulosamente, mas o que acontece quando essas tarefas começam a desviar o curso dos objetivos do seu programa? É um desafio comum no gerenciamento de programas, e é essencial enfrentá-lo de frente para manter seu programa no caminho certo. A chave é garantir que cada tarefa contribua para os objetivos gerais e, se não o fizerem, é hora de algum realinhamento estratégico. Vamos explorar como você pode abordar tarefas que não estão alinhadas com suas metas de programa e direcionar seu programa de volta na direção certa.

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Hariom Singh ᴘʜ.ᴅ. PMP, RMP

Co-Author - GenAI | MBA, PMP, RMP | Senior TPM | Risk & Innovation Leader | Architecting Scalable Data Solutions |…

1 Avaliar o ajuste

Se você notar um desalinhamento entre as tarefas delegadas e as metas do programa, o primeiro passo é realizar uma avaliação completa. Avalie os objetivos da tarefa, os recursos alocados e os resultados esperados. Às vezes, uma tarefa pode parecer desalinhada devido à falta de clareza ou problemas de comunicação. Certifique-se de que o propósito da tarefa e sua contribuição para os objetivos maiores sejam bem compreendidos por todos os membros da equipe. Se o desalinhamento persistir, pode ser necessário revisitar o escopo da tarefa ou mesmo sua necessidade dentro do programa.

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Hariom Singh ᴘʜ.ᴅ. PMP, RMP

Co-Author - GenAI | MBA, PMP, RMP | Senior TPM | Risk & Innovation Leader | Architecting Scalable Data Solutions | Driving Fortune 500 Success | Empowering AI Ethics & Governance for a Smarter Future.
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Alignment Ensures Success 🎯🔄 I'd assess each delegated task's fit with the overall program goals, initiating an open dialogue with the team to discuss misalignments. Realigning tasks to ensure coherence with program objectives is crucial. Monitoring progress closely, empowering teams through clear guidance and support, and fostering an environment of continuous learning can prevent future misalignments, driving program success more efficiently and effectively.

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Mayuresh Ramugade

(PMP)® | (CAPM)® | Lean Six Sigma MBB | Certified ScrumMaster®
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/ Clarify the specific outcomes and deliverables that the program aims to achieve, as well as the strategic priorities driving these goals. / Determine whether each task directly contributes to the attainment of program objectives, addresses key milestones. / Ensure that delegated tasks align with the program's strategic objectives and priorities. / Consider factors such as the task's contribution to program success, its urgency, and its potential to drive value or mitigate risks. / Assess whether the allocation of resources, including time, budget, and personnel, to delegated tasks is justified in light of the program's priorities and resource constraints.

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2 Diálogo Aberto

Depois de avaliar o ajuste, inicie um diálogo aberto com os responsáveis pelas tarefas. Uma conversa transparente muitas vezes pode descobrir as causas do desalinhamento. Isso pode ser devido a uma incompreensão dos objetivos do programa, estilos pessoais de trabalho ou mesmo fatores externos que afetam a execução da tarefa. Ao discuti-los abertamente, você pode trabalhar de forma colaborativa para realinhar as tarefas com as metas do programa. Lembre-se, a comunicação é uma via de mão dupla; Ouça o feedback e esteja preparado para ajustar sua abordagem, se necessário.

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Godwin Osama, PMP®

I help organizations achieve their strategic objectives through project, program, and portfolio management| Waterfall| Agile | Scrum | Strategy and Innovation management|
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First thing first don't jump straight to blaming or criticizing your team members…… They likely had good intentions, and may have just gotten a little off-track…. Instead, sit down with them, listen to their thought process, and try to understand where the misalignment happened….Were the goals or priorities not clear enough? ….Did they lack the context or resources to make the right call? …Getting to the root of the issue is crucial.

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3 Realinhar tarefas

Depois de identificar os problemas, você deve tomar medidas para realinhar as tarefas com os objetivos do programa. Isso pode envolver redefinir os objetivos da tarefa, fornecer recursos adicionais ou oferecer orientação adicional. É crucial ser proativo e decisivo para minimizar qualquer impacto no cronograma e nos resultados do programa. Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham clareza sobre as mudanças e entendam como esses ajustes atendem aos objetivos maiores do programa.

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4 Monitorar o progresso

Com as tarefas realinhadas, é vital monitorar seu progresso de perto. Configure check-ins regulares ou relatórios de progresso para garantir que as tarefas permaneçam no caminho certo com as metas do programa. Use essas oportunidades para fornecer feedback e fazer as correções de curso necessárias prontamente. Monitorar o progresso não apenas ajuda a manter o alinhamento, mas também reforça a responsabilidade entre os membros da equipe por suas contribuições para o sucesso do programa.

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5 Capacite as equipes

Capacitar suas equipes é uma maneira proativa de evitar o desalinhamento das tarefas com as metas do programa. Equipe os membros da equipe com uma compreensão clara da visão do programa e como suas funções contribuem para isso. Incentive a apropriação das tarefas e promova um ambiente onde os membros da equipe se sintam confortáveis para expressar preocupações e sugerir melhorias. Quando as equipes são capacitadas, é mais provável que tomem iniciativa para garantir que suas tarefas estejam alinhadas com os objetivos do programa.

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Godwin Osama, PMP®

I help organizations achieve their strategic objectives through project, program, and portfolio management| Waterfall| Agile | Scrum | Strategy and Innovation management|
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The key is to strike the right balance - you want your team to feel empowered and trusted, but you also need to ensure that the work they're doing is truly adding value and moving the needle…. It's a delicate dance, for sure.

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6 Aprendizagem Contínua

Por fim, veja cada caso de desalinhamento como uma oportunidade de aprendizado. Analise o que levou à divergência e incorpore esses insights em processos futuros de planejamento e delegação. O aprendizado contínuo ajuda a refinar suas habilidades de gerenciamento de programas, melhora o desempenho da equipe e aprimora a execução geral do programa. Ao adotar uma cultura de melhoria contínua, você pode antecipar e mitigar melhor possíveis desalinhamentos no futuro.

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1 Avaliar o ajuste

2 Diálogo Aberto

3 Realinhar tarefas

4 Monitorar o progresso

5 Capacite as equipes

6 Aprendizagem Contínua

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