Qual a melhor forma de priorizar problemas para os Gestores de Imóveis?

1 A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta popular e útil para priorizar problemas, que os classifica em quatro categorias baseadas em urgência e importância. Os problemas do quadrante 1 são urgentes e importantes, como emergências ou prazos, e devem ser tratados o mais rápido possível. Os problemas do quadrante 2 não são urgentes, mas importantes, como planejamento ou construção de relacionamento, e devem ser planejados e executados com antecedência. Os problemas do quadrante 3 são urgentes, mas não importantes, como interrupções ou trabalho ocupado, e devem ser delegados a outra pessoa ou minimizados. Por fim, os problemas do quadrante 4 não são urgentes e nem importantes, como curiosidades ou fofocas, e devem ser evitados ou eliminados. Usando a Matriz de Eisenhower, você pode se concentrar nos problemas que mais importam, evitando perder tempo e recursos com os que não importam.

2 O Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, é uma ferramenta útil para priorizar problemas. Este princípio afirma que 80% dos resultados vêm de 20% das causas, ou seja, um pequeno número de problemas tem um grande impacto no seu desempenho. Para usá-lo para priorizar problemas, você deve listar todos os problemas que você enfrenta em sua função de gerenciamento de propriedade, estimar a frequência com que cada problema ocorre e o quanto isso afeta seus resultados, multiplicar as pontuações de frequência e gravidade de cada problema para obter uma pontuação ponderada, classificar os problemas por suas pontuações ponderadas da maior para a mais baixa, e concentre-se nos 20% melhores problemas que têm as pontuações mais altas. Ao fazer isso, você pode resolver os problemas que têm mais impacto e melhorar sua eficiência e eficácia.

3 O Método ABCDE

O Método ABCDE é uma forma simples e flexível de priorizar tarefas e problemas. Atribui cartas aos problemas, indicando sua importância e urgência. Problemas rotulados com rótulo A são muito importantes e devem ser feitos o mais rápido possível, problemas rotulados com B são importantes, mas não urgentes, problemas rotulados com C não são importantes, mas urgentes, problemas rotulados com D devem ser delegados ou terceirizados, e problemas rotulados com rótulo E devem ser eliminados ou evitados. A regra geral é fazer problemas A primeiro, problemas B em seguida, problemas C depois, delegar ou terceirizar problemas D e eliminar ou evitar problemas E. Esse método ajuda você a gerenciar seu tempo e recursos, priorizando tarefas de acordo com sua importância e urgência.

4 O Método MoSCoW

O Método MoSCoW é uma maneira eficaz de comunicar suas prioridades aos outros e chegar a um consenso. Ele categoriza os problemas em quatro grupos com base em sua necessidade e conveniência: Deve ter (M), Deve ter (S), Poderia ter (C), e não terá (W). M problemas são essenciais e inegociáveis, como emergências, crises, prazos e questões de compliance. Os problemas são importantes e benéficos, como planejamento, prevenção, melhoria e construção de relacionamentos. Problemas C são desejáveis, mas não essenciais, como interrupções, distrações, solicitações e trabalho ocupado. Os problemas W são irrelevantes ou estão fora do escopo; estes devem ser ignorados ou adiados. A regra geral é resolver primeiro os problemas M com urgência e qualidade; S problemas em seguida por uma questão de valor e satisfação; C problemas posteriores por uma questão de oportunidade e conveniência; e os problemas W não devem ser resolvidos. O Método MoSCoW ajuda você a priorizar os problemas por sua necessidade e conveniência e alinhar suas expectativas com os outros.

5 O Método RICE

O Método RICE é uma forma quantitativa e objetiva de pontuar e comparar problemas com base em quatro critérios: Alcance (Quantas pessoas ou unidades são afetadas pelo problema ou sua solução?)Impacto (O quanto o problema ou sua solução melhora ou piora a situação?)Confiança (Quão certo você está sobre os dados e suposições por trás do problema ou sua solução?)e Esforço (Quanto tempo, dinheiro ou recursos são necessários para resolver o problema?). A fórmula geral para calcular uma pontuação RICE é (Alcance x Impacto x Confiança) /Esforço. Quanto maior a pontuação, mais prioridade é o problema. Esse método ajuda os gerentes de propriedades a tomar melhores decisões, otimizar o desempenho e atingir metas. Vale a pena experimentar para descobrir qual ferramenta e método funciona melhor para sua situação.

6 Veja o que mais considerar

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