Como você protege a confidencialidade e a privacidade dos participantes do grupo e seus dados?

1 Conheça as leis e regulamentos

Dependendo do tipo e da finalidade do seu grupo, talvez seja necessário cumprir leis e regulamentos específicos relacionados à proteção de dados, privacidade e consentimento. Por exemplo, se você trabalha com dados de saúde ou educação, talvez seja necessário seguir as regras HIPAA ou FERPA nos EUA, ou o GDPR ou DPA na UE. Você deve se familiarizar com essas estruturas e suas implicações para o seu grupo. Você também deve consultar sua organização, cliente ou patrocinador sobre suas políticas e expectativas.

2 Informar e obter consentimento

Antes de iniciar sua sessão em grupo, você deve informar seus participantes sobre a finalidade, o escopo e a duração do grupo, o tipo e o uso de dados que serão coletados e as medidas que serão tomadas para proteger sua confidencialidade e privacidade. Você também deve obter seu consentimento informado e voluntário para participar e compartilhar seus dados. Você pode usar formas escritas ou verbais de consentimento, dependendo do contexto e preferência de seus participantes. Você também deve dar a eles a opção de retirar ou optar por sair a qualquer momento.

3 Use métodos seguros e apropriados

Ao coletar, armazenar e analisar dados do seu grupo, você deve usar métodos seguros e apropriados que minimizem o risco de acesso, divulgação ou perda não autorizados. Por exemplo, você deve usar dispositivos e plataformas criptografados, proteger seus arquivos e pastas com senha e fazer backup de seus dados regularmente. Você também deve usar técnicas de anonimização ou pseudonimização para remover ou mascarar qualquer informação de identificação de seus dados. Você também deve evitar coletar ou armazenar dados desnecessários ou confidenciais que não sejam relevantes para os objetivos do seu grupo.

4 Limitar e controlar o acesso

Você deve limitar e controlar quem tem acesso aos dados do seu grupo e para quais finalidades. Você só deve compartilhar seus dados com aqueles que têm uma necessidade legítima e um acordo claro para respeitar a confidencialidade e privacidade de seus participantes. Você também deve garantir que quaisquer terceiros que você usa para processar ou armazenar seus dados tenham padrões e políticas de segurança e privacidade adequados. Você também deve acompanhar quem tem acesso aos seus dados e quando, e revogar o acesso quando ele não for mais necessário.

6 Revisar e excluir

Você deve revisar e excluir os dados do seu grupo quando eles não forem mais necessários ou relevantes para sua finalidade. Você deve seguir as políticas de retenção e descarte de sua organização, cliente ou patrocinador, ou os requisitos legais de seu contexto. Você também deve perguntar aos participantes se eles querem manter ou excluir seus próprios dados, ou se eles querem ter acesso ou cópias de seus dados. Você deve usar métodos seguros e permanentes para excluir seus dados, como destruição, limpeza ou substituição.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?