Você está gerenciando uma equipe e os prazos estão se aproximando. Como você pode manter todos no caminho certo?

1 Estabeleça metas claras e realistas

Um dos primeiros passos para gerenciar prazos é definir o escopo, os objetivos e as entregas do seu projeto. Certifique-se de que sua equipe entenda o que é esperado deles, como seu trabalho contribui para o objetivo geral e quais recursos e suporte eles têm. Usar critérios SMART (específico, mensurável, realizável, relevante e limitado no tempo) estabelecer metas realistas e atingíveis que possam ser acompanhadas e avaliadas.

2 Comunique-se com frequência e de forma eficaz

A comunicação é fundamental para manter sua equipe alinhada e motivada. Use vários canais e métodos para compartilhar informações, feedback e atualizações com sua equipe e outras partes interessadas. Por exemplo, você pode usar e-mail, telefone, chamadas de vídeo, bate-papo ou ferramentas de gerenciamento de projetos para se comunicar. Escolha o meio mais adequado para o propósito e o público da sua mensagem. Seja claro, conciso e respeitoso em sua comunicação e incentive sua equipe a fazer perguntas e compartilhar ideias.

3 Delegue e capacite sua equipe

Como gestor, você não precisa fazer tudo sozinho. Você pode delegar tarefas e responsabilidades aos membros da sua equipe com base em suas habilidades, interesses e disponibilidade. Delegar não apenas libera seu tempo e energia, mas também capacita sua equipe a assumir a propriedade e a iniciativa em seu trabalho. No entanto, delegar não significa microgerenciar ou abandonar sua equipe. Você ainda precisa fornecer orientação, feedback e reconhecimento para sua equipe enquanto eles trabalham em suas tarefas.

4 Monitore e ajuste seu progresso

Outro passo importante para gerenciar prazos é monitorar e ajustar seu progresso regularmente. Você pode usar várias ferramentas e técnicas para medir e relatar o desempenho do seu projeto, como gráficos de Gantt, painéis ou relatórios de status. Essas ferramentas podem ajudá-lo a identificar quaisquer problemas, riscos ou alterações que possam afetar seu cronograma ou orçamento e tomar ações corretivas de acordo. Você também pode usar essas ferramentas para celebrar seus marcos e conquistas com sua equipe.

5 Gerenciar expectativas e aumento de escopo

Às vezes, os prazos podem ser afetados por fatores além do seu controle, como solicitações de clientes, mudanças de mercado ou falhas técnicas. Nessas situações, você precisa gerenciar as expectativas de seus stakeholders e comunicar quaisquer mudanças ou atrasos o mais rápido possível. Você também precisa gerenciar o escopo do seu projeto e evitar o aumento do escopo, que é a tendência para o projeto crescer ou mudar além de seu plano original. Você pode fazer isso definindo claramente os limites, os requisitos e o processo de gerenciamento de alterações do projeto.

6 Apoie e recompense sua equipe

Por fim, gerenciar prazos não diz respeito apenas às tarefas e aos resultados, mas também às pessoas e aos relacionamentos. Você precisa apoiar e recompensar sua equipe durante todo o projeto, especialmente quando eles enfrentam desafios ou estresse. Você pode fazer isso fornecendo-lhes os recursos, treinamento e feedback de que precisam, além de reconhecer seus esforços e contribuições. Você também pode criar um ambiente de trabalho positivo e colaborativo, onde sua equipe pode compartilhar suas opiniões, aprender uns com os outros e se divertir.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?