Como você pode documentar e relatar incidentes de fábrica de forma mais eficaz?

1 Identificar o incidente

O primeiro passo é identificar o tipo, a causa e o impacto do incidente. Você deve usar suas habilidades de observação, conhecimento dos processos da planta e dados e registros disponíveis para reunir o máximo de informações possível. Você também deve consultar outros operadores, supervisores e especialistas que possam ter insights ou experiência relevantes. Dependendo da gravidade do incidente, pode ser necessário ativar o plano de resposta de emergência, notificar as autoridades ou evacuar a área.

2 Registre o incidente

O segundo passo é registrar o incidente de forma clara, precisa e oportuna. Você deve usar os formulários, ferramentas e sistemas apropriados para documentar os detalhes do incidente, como data, hora, local, equipamento, pessoal, ações e resultados. Você também deve incluir fotos, vídeos, diagramas ou exemplos que possam ilustrar o cenário de incidente. Você deve seguir as políticas e os procedimentos da fábrica para manter registros e garantir que seus registros sejam completos, consistentes e confidenciais.

3 Comunicar o incidente

O terceiro passo é comunicar o incidente às partes relevantes, tanto interna como externamente. Você deve seguir os protocolos e canais de comunicação da fábrica e usar a linguagem e o tom apropriados para transmitir as informações do incidente. Você também deve estar preparado para responder a quaisquer perguntas ou fornecer quaisquer esclarecimentos que possam surgir a partir do seu relatório. Você deve relatar o incidente o mais rápido possível, mas também garantir que você verificou os fatos e verificou se há erros.

4 Analise o incidente

O quarto passo é analisar o incidente para identificar as causas raiz, os fatores contribuintes e as lições aprendidas. Você deve usar uma abordagem sistemática e objetiva, como os 5 Porquês, o Diagrama de Espinha de Peixe ou a Análise de Árvore de Falhas, para examinar o incidente de diferentes perspectivas e níveis. Você também deve envolver outras partes interessadas, como gerentes, engenheiros ou especialistas em segurança, que podem fornecer feedback ou sugestões valiosas. Você deve procurar encontrar os problemas subjacentes, não apenas os sintomas ou a culpa.

5 Implementar as ações corretivas

O quinto passo é implementar as ações corretivas que possam prevenir ou mitigar a recorrência do incidente. Você deve usar os critérios SMART (Específico, mensurável, realizável, relevante e com limite de tempo) definir as ações, atribuir as responsabilidades e definir os prazos. Você também deve monitorar e avaliar o progresso e a eficácia das ações, e fazer quaisquer ajustes ou melhorias conforme necessário. Você deve documentar e relatar os resultados das ações e compartilhar as melhores práticas ou recomendações com outras pessoas.

6 Revise o incidente

O sexto passo é revisar o incidente para avaliar o desempenho geral e os resultados. Você deve usar os indicadores-chave de desempenho (KPIs), como frequência, gravidade, duração ou custo do incidente, para medir o impacto e a melhoria do incidente. Você também deve solicitar e fornecer feedback, reconhecimento ou sugestões às pessoas envolvidas no incidente e reconhecer seus esforços ou conquistas. Você deve revisar o incidente periodicamente e atualizar ou revisar as políticas, procedimentos ou sistemas conforme necessário.

Seguindo essas seis etapas, você pode documentar e relatar incidentes da fábrica de forma mais eficaz e melhorar as operações, a segurança e a confiabilidade da planta.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?