Aprenda a mantener sus documentos de ingeniería organizados con un sistema de gestión de documentos y algunas prácticas recomendadas. En este artículo se explica cómo elegir una herramienta de software, definir una estructura, asignar un nombre a los archivos, revisar los documentos y formar a su equipo.

One thing I've found particularly helpful is using meaningful names without spaces. If you copy them from another program, Windows tends to cut the hyperlinks in the first place. Also, it is better to use only English symbols to avoid possible problems.

Tiene dificultades para mantener organizados sus documentos de ingeniería. ¿Cuál es la mejor manera de empezar?

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Si eres un gerente de ingeniería, sabes lo importante que es mantener organizados tus documentos de ingeniería. Los documentos de ingeniería son la columna vertebral de cualquier proyecto, ya sea un software, hardware o diseño de sistemas. Incluyen especificaciones, requisitos, diagramas, código, pruebas, informes y más. Sin una organización adecuada, corre el riesgo de perder el rastro de los cambios, crear inconsistencias, perder tiempo y comprometer la calidad. Pero, ¿cómo empezar a organizar los documentos de ingeniería? Aquí hay algunos consejos para ayudarte.

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1 Elegir un sistema de gestión documental

Al seleccionar un sistema de gestión documental (DMS), considere sus medidas de seguridad, capacidades de colaboración, integraciones con otras herramientas, características y costo. La seguridad es esencial para proteger los documentos del acceso, la modificación o la eliminación no autorizados. El DMS también debe facilitar la colaboración entre los miembros del equipo, permitiéndoles trabajar en los mismos documentos, realizar un seguimiento de los cambios y comunicar sus comentarios. Además, debe integrarse con otras herramientas, como editores de código y software de gestión de proyectos. También se deben tener en cuenta características como el control de versiones, la búsqueda, los metadatos, los flujos de trabajo y las plantillas. Por último, revise el costo del DMS y las limitaciones o beneficios de los diferentes planes.

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Yogesh S.

Principal ASIC Design Engineer at Infinera with 2.5+ Decades of Complex Silicon IP / ASICs / SoC Architecture & Design Experience -- Telecommunication, Networking, & Storage Domains.
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DMS is an essential to keep the documents organised. In my view the following are important considerations to be kept in mind while choosing DMS. A. User experience (this is what user care) 1. Documents should be searchable. 2. It should be hosted in such a way that it can be accessed in a fraction of a second, to allow seamless user experience. 3. Editable docs should have collaboration capability. 4. 2-3 level of categorisation will help to find docs quickly. More levels will be detrimental to find it easily. B. Security, access control etc (this is what organisation care) 1. Secure access, access/permission control. 2. Version control, and easy & quick access of prior version are important 3. Disk space 4. Cost, one time/recurring

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2 Definir una estructura de documento

El siguiente paso es definir una estructura de documento que tenga sentido para el proyecto y el equipo. Esta estructura organiza los documentos en categorías, subcategorías y archivos. Por ejemplo, puede tener una carpeta para cada proyecto, una subcarpeta para cada fase o componente y archivos para cada tipo de documento. Una estructura de documentos puede facilitar la búsqueda de lo que necesita, evitar la duplicación o confusión de documentos, mantener la coherencia y la claridad en todos los documentos y seguir las mejores prácticas y estándares para la documentación.

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Daniel Hopfner

Project Manager for Manufacturing and Digitalization with more than 20 Product Launches and Changes // Productivity Nerd // Helping you to become a better Project Manager
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In case you work in a production/ manufacturing environment I recommend the Value Stream of the product as general folders. Each project goes into those folders and has subfolders for the different phases it them. Once the project is done, like a optimization of the line, you take the standards created by the project and put them into the correct folders. For example: You created a new maintenance plan during the project for a new production line. Once the project is done, line is up and running, you close the project and transfer this document to the maintenance folder of the production line where every single part of the line has the maintenance documents stored.

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3 Implementación de una convención de nomenclatura

El tercer paso es implementar una convención de nomenclatura que siga la estructura del documento y proporcione información útil sobre los documentos. Una convención de nomenclatura es un conjunto de reglas o directrices para asignar nombres a los documentos, como el uso de prefijos, sufijos, fechas o palabras clave para indicar el tipo, la versión, el estado o el propietario del documento. Esto puede ayudarle a identificar y clasificar los documentos de un vistazo, realizar un seguimiento de su historial y progreso, evitar sobrescribirlos o perderlos, y cumplir con los requisitos normativos o contractuales de documentación.

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Valdemārs Grimms

Senior Engineer
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One thing I've found particularly helpful is using meaningful names without spaces. If you copy them from another program, Windows tends to cut the hyperlinks in the first place. Also, it is better to use only English symbols to avoid possible problems.

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Daniel Hopfner

Project Manager for Manufacturing and Digitalization with more than 20 Product Launches and Changes // Productivity Nerd // Helping you to become a better Project Manager
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In my experience people tend to overdue it a bit here. Some of the naming conventions out there are too complex to remember. It always reminds me on the Johnny Decimal System. I understand where this is coming from, but your brain should focus on other things than remembering that convention. I try to work with maximum of 2-3 subfolders, use important keywords and the status of the document (released, ongoing, etc).

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4 Establecer un proceso de revisión

El cuarto paso es establecer un proceso de revisión que garantice la calidad y precisión de sus documentos de ingeniería. Este proceso implica revisar, verificar y aprobar sus documentos antes de que se finalicen o entreguen. Por ejemplo, puede tener revisiones de pares, revisiones de gerentes, revisiones de clientes o auditorías externas. Un proceso de revisión puede ayudar a detectar y corregir errores o inconsistencias en sus documentos, mejorar su legibilidad y usabilidad, cumplir con las expectativas y especificaciones de sus partes interesadas y demostrar el valor y la credibilidad de su trabajo de ingeniería.

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Mohamed Ziada

PMP® Project Engineer - Senior Construction Engineer | 13 Years Experience | Specializing in Large-Scale Construction Projects | Expertise in Oil & Gas | Brownfield & Greenfield
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In the realm of document reviews, clarity is key! A solid review matrix and clearly defined document owners make all the difference. When everyone's on the same page, the review process flows smoothly. Regular check-ins and open communication keep things on track.

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5 Educa y capacita a tu equipo

El último paso es educar y capacitar a su equipo sobre cómo usar el sistema de gestión de documentos, la estructura del documento, la convención de nomenclatura y el proceso de revisión. Este paso es esencial para garantizar que todos estén en la misma página y sigan los mismos estándares y procedimientos. Para ello, cree y comparta una directiva o directriz de administración de documentos que explique la justificación y las reglas para organizar los documentos de ingeniería. Además, proporcione ejemplos y plantillas de buenas y malas prácticas de documentación, ofrezca comentarios y apoyo a los miembros del equipo a medida que crean y actualizan documentos, y anime y recompense a su equipo por adherirse al sistema de gestión de documentos y mejorar sus habilidades de documentación.

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Daniel Hopfner

Project Manager for Manufacturing and Digitalization with more than 20 Product Launches and Changes // Productivity Nerd // Helping you to become a better Project Manager
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the system you implement should be intuative from the beginning. Nevertheless, we are all different, therefore everyone should be on the same page when it comes to the system and how to use it. In my experience, if there is too much of defense against the system from the staff, it is probably too complicated.

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Timofey Samarin

Cloud Architect, Azure Leader, Engineering Manager at EPAM | Azure (8x), GCP, Linux, Python, ITIL 4, PRINCE2 Certified | 17 Years in Digital
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From my own experience, the Microsoft 365 suite works just fine for distributed teams which produce technical documents. For instance you can collaborate in a Word document hosted on SharePoint, using its reviewing and commenting functionality. If anything goes wrong, you can restore the previous version of the document from the archive.

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1 Elegir un sistema de gestión documental

2 Definir una estructura de documento

3 Implementación de una convención de nomenclatura

4 Establecer un proceso de revisión

5 Educa y capacita a tu equipo

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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