Debes comunicar los plazos a los miembros de tu equipo. ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?

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Como ingeniero de planta, tiene que hacer malabarismos con múltiples proyectos, tareas y plazos. También tienes que coordinarte con los miembros de tu equipo, que pueden tener diferentes prioridades, habilidades y disponibilidad. ¿Cómo puede comunicar los plazos a los miembros de su equipo de manera efectiva, sin causar confusión, frustración u oportunidades perdidas? Aquí hay algunos consejos para ayudarte.

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1 Establece plazos realistas

Antes de asignar plazos a los miembros de tu equipo, asegúrate de que sean realistas y alcanzables. Tenga en cuenta el alcance, la complejidad y los recursos de cada tarea, así como las dependencias, los riesgos y las contingencias. Evite establecer plazos demasiado ajustados, vagos o flexibles. Los plazos ajustados pueden crear estrés y comprometer la calidad. Los plazos imprecisos pueden crear ambigüedad y falta de urgencia. Los plazos flexibles pueden crear procrastinación e ineficiencia. En su lugar, establezca plazos que sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo.

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Miquel Viles

Manager @ SINFINES Y MAQUINARIA S.A. | Design and manufacturing of machinery for bulk material handling
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- Saber capacidad real que tiene tu equipo y carga de trabajo actual. - Dar indicaciones claras y plazo realizables. - Motivar - Tener plan B preparado (subcontratar) operaciones de apoyo en caso de necesidad, con colaboradores de confianza. - Trabajo, trabajo y trabajo

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Deborah Bayode

Project Manager @ APD Project Management Limited | Master's in Project Management, PMP, HSE
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In communication, or communicating to people we have to be clear and concise in order to pass the message across. I think that when it comes to communicating deadlines, we should first be clear about the deadlines, make them as realistic as possible, (so it’s not something beyond human capacity). We also need to have a monitoring system whereby we can track the team’s progress and put structures to pull everyone together and ensure the work is on track. It is also important to communicate any possible difficulties that may arise in achieving the deadlines in a timely manner to avoid a possible delay in the future.

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Daniele O.

Gestão de Pessoas & Cultura | Especialista RH | Business Partner | Consultora Interna
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Utilizar ferramentas de gestão de projetos tem me ajudado com os times que atuei e atuo, para acompanhamento assim como reuniões curtas no início do dia e uma vez na semana com foco no que o time precisa estar alinhado e informado e o que eles precisam que eu facilite.

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2 Comunica los plazos con claridad

Una vez que hayas establecido plazos realistas, comunícalos claramente a los miembros de tu equipo. Utiliza múltiples canales y formatos para transmitir tus expectativas y requisitos. Por ejemplo, puede utilizar el correo electrónico, el teléfono, el chat o las reuniones cara a cara para discutir los plazos. También puede utilizar herramientas de gestión de proyectos, calendarios u hojas de cálculo para realizar un seguimiento y visualizar los plazos. Asegúrese de utilizar una terminología y unidades coherentes y precisas cuando se refiera a los plazos. Por ejemplo, use fechas, horas o días, no términos como "pronto", "más tarde" o "la próxima semana". Además, utilice la misma zona horaria y formato para todos los plazos.

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Luís H.

Director técnico en HermánTech | Molienda, Clasificación y transporte de materiales
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Primero planificaría anticipadamente los plazos realistas e involucraría al equipo en el proceso. Comunicaría de manera clara y transparente, explicando objetivos, tareas y razones detrás de cada plazo. Por otro lado, usaría múltiples canales de comunicación como reuniones, correos y herramientas en línea como Microsoft Teams, donde poder dejar opciones y abrir posible consulta a dudas. Crearía puntos de control periódicos para monitorear el progreso y ajustar los plazos si es necesario. Es muy importante poder reconocer y celebrar los logros cuando se cumplan los plazos. Con una comunicación efectiva, planificación cuidadosa, participación del equipo y seguimiento constante, obtendremos las claves para el éxito en el manejo de plazos.

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3 Involucra a los miembros de tu equipo

Una de las mejores maneras de comunicar los plazos a los miembros de tu equipo es involucrarlos en el proceso. Pídeles su opinión, comentarios y sugerencias sobre los plazos. Escuche sus inquietudes, desafíos y preferencias. Negocie y acuerde los plazos que sean justos, razonables y mutuamente beneficiosos. Al involucrar a los miembros de su equipo, puede fomentar un sentido de propiedad, compromiso y responsabilidad. También puede evitar posibles conflictos, malentendidos o resentimientos.

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4 Supervise y actualice los plazos

Una vez que hayas comunicado los plazos a los miembros de tu equipo, no los dejes solos. Supervise y actualice los plazos regularmente. Comprueba el progreso y el estado de cada tarea y proyecto. Brinde apoyo, orientación y reconocimiento a los miembros de su equipo. Aborda cualquier problema, obstáculo o cambio que pueda afectar a los plazos. Comunicar a la mayor brevedad posible cualquier modificación o ampliación de los plazos. Explique las razones e implicaciones de los cambios. Confirme que los miembros de su equipo entienden y aceptan los nuevos plazos.

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5 Revisar y evaluar los plazos

Finalmente, una vez que haya completado las tareas y proyectos, revise y evalúe los plazos. Analizar los resultados y desenlaces del trabajo. Compare los plazos reales y planificados. Identifique las brechas, desviaciones o errores. Evalúe las fortalezas y debilidades de su establecimiento de plazos y comunicación. Aprende de los éxitos y fracasos. Celebre los logros y aprecie los esfuerzos de los miembros de su equipo. Busca comentarios y sugerencias de mejora. Aplique las lecciones y las mejores prácticas para plazos futuros.

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Establece plazos realistas

2 Comunica los plazos con claridad

3 Involucra a los miembros de tu equipo

4 Supervise y actualice los plazos

5 Revisar y evaluar los plazos

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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