¿Cuál es tu proceso para definir el alcance de un proyecto?

2 Definir el ámbito

El siguiente paso es definir el alcance del proyecto, que es la suma de todo el trabajo y entregables que producirá el proyecto. Es necesario documentar el alcance en una declaración de alcance, que debe incluir: Los objetivos del proyecto, que son las metas específicas y medibles que alcanzará el proyecto. Los entregables del proyecto, que son los productos o servicios tangibles y verificables que creará el proyecto. Los requisitos del proyecto, que son las especificaciones o estándares que deben cumplir los entregables. Los límites del proyecto, que son los límites o exclusiones que el proyecto no cubrirá.

3 Desglosa el alcance

El tercer paso es dividir el alcance del proyecto en partes más pequeñas y manejables, que se denominan paquetes de trabajo. Es necesario utilizar una herramienta llamada estructura de desglose del trabajo (EDT), que es una representación jerárquica de todo el trabajo y los entregables que producirá el proyecto. La EDT le ayuda a: Organizar y categorizar el trabajo y los entregables en grupos lógicos o fases. Asigne responsabilidades y recursos a cada paquete de trabajo. Calcule el tiempo y el costo de cada paquete de trabajo. Identifique las dependencias y los riesgos de cada paquete de trabajo.

4 Validar el ámbito

El cuarto paso es validar el alcance del proyecto, lo que significa confirmar que el alcance es preciso, completo y está alineado con las expectativas de las partes interesadas. Es necesario involucrar a las partes interesadas en la revisión y aprobación de la declaración de alcance y la EDT, y obtener su aceptación formal del alcance. Es necesario utilizar herramientas como: Reuniones de validación del alcance, que son sesiones en las que se presenta y se discute el alcance con las partes interesadas. Línea base de alcance, que es la versión aprobada de la declaración de alcance y la EDT que sirve como referencia para cambios futuros. Control de cambios de ámbito, que es un proceso que define cómo controlar las solicitudes o modificaciones en el ámbito.

5 Supervise y controle el alcance

El último paso es monitorear y controlar el alcance del proyecto, lo que significa rastrear y medir el progreso y el desempeño del proyecto en comparación con la línea de base del alcance, y garantizar que el alcance permanezca consistente y estable durante todo el proyecto. Es necesario utilizar herramientas como: Verificación de alcance, que es un proceso que verifica que los entregables cumplan con los requisitos y sean aceptados por las partes interesadas. Informes de rendimiento del alcance, que son documentos que muestran el estado y la variación del alcance, como el trabajo real frente al planificado, los entregables, el tiempo y el costo. Solicitudes de cambio de ámbito, que son propuestas formales que describen la necesidad, el impacto y los beneficios de cambiar el ámbito.

Definir el alcance de un proyecto es una habilidad vital para los coordinadores de proyectos, ya que establece las bases y la dirección del proyecto. Al seguir estos pasos y las mejores prácticas, puede determinar el alcance de un proyecto de manera efectiva y eficiente, y asegurarse de entregar resultados de calidad que cumplan con las expectativas de las partes interesadas.

6 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?