Last updated on 11 jul 2024

Se enfrenta a un aumento del alcance en las negociaciones contractuales. ¿Cómo se puede evitar que descarrile el progreso?

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La corrupción del alcance es un desafío común en las negociaciones de contratos, donde los requisitos iniciales de un proyecto comienzan a aumentar sin los ajustes correspondientes en los recursos, el cronograma o el presupuesto. Puede ser insidioso, empujando gradualmente un proyecto más allá de sus límites originales. Para evitar que el scope creep descarrile las negociaciones de su contrato, debe estar atento y ser proactivo. Comprender la naturaleza de la corrupción del alcance e implementar estrategias para gestionarla es crucial para mantener la integridad del acuerdo y garantizar un resultado justo y exitoso para todas las partes involucradas.

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1 Definir el ámbito

Definir claramente el alcance del proyecto desde el principio es la primera línea de defensa contra la corrupción del alcance. Esto significa detallar los entregables, los plazos y las responsabilidades específicas en el contrato. Al establecer parámetros claros, puede volver a consultar el documento cuando se proponen solicitudes o características adicionales, lo que facilita la determinación de si se encuentran dentro del alcance acordado. En caso de que sean necesarios nuevos elementos, pueden abordarse a través de un proceso formal de gestión del cambio.

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Akhil Mishra

Daily tips from a business lawyer | IT, SaaS, & Fintech Legal Specialist | Co-Founder @ MTLegal Team | Sharing lessons from 400+ successful projects while building my legal firm
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Start by clearly defining the scope of the contract. Detail what is included and what isn't, leaving no room for ambiguity. Make sure both parties agree on these terms before moving forward.

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Amay Jain

Senior Associate at Victoriam Legalis - Advocates & Solicitors
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'Scope creep' is a risk in majorly contracts which are heavily negotiated by parties having disproportionate bargaining power. A helpful tactical tool here would be to have a defined written scope of commercial understanding to be captured in the Agreement which is circulated with the other party prior to commencement of contractual negotiations. This helps anchor the negotiations to the scope determined by four corners of such commercial terms thereby mitigating the risk venturing beyond those terms to a substantial degree

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Hifa Mustafa

contract specialist at Petrodar Operating Company
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Clear scope of work is very important part of the technical part of the contract, some time you need to consider contractor's experience in the preparing such draft or advice in some points of the contract due to complicates of some work nature, so to avoid creeping in negotiations in this part first of all define the suitable team for this job, the contractor or my employee.

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2 Anticípate a las necesidades

Anticiparse a las necesidades futuras e incluir flexibilidad dentro del contrato puede ayudar a evitar la corrupción del alcance. Es importante tener en cuenta los posibles cambios o requisitos adicionales que podrían surgir durante el ciclo de vida del proyecto y abordar cómo se gestionarán contractualmente. Esta previsión le permite adaptarse a los cambios sin perder el control de la dirección del proyecto y evita ajustes ad-hoc que pueden conducir a la corrupción del alcance.

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Akhil Mishra

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Think ahead and anticipate potential needs or changes that might arise. Have a plan in place to address these without altering the core scope. This helps in managing expectations and avoids surprises later on.

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3 Control de cambios

La implementación de un proceso sólido de control de cambios es esencial para gestionar la corrupción del alcance. Este proceso debe describir cómo se proponen, revisan, aprueban e implementan los cambios. Garantiza que cualquier modificación al contrato se considere y documente cuidadosamente, con todas las implicaciones para el costo, el cronograma y los recursos del proyecto completamente evaluados antes de que se asuma cualquier compromiso.

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Hifa Mustafa

contract specialist at Petrodar Operating Company
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Due to changes it may be accomplished the contract execute during the different stages we need to define clearly the way of adding or change part of scope of work from the beginning. By this way you can give negotiation powerful point in addition to the flexibility.

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Akhil Mishra

Daily tips from a business lawyer | IT, SaaS, & Fintech Legal Specialist | Co-Founder @ MTLegal Team | Sharing lessons from 400+ successful projects while building my legal firm
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Implement a strict change control process. Any request for changes should be documented, reviewed, and approved by both parties. This ensures that changes are deliberate and necessary, preventing them from disrupting progress.

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Nikhil Singh

APC Candidate | Portfolio Manager | MBA (Construction Project Management) | RICS SBE | Graduate Trainee | Civil Engineer
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When facing scope creep in contract negotiations, implement a formal change control process to prevent it from derailing progress. This process should clearly define how new requests or changes are submitted, reviewed, approved, documented, and communicated to all parties. By having a documented process, you can ensure all changes are considered fairly, avoid surprises, and maintain a clear track of the agreed-upon deliverables.

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4 Comunícate de manera efectiva

La comunicación efectiva con todas las partes interesadas a lo largo del proceso de negociación es clave para evitar la corrupción del alcance. Las reuniones periódicas, las actualizaciones y los canales claros de comunicación garantizan que todos estén en la misma página y que cualquier inquietud o sugerencia se pueda abordar con prontitud. Esto también ayuda a gestionar las expectativas y a evitar malentendidos que podrían dar lugar a ampliaciones no planificadas del alcance del proyecto.

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5 Supervisar el progreso

El monitoreo continuo del progreso del proyecto con respecto a los términos del contrato es fundamental. Esto le permite identificar rápidamente cuándo el proyecto se está desviando de su alcance definido y tomar medidas correctivas. Las revisiones periódicas del estado y los hitos del proyecto brindan la oportunidad de evaluar si el alcance sigue alineado con el acuerdo original o si se necesitan ajustes.

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Driton Tony Shala

Expert on Cybersecurity Forensic! Procurement Manager @ Teachers College, Columbia University | MBA, Strategic Sourcing, Negotiation President CIPS Mid-Atlantic Chapter
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To have a successful project it is very important to monitor the progress. There are different ways that you could monitor the progress for example having regular meetings to discuss progress, roadblocks, and accomplishment can provide a valuable inside the project status. Key performance indicators is another powerful tool to monitor the progress!

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Nikhil Singh

APC Candidate | Portfolio Manager | MBA (Construction Project Management) | RICS SBE | Graduate Trainee | Civil Engineer
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To keep scope creep from scuttling your contract negotiations, monitor progress closely. This means clearly documenting the initial agreed-upon deliverables, timelines, and costs. Regularly review these benchmarks with all parties involved, flagging any new requests as potential scope changes. By openly discussing these changes and their impact on price and deadlines, you can nip scope creep in the bud and keep negotiations on track.

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6 Negocie de manera justa

Por último, negociar de manera justa y con la voluntad de llegar a un acuerdo es importante para evitar que la corrupción del alcance descarrile el progreso. Si bien es esencial proteger sus intereses, ser demasiado rígido puede conducir a bloqueos u obligar a la otra parte a buscar formas informales de cumplir sus objetivos, lo que puede conducir a una corrupción del alcance. Un enfoque colaborativo de la negociación puede conducir a soluciones que satisfagan a todas las partes mientras se mantiene el proyecto dentro de sus límites originales.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Definir el ámbito

2 Anticípate a las necesidades

3 Control de cambios

4 Comunícate de manera efectiva

5 Supervisar el progreso

6 Negocie de manera justa

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Definir el ámbito

2 Anticípate a las necesidades

3 Control de cambios

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6 Negocie de manera justa

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