Aprenda a comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría de TI a los auditados de manera efectiva y eficiente. Siga estos consejos y mejores prácticas para garantizar una auditoría de TI fluida y exitosa.

We should also have a pre scope meeting with auditee to identify key focus areas and possible risks. In this manner we will be able to create a more practical scope that will actually benefit the organization.

¿Cómo se comunica claramente el alcance y los objetivos de la auditoría de TI a los auditados?

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Comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría de TI a los auditados es un paso crucial en el proceso de planificación y alcance de la auditoría de TI. Ayuda a establecer un entendimiento claro y mutuo de lo que cubrirá la auditoría, por qué se lleva a cabo y cuáles son los resultados esperados. También ayuda a generar confianza y cooperación entre los auditores y los auditados, y a evitar sorpresas o conflictos durante la ejecución de la auditoría. En este artículo, aprenderá algunos consejos y mejores prácticas sobre cómo comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría de TI de manera efectiva y eficiente.

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1 Definir el alcance y los objetivos de la auditoría

Antes de comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría de TI a los auditados, debe definirlos de forma clara y precisa. El alcance de la auditoría define los límites y limitaciones de la auditoría, como los sistemas, procesos, funciones, ubicaciones, períodos de tiempo y estándares que se examinarán. Los objetivos de la auditoría definen el propósito y las metas de la auditoría, como los riesgos, los controles, el cumplimiento, el rendimiento o los problemas de calidad que se evaluarán. Debe alinear el alcance y los objetivos de la auditoría con los criterios de auditoría, el plan de auditoría y las expectativas y necesidades de las partes interesadas en la auditoría.

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Andrew Broomhead

MBA | IT Director @ Panthera Biopartners
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Defining the audit scope and objectives is crucial for clarity and precision. In a previous role overseeing IT for an eCommerce company, we ensured that the audit scope encompassed key systems and processes, while objectives focused on assessing risks, controls, and compliance. Aligning these with audit criteria and stakeholder expectations was essential for a focused and effective audit, ensuring relevant areas were thoroughly examined and stakeholder needs met.

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2 Documentar el alcance y los objetivos de la auditoría

Al definir el alcance y los objetivos de la auditoría, debe documentarlos de manera formal y estructurada. Esto se puede hacer utilizando una plantilla de documento o herramienta que siga los estándares y pautas de su organización o profesión. El documento debe incluir el título, el número, la fecha y el tipo de auditoría; la declaración de alcance con inclusiones y exclusiones; la declaración de objetivos con preguntas o criterios específicos para ser respondidos o evaluados; el enfoque y la metodología con procedimientos, técnicas y herramientas a utilizar; los entregables y el cronograma con los resultados, informes y plazos esperados; el equipo de auditoría y los datos de contacto con las funciones, responsabilidades y canales de comunicación de los auditores; así como la lista de auditados y los datos de contacto con los nombres, cargos y responsabilidades de los auditados.

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Andrew Broomhead

MBA | IT Director @ Panthera Biopartners
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Documenting the audit scope and objectives is a key step for ensuring clarity and structure. In my previous role in an eCommerce company, we used a detailed template aligning with industry standards. This included specifics like audit title, number, date, and type; a clear scope statement with inclusions and exclusions; precise objectives with evaluation criteria; and a defined approach and methodology. The document also outlined deliverables, timelines, audit team roles, and auditee details. This structured documentation was critical for transparency and ensuring all team members were aligned with the audit's goals and processes.

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3 Comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría

Una vez que se han documentado el alcance y los objetivos de la auditoría, es importante comunicarlos a los auditados con prontitud. Puede hacerlo a través de correos electrónicos, cartas, reuniones, presentaciones o seminarios web. A la hora de decidir cuál es el mejor método y formato de comunicación, hay que tener en cuenta factores como el tamaño y la complejidad del alcance y los objetivos de la auditoría, el número y la diversidad de los auditados, su disponibilidad y preferencias, el nivel de detalle necesario, así como el tono y el estilo más apropiados para ellos.

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Alkit Jain

CA | Internal Auditor | CSOXE | Youtuber | Blogger
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We should also have a pre scope meeting with auditee to identify key focus areas and possible risks. In this manner we will be able to create a more practical scope that will actually benefit the organization.

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Andrew Broomhead

MBA | IT Director @ Panthera Biopartners
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Effective communication of the audit scope and objectives to auditees is vital. In my previous role, we used a mix of communication methods like emails and presentations, tailored to the auditees' preferences and the audit's complexity. This approach ensured clarity and understanding among all parties involved, facilitating a smooth audit process. Choosing the right communication style and level of detail was key to ensuring auditees were well-informed and comfortable with the audit process.

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4 Confirmar el alcance y los objetivos de la auditoría

Cuando comunique el alcance y los objetivos de la auditoría a las entidades auditadas, no solo debe informarles, sino también confirmarlos. Debe pedir a las entidades auditadas que reconozcan y acepten el alcance y los objetivos de la auditoría, y que proporcionen cualquier comentario o pregunta que puedan tener. También debes aclarar cualquier duda o inquietud que puedan tener, y resolver cualquier discrepancia o conflicto que puedan plantear. Debe documentar la confirmación y los comentarios de los auditados, y actualizar el documento de alcance y objetivos de la auditoría en consecuencia. También debe informar a las partes interesadas de la auditoría de cualquier cambio o problema que pueda afectar el plan o el resultado de la auditoría.

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Andrew Broomhead

MBA | IT Director @ Panthera Biopartners
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Ensuring auditee acknowledgement and agreement on the audit scope and objectives is critical. In my previous IT role, we actively sought feedback from auditees, addressing their concerns and resolving discrepancies. This not only strengthened the audit's relevance but also fostered a collaborative environment. Documenting these interactions and updating the audit scope and objectives accordingly was essential for maintaining transparency and keeping all stakeholders informed of any changes impacting the audit plan or outcomes. This process underscored the importance of clear communication and stakeholder engagement in the audit process.

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5 Seguimiento del alcance y objetivos de la auditoría

Una vez que haya confirmado el alcance y los objetivos de la auditoría con los auditados, debe hacer un seguimiento de ellos durante todo el proceso de auditoría. Debe supervisar e informar sobre el progreso y el estado del alcance y los objetivos de la auditoría, e informar a los auditados de cualquier cambio o desviación que pueda producirse. También debe recordar a las entidades auditadas sus funciones y responsabilidades, y solicitar su cooperación y apoyo. También debe abordar cualquier problema o desafío que pueda surgir, y escalarlo al nivel apropiado si es necesario. También debe revisar y evaluar el alcance y los objetivos de la auditoría al final de la auditoría, y documentar los resultados y hallazgos.

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6 Mejorar la comunicación del alcance y los objetivos de la auditoría

Por último, debe mejorar la comunicación del alcance y los objetivos de la auditoría aprendiendo de su experiencia y comentarios. Debe recopilar y analizar los comentarios de los auditados, los auditores y las partes interesadas de la auditoría sobre qué tan bien comunicó el alcance y los objetivos de la auditoría, y qué se puede mejorar. También debe identificar e implementar las mejores prácticas y lecciones aprendidas de su proceso de comunicación, y aplicarlas a sus auditorías futuras. También debe actualizar y perfeccionar sus plantillas y herramientas de comunicación, y compartirlas con sus colegas y compañeros.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Andrew Broomhead

MBA | IT Director @ Panthera Biopartners
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An additional insight from my experience is the value of ongoing dialogue beyond formal audit communications. In my previous role, regular informal check-ins with auditees helped build rapport and provided deeper insights into their perspectives. This approach often revealed underlying challenges and opportunities not immediately apparent in formal settings, leading to more comprehensive and effective audit outcomes. These interactions highlight the importance of fostering open communication channels throughout the audit process.

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1 Definir el alcance y los objetivos de la auditoría

2 Documentar el alcance y los objetivos de la auditoría

3 Comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría

4 Confirmar el alcance y los objetivos de la auditoría

5 Seguimiento del alcance y objetivos de la auditoría

6 Mejorar la comunicación del alcance y los objetivos de la auditoría

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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