¿Cómo se realiza un seguimiento y se actualiza el progreso y el estado de las tareas en Excel?

1 Define tus tareas y criterios

El primer paso es definir sus tareas y los criterios que desea utilizar para medir su progreso y estado. Por ejemplo, puede tener tareas con nombres, fechas de inicio, fechas de vencimiento, recursos asignados, niveles de prioridad y porcentajes de finalización. Puede introducir estos datos en una tabla de Excel, utilizando una fila para cada tarea y una columna para cada criterio. Asegúrese de dar formato a la tabla como una tabla (Inicio > Formato como tabla) y asígnele un nombre descriptivo (Herramientas de tabla > Diseño > Nombre de tabla).

2 Calcula tus indicadores de estado

3 Visualice sus datos con gráficos y formato condicional

El paso final es visualizar sus datos con gráficos y formato condicional para que su informe de estado de tarea sea más atractivo e informativo. Por ejemplo, puede crear un gráfico circular para mostrar la distribución de sus tareas por nivel de prioridad, un gráfico de columnas para mostrar el porcentaje de finalización de cada tarea y un diagrama de Gantt para mostrar la línea de tiempo de sus tareas. También puede aplicar formato condicional a la tabla para resaltar las tareas vencidas, las tareas completadas y las tareas con diferentes estados de progreso. Puede usar las opciones integradas en Excel (Inicio > Formato condicional) o crear sus propias reglas con fórmulas.

4 Actualice su informe regularmente

Para mantener actualizado el informe de estado de la tarea, debe actualizar los datos y actualizar los gráficos y el formato condicional con regularidad. Puede actualizar los datos editando los valores de la tabla, como cambiar el porcentaje de finalización o la fecha de vencimiento de una tarea. Puede actualizar sus gráficos haciendo clic derecho sobre ellos y seleccionando Actualizar datos. Puede actualizar el formato condicional presionando F9 o haciendo clic en Calcular ahora (Fórmulas > Opciones de cálculo).

5 Compartir el informe con otras personas

Una vez que haya creado el informe de estado de la tarea en Excel, es posible que desee compartirlo con otras personas, como los miembros de su equipo, su administrador o sus clientes. Puede compartir su informe de diferentes maneras, dependiendo de sus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puede guardar su informe como un archivo PDF y adjuntarlo a un correo electrónico, puede cargar su informe en un servicio en la nube y compartir el vínculo, o puede presentar su informe en una reunión o un seminario web. También puede proteger el informe con una contraseña o restringir los permisos de edición si desea controlar quién puede acceder al informe o modificarlo.

6 Personalice su informe para satisfacer sus necesidades

El informe de estado de tareas que le hemos mostrado es solo un ejemplo de cómo puede realizar un seguimiento y actualizar el progreso y el estado de las tareas en Excel. Puede personalizar el informe para que se adapte a sus necesidades y preferencias cambiando los datos, las fórmulas, los gráficos y el formato condicional. También puede agregar más características y funciones para mejorar el informe, como filtros, segmentaciones de datos, tablas dinámicas, minigráficos, iconos o comentarios. Excel ofrece muchas herramientas y opciones para ayudarle a crear un informe de estado de tareas que funcione para usted.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?