¿Cómo lidias con las definiciones de alcance de tareas ambiguas o conflictivas?

1 Comunicarse con las partes interesadas

El primer paso para tratar las definiciones de alcance de tarea ambiguas o conflictivas es comunicarse con las personas involucradas o afectadas por la tarea, como su gerente, cliente, patrocinador o usuario final. Pídales que expliquen su visión, necesidades y prioridades para la tarea, y escuche sus comentarios e inquietudes. Trate de comprender su perspectiva y expectativas, y aclare cualquier suposición o laguna en la información. Use preguntas abiertas, escucha activa y paráfrasis para asegurarse de que está en la misma página.

2 Definir claramente el ámbito de la tarea

El siguiente paso es definir el alcance de la tarea de manera clara y explícita, utilizando datos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. (INTELIGENTE) criterios. Escriba el propósito, el alcance, los entregables, las características, los requisitos, las suposiciones, las restricciones, los riesgos y los indicadores de éxito de la tarea, y asegúrese de que sean consistentes, realistas y estén alineados con los objetivos y la estrategia del proyecto. Use un lenguaje claro y conciso, y evite la jerga, la ambigüedad o las generalizaciones. Utilice diagramas, gráficos o tablas para ilustrar aspectos complejos o interrelacionados del ámbito de la tarea.

3 Validar y verificar el ámbito de la tarea

El tercer paso es validar y verificar el alcance de la tarea con las partes interesadas, para asegurarse de que están de acuerdo y aprueban la definición del alcance de la tarea. La validación significa verificar que el alcance de la tarea satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y la verificación significa verificar que el alcance de la tarea sea preciso y completo. Puede usar varios métodos para validar y verificar el ámbito de la tarea, como revisiones, tutoriales, inspecciones, prototipos, pruebas o encuestas. Documente el proceso de validación y verificación y los resultados, y obtenga la aprobación formal de las partes interesadas.

5 Supervisar y controlar el ámbito de la tarea

El quinto paso es monitorear y controlar el alcance de la tarea a lo largo del ciclo de vida de la tarea, para garantizar que la tarea progrese de acuerdo con el alcance definido y cumpla con las expectativas y objetivos de las partes interesadas. Monitorear significa medir y rastrear el desempeño y el progreso de la tarea, y controlar significa tomar acciones correctivas para abordar cualquier desviación o problema que pueda afectar el alcance de la tarea. Puede utilizar varias herramientas y técnicas para supervisar y controlar el ámbito de la tarea, como informes de estado, paneles, análisis de varianza, auditorías o bucles de retroalimentación. Comunicar el estado y los problemas del alcance de la tarea a las partes interesadas de manera regular y proactiva.

6 Aprenda de la experiencia del ámbito de la tarea

El paso final es aprender de la experiencia del alcance de la tarea y utilizar las lecciones aprendidas para mejorar sus habilidades y procesos de gestión de tareas. Al final de la tarea o proyecto, realice una retrospectiva o un análisis post-mortem para identificar qué salió bien y qué salió mal con la definición y gestión del alcance de la tarea. Recopile comentarios y sugerencias de los miembros del equipo y las partes interesadas, y documente las mejores prácticas, desafíos y recomendaciones para tareas o proyectos futuros. Utilice las lecciones aprendidas para refinar sus procesos y plantillas de alcance de tareas, y para mejorar sus habilidades de comunicación y colaboración.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?