¿Cómo ajusta su tono para las diferentes partes interesadas?

1 Por qué importa el tono

El tono es la actitud o emoción que transmites a través de tus palabras, voz y lenguaje corporal. Puede afectar la forma en que sus partes interesadas reciben, entienden y actúan sobre su mensaje. El tono también puede reflejar su nivel de profesionalismo, confianza y respeto. Por lo tanto, elegir el tono adecuado para las diferentes partes interesadas puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos de comunicación, como informar, persuadir, motivar o resolver conflictos.

2 Cómo identificar a sus grupos de interés

Antes de que pueda ajustar su tono, necesita saber quiénes son sus partes interesadas y qué les importa. Las partes interesadas son cualquier individuo o grupo que tenga un interés o influencia en su proyecto, organización o problema. Puede utilizar una técnica de análisis de partes interesadas para identificar y categorizar a sus partes interesadas en función de su poder, interés, actitud y expectativas. Esto le ayudará a priorizar y adaptar su comunicación a las partes interesadas más importantes y relevantes.

3 Cómo adaptar tu tono a los diferentes tipos de partes interesadas

Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, puede usar algunas pautas generales para adaptar su tono a los diferentes tipos de partes interesadas. Por ejemplo, cuando se dirija a partes interesadas de alto poder y alto interés, como altos directivos o clientes clave, debe usar un tono formal y respetuoso al tiempo que enfatiza los beneficios y resultados de su mensaje. Al comunicarse con partes interesadas de bajo poder y alto interés, como miembros del equipo o colegas, es mejor ser amigable y solidario al tiempo que reconoce sus contribuciones y comentarios. Si está hablando con partes interesadas de alto poder y bajo interés, como reguladores o medios de comunicación, debe usar un tono cortés y profesional al tiempo que destaca la credibilidad y relevancia de su mensaje. Finalmente, para las partes interesadas de bajo poder y bajo interés, como el público en general o los proveedores, es mejor ser simple y claro al explicar el propósito y el contexto de su mensaje. Además, las historias y las imágenes pueden ayudar a captar su atención.

4 Cómo ajustar el tono para diferentes canales de comunicación

El canal de comunicación que utilice para entregar su mensaje también puede afectar su tono. Los diferentes canales tienen ventajas y desventajas, como la velocidad, el alcance, la retroalimentación y las señales no verbales. Por lo tanto, debe ajustar su tono para diferentes canales de comunicación para adaptarse a sus objetivos de comunicación y preferencias de las partes interesadas. Por ejemplo, al participar en la comunicación cara a cara, como reuniones o presentaciones, puede usar un tono más expresivo y dinámico. También puede usar la voz, el contacto visual, los gestos y las expresiones faciales para enfatizar su tono y expresar emociones. La comunicación escrita, como correos electrónicos o informes, requiere un tono más preciso y estructurado. La puntuación, el formato y la elección de palabras pueden ayudar a transmitir su tono y evitar malentendidos. La comunicación digital como las redes sociales o los seminarios web debe tener un tono más informal e interactivo. Los emojis, imágenes, videos y hashtags se pueden usar para transmitir su tono e interactuar con la audiencia.

5 Cómo obtener comentarios sobre tu tono

Finalmente, una de las mejores maneras de mejorar su tono es obtener comentarios de sus partes interesadas u otras fuentes. Esto puede ayudarlo a evaluar la efectividad de su tono, identificar áreas de mejora y aprender de las mejores prácticas. Puede solicitar comentarios directos de las partes interesadas, como encuestas, sondeos o preguntas. Observa reacciones y respuestas, como lenguaje corporal, comentarios o acciones. Además, compare su tono con otros que se comunican bien con sus partes interesadas, como mentores, compañeros o expertos. Analice su elección de palabras, modulación de voz o señales no verbales y aplíquelas a su propio estilo de comunicación.

6 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?