¿Cómo puede equilibrar las necesidades de los clientes con sus propios plazos?

2 Comunícate con claridad y frecuencia

Otro paso clave para equilibrar las necesidades de los clientes con sus propios plazos es comunicarse de forma clara y frecuente con sus clientes, partes interesadas y miembros del equipo. Debes establecer canales de comunicación regulares, como el correo electrónico, el teléfono o las videollamadas, y actualizarlos sobre el progreso, los desafíos y los cambios de tus proyectos. También debe escuchar sus comentarios, expectativas e inquietudes, y abordarlos con prontitud y respeto. Comunicarte de forma clara y frecuente te ayudará a generar confianza, compenetración y colaboración con tus clientes y otras personas.

3 Negociar y gestionar el alcance

Un desafío común que puede afectar su capacidad para equilibrar las necesidades del cliente con sus propios plazos es la corrupción del alcance, que es cuando los requisitos o entregables del proyecto cambian o se expanden durante el proyecto. La corrupción del alcance puede causar retrasos, sobrecostos y problemas de calidad. Para evitar o minimizar la corrupción del alcance, debe negociar y administrar el alcance del proyecto cuidadosamente. Debe definir claramente el alcance del proyecto y documentarlo en una declaración de alcance o en un contrato. También debe supervisar y controlar el alcance a lo largo del proyecto y manejar cualquier solicitud de cambio con precaución y transparencia.

4 Delegar y externalizar

Otra forma de equilibrar las necesidades del cliente con sus propios plazos es delegar y subcontratar algunas de sus tareas a otros profesionales o agencias calificados. Delegar y subcontratar puede ayudarlo a liberar parte de su tiempo, reducir su carga de trabajo y aprovechar la experiencia y las habilidades de otros. Sin embargo, también debe tener cuidado de elegir las tareas correctas para delegar o subcontratar, y de proporcionar instrucciones, expectativas y comentarios claros a las personas u organizaciones con las que trabaja.

5 Establece plazos realistas y flexibles

Por último, para equilibrar las necesidades del cliente con tus propios plazos, debes establecer plazos realistas y flexibles para tus proyectos. Debe estimar el tiempo y los recursos necesarios para cada tarea y agregar algo de tiempo de reserva para contingencias o incertidumbres. También debe comunicar sus plazos a sus clientes y partes interesadas y obtener su acuerdo y compromiso. Sin embargo, también debes estar preparado para ajustar tus plazos si es necesario, debido a circunstancias imprevistas o cambios en el alcance o las prioridades. Debe informar a sus clientes y partes interesadas de cualquier cambio en los plazos lo antes posible y explicar las razones y las implicaciones.