Last updated on 17 jul 2024

A continuación, te explicamos cómo puedes comunicar sin problemas las ampliaciones de los plazos a las partes interesadas.

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Comunicar las extensiones de los plazos a las partes interesadas es una tarea delicada que requiere transparencia, empatía y planificación estratégica. Como colaborador de pares, su papel es facilitar la comprensión y mantener la confianza frente a los plazos cambiantes. Es vital abordar esta situación con cuidado, asegurándose de que las partes interesadas estén informadas, tranquilizadas y comprometidas durante todo el proceso. Al seguir un enfoque estructurado, puede minimizar la frustración y mantener la integridad de sus relaciones con las partes interesadas.

Expertos destacados en este artículo

Elección de la comunidad a partir de 5 contribuciones. Más información

Chris Saretto, MBA

Operational Analytics Professional | Business Intelligence, Data Management

1 Evalúe el impacto

Antes de acercarse a las partes interesadas sobre una extensión de la fecha límite, evalúe minuciosamente el impacto de la demora. Considere cómo afectará a los planes, los resultados y las expectativas de cada parte interesada. Comprender el alcance completo de la extensión le permite abordar las inquietudes de manera proactiva y adaptar su comunicación a las necesidades y prioridades específicas de cada parte interesada. Este paso es crucial para preparar una explicación clara y completa, lo que ayudará a mantener la confianza y la credibilidad.

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Chris Saretto, MBA

Operational Analytics Professional | Business Intelligence, Data Management
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In my role as a Business Intelligence Analyst, I once faced a scenario where we were tasked with delivering a comprehensive market analysis report within a tight two-week deadline. It became clear that the scope and complexity of the project were underestimated. Wrestling with data integrity issues, the volume of data required a more thorough analysis. I approached the stakeholders, highlighting our concerns: the need for accurate data validation, the importance of delivering actionable insights rather than rushed conclusions, and the new request for competitor analysis. I emphasized that an extension would ensure a high-quality, insightful report, ultimately driving better strategic decisions. The stakeholders agreed.

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2 Enfoque del plan

Una vez que tenga una comprensión completa del impacto, planifique su enfoque para comunicar la extensión. Decida cuál es el método de comunicación más adecuado para cada parte interesada, ya sea una reunión personal, una llamada telefónica o un correo electrónico formal. El tiempo también es esencial; Debe tratar de informar a las partes interesadas lo antes posible para darles tiempo suficiente para ajustar sus planes. Elabora tu mensaje para que sea claro, conciso y centrado en las soluciones en lugar de en los problemas.

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Nkoyo Umanah

Astute agrotech investor| Fundraiser: GlobalHytess|Mentor: Inoyotoro Foundation| Teacher/Trainer:Nanny/Domestic help-Elevationng | Co- founder: Elianaelio Group
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It is also important in communicating effectively, to assure and reassure the stakeholders that the quality of the work will not be compromised by reason of the delay. Let them know that the decision to extend the date was taken with the best outcome in mind. Be open to feedback

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Chris Saretto, MBA

Operational Analytics Professional | Business Intelligence, Data Management
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To communicate effectively in a case like this I carefully considered which would include the importance of clarity and urgency, I opted for a structured approach. I chose a formal a yet concise email, followed by a meeting invite for an in-depth discussion. The meal outlined the challenges, such as data integrity issues and the new request for competitor analysis. It was sent early in the week to allow stakeholders ample time to review before the meeting. During the meeting, I reiterated our commitment to quality and answered any questions, ensuring transparency and fostering trust. This method ensured clear communication, allowing us to secure a one-week extension.

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3 Mensaje artesanal

Al elaborar su mensaje, comience con los hechos, explicando la razón de la demora y sus implicaciones. Utilice un lenguaje claro y evite la jerga que pueda confundir a las partes interesadas. La empatía es clave: reconozca cualquier inconveniente causado y exprese su compromiso de minimizar el impacto. Ofrecer medidas concretas y alternativas para mitigar los problemas derivados de la ampliación. Su objetivo es asegurar a las partes interesadas que, a pesar del contratiempo, existe un plan para avanzar de manera efectiva.

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sengbu ban

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How you approach to your stakeholder is crucial in requesting for deadline extension. In the mesaage, it is important to include why the deadline has to be extended. It has to be reasonable and include benefits of extension. Also, it is important to consider from your stakeholder perpective before requesting for extension.

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Chris Saretto, MBA

Operational Analytics Professional | Business Intelligence, Data Management
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To craft the message requesting a deadline extension, I focused on a clear and persuasive approach. I started by outlining core issues: data integrity challenges and the additional competitor analysis request. I emphasized the risks of delivering rushed, inaccurate insights versus the benefits of a thorough, quality report. I started by briefly stating the project status and then moving to detailing specific issues and their impact. Next, I requested the one week extension, highlighting improved accuracy and actionable insights. I used a respectful tone, showing our commitment to excellence, and invited stakeholders for a follow-up meeting to discuss further.

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4 Entablar un diálogo

Fomentar un diálogo abierto invitando a las partes interesadas a compartir sus preocupaciones y sugerencias. La escucha activa es una habilidad fundamental en el apoyo entre pares; Muestra respeto por sus perspectivas y ayuda a encontrar soluciones de forma colaborativa. Este compromiso puede conducir a una mejor comprensión de las necesidades de las partes interesadas e incluso puede dar lugar a información valiosa para la mejora del proyecto. Recuerde que la comunicación es una calle de doble sentido, y fomentar un entorno participativo puede fortalecer su relación con las partes interesadas.

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5 Sigue

Después de su comunicación inicial, haga un seguimiento para asegurarse de que las partes interesadas hayan entendido el mensaje y para abordar cualquier otra pregunta o inquietud que puedan tener. Esto podría ser a través de reuniones programadas o actualizaciones periódicas. Un seguimiento constante demuestra su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas. También mantiene informadas a las partes interesadas sobre el progreso y cualquier cambio adicional, lo que ayuda a mantener la confianza en su capacidad para manejar la situación.

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6 Mantener el soporte

Por último, continúe ofreciendo apoyo a las partes interesadas a lo largo del cronograma extendido. Esté disponible para discutir las preocupaciones actuales y proporcionar actualizaciones sobre el progreso hacia la nueva fecha límite. Mantener una línea de comunicación abierta es esencial para mantener la confianza y el compromiso. Su apoyo continuo no solo ayuda a las partes interesadas a adaptarse al cambio, sino que también refuerza su papel como un apoyo confiable y empático entre pares.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe el impacto

2 Enfoque del plan

3 Mensaje artesanal

4 Entablar un diálogo

5 Sigue

6 Mantener el soporte

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe el impacto

2 Enfoque del plan

3 Mensaje artesanal

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