Aborder le compte rendu synthétique

Qu'est-ce qu'un compte rendu synthétique ? Rappelons Tout d'abord son objectif : il doit mettre en valeur les problématiques et les conséquences qu'on en tire, en termes d'actions. On épargne au lecteur le travail d'analyse et de synthèse : c'est le rédacteur qui s'en charge, et même avant lui le preneur de notes si ce n'est pas la même personne. On n'a pas foncièrement besoin de retenir qui a émis tel ou tel propos. D'ailleurs, dans le corps du compte rendu, on ne va généralement citer personne, sauf cas exceptionnel, et vu qu'on garde l'anonymat, les phrases seront pour une large part tournées de façon impersonnelle. On va retrouver des expressions comme : "il a été constaté que", "décision a été prise de", etc. Concernant le plan du compte rendu synthétique, il va suivre un ordre thématique et non pas chronologique. D'ailleurs ces thèmes ne vont pas forcément apparaître dans l'ordre dans lequel ils ont été abordés, mais plus souvent selon leur importance, un ordre d'importance croissant ou au contraire décroissant. Donc on va privilégier un plan par catégories. Dans chacune des catégories, on va parler des différents aspects : social, financier, etc. Cela dit, il arrive qu'on ait des réunions où l'on n'analyse qu'un seul problème central. Dans de tels cas, il convient d'utiliser un plan analytique. Au cours de la réunion on aura établi un constat, on aura analysé la ou les causes, on aura envisagé des solutions, éventuellement émis des objections. On aura peut-être aussi cerné des limites aux préconisations. Tout cela doit apparaître clairement dans le compte rendu. Chaque partie doit être consacrée à un seul de ces points : fait ou constat, cause, conséquence, et proposition de solutions. Il n'y aura pas besoin d'introduire des mots voire des phrases de liaison pour articuler les différentes parties, car chaque point, chaque thème abordé fera l'objet d'un intertitre clair et précis. Concrètement, quelle forme peut prendre un compte rendu synthétique ? On retrouve toujours les coordonnées de l'entreprise, éventuellement son logo, et le nom du service tout en haut. Élément incontournable, le titre du document qui là est aussi sa nature, en l'occurrence "compte rendu de la réunion du..." Il n'est pas nécessaire de mentionner l'ordre du jour puisqu'on l'aura clairement par la suite. En revanche, même si on ne les cite pas dans le corps du compte rendu, on devrait au moins lister les noms des personnes présentes et absentes avec leur fonction. Ensuite le contenu est réparti selon plusieurs grands thèmes, à savoir les problématiques évoquées lors de la réunion. Cela commence par ces fameux intertitres soigneusement choisis, qu'on peut assortir de puces en début de ligne pour les reconnaître immédiatement. Puis chaque paragraphe reprend les différents propos très synthétisés : les grandes lignes en pour ne pas donner trop de lecture à nos collaborateurs qui ont déjà tant de travail à effectuer. En bas de page, plutôt que l'heure de fermeture de séance, on peut avoir la date de la prochaine réunion programmée. Puis la signature de la personne faisant autorité, qui du même coup valide le contenu de la réunion. Voilà donc un exemple de compte rendu synthétique. Celui ou celle qui le rédige doit avoir une solide connaissance du domaine concerné pour analyser les propos, distinguer l'information utile de l'information inutile, et enfin synthétiser dans un langage qui reste fidèle aux idées. Cela implique une grande richesse de vocabulaire et une compétence certaine en expression écrite. En contrepartie, ce type de compte rendu facilite grandement le travail des personnes, futures lectrices, qui vont devoir y puiser leurs ordres de mission. Mais on peut pousser le travail de synthèse et proposer un document encore plus efficace dans cette perspective.