Dans le cours : Préparer votre carrière dans l'analyse de données

Créer des rapports pour visualiser vos données sur des pages

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Créer des rapports pour visualiser vos données sur des pages

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Toutes les données ne peuvent pas être idéalement exploitées à l'aide d'un tableau de bord. Certes, les tableaux de bord permettent de faire des choses intéressantes, mais certains rapports seront plus utiles dans d’autres formats. Lorsqu’on a un rapport composé de lignes, présenté ainsi, on obtient de nombreuses pages et une représentation de ces données en tableau de bord n’est pas forcément la plus conviviale. Certains outils comme le générateur de rapports Power BI nous permettent de créer des rapports qu’on appelle paginés. Les rapports paginés vous permettent de connecter des données, tout comme les tableaux de bord. En réalité, avant que le tableau de bord ne soit si populaire, la plupart des rapports étaient paginés. Bien que certains estiment qu’ils appartiennent au passé, il ne faut pas oublier que le facteur qui détermine le type de rapport est la nécessité de visualiser au mieux les données et la façon dont elles seront consommées. S’il sera livré en PDF ou même imprimé pour une réunion. Dans notre rôle, on nous a, un jour, demandé de mettre un rapport existant, qui a actuellement la forme d'un rapport composé de lignes, avec énormément de pages. Ce rapport méritait quelques regroupements et résumés. Ouvrons le Générateur de rapports et modifions ce rapport sur les ventes réalisées pour une réunion de l’équipe. Ce rapport est connecté à AdventureWorks 2019, un modèle de rapport assez courant. J’ai ici un jeu de données nommé SalesRecords. Quand je le développe, je vois tous les champs disponibles. Mais si je veux voir la requête qui se trouve derrière, je peux faire un clic droit et aller à la requête avec Query. Je peux ainsi voir les différents champs utilisés dans le rapport. Je peux aussi examiner les relations, car là encore, j’ai plusieurs tables et j’ai donc besoin de relations. Ici, il m’indique le type de jointures, elles sont internes. Bien. Mais j’ai besoin de certains champs qui ne se trouvent pas dans le jeu de données. Je peux faire un clic droit sur Dataset properties et aller dans les propriétés du jeu de données. Je vais pouvoir travailler sur les différents champs. Je peux ajouter un calcul, je l’ai déjà fait pour la date de commande. Regardons un peu cette fonction. Elle me permet de formater la valeur de la date de commande à un format de date court, c’est parfait. Je clique sur OK. Encore OK. Ce rapport fournit des informations intéressantes, mais il contient trop de lignes pour être utile en réunion. Nous allons donc le remplacer par une matrice. Nous aurons des lignes, mais il y en aura moins et ce rapport aura plus d’intérêt pour la réunion. La matrice, c’est comme un tableau croisé dynamique sur Excel. Elle contient des lignes, des colonnes et valeurs résumées. On voudrait voir un simple sous-total pour les commerciaux, pour chaque produit. Donc nous allons aller sur Insert, choisir Matrix, nous allons cliquer sur Insert matrix, et puis nous pouvons cliquer dans le corps de notre rapport. Je fais glisser Name, pour Nom de produit, dans les lignes. On va ajouter le nom de famille de nos commerciaux dans les colonnes, puis on fait glisser le TotalDue dans notre champ de résumé. Dans le Générateur de rapports, on crée le concept de visualisation, mais pour voir les données, il faut Exécuter le rapport. Je vais cliquer sur Run. Ce rapport montre le sous-total de haut niveau pour chaque commercial en haut de la page, mais aussi la répartition de chaque produit à gauche de la page. On peut aller voir la toute dernière page. Et voir qu'on est passés de plus de 3 000 pages à six pages. Magnifique. Revenons à la vue Design. Nous pouvons faire quelques ajustements. Je vais agrandir la colonne produit. Un peu plus large. Allons voir l’aperçu. C’est déjà un peu mieux. Je vais sur Page Setup. C’est un tableau large, donc je vais le passer en paysage. On va aussi réduire les marges. Et une fois terminé, on peut exporter ce rapport dans différents formats, ou encore le publier. Les rapports paginés sont intéressants quand vos données occupent beaucoup de pages. Et ils sont faciles à publier, à exporter en PDF ou à imprimer.

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