Envoyer des réponses de formulaire pour approbation - Tutoriel Microsoft Power Automate

Un flux d'approbation peut s'appliquer à autre chose que les éléments d'une liste SharePoint. Par exemple, vous pouvez mettre en place un flux d'approbation sur les réponses à un formulaire. Ici, vous avez un simple formulaire qui vous demande si vous travaillez à domicile et vous avez trois réponses possibles. Si l'utilisateur répond Oui ou Non, vous aimeriez conserver sa réponse pour venir alimenter cette liste SharePoint. Ou bien, si il répond « Je ne sais pas », vous souhaitez écarter cette réponse et ne pas la récupérer et ne pas la traiter. Dans ce cas-là, vous allez créer un flux de travail. Vous allez rechercher un modèle bien précis qui s'appelle « Envoyer des réponses de formulaires pour approbation ». Vous l'ouvrez et vous allez tout en bas, cliquer sur Continuer. Vous allez évidemment indiquer sur quel formulaire vous travaillez. Ça, c'est le nom du formulaire de saisie. Et après, vous souhaitez traiter toutes les réponses donc. Pour chaque réponse que vous allez obtenir du formulaire Travail à distance, vous allez démarrer un flux d'approbation. Ce flux d'approbation, vous allez indiquer un titre. Dès que j'ai cliqué dans la zone Titre, j'ai un contenu dynamique qui est apparu ici, que je vais exploiter d'ailleurs. Je vais indiquer que la réponse est, deux points, et je vais chercher tout simplement la réponse à la question : « Travaillez-vous à domicile ? » Autrement dit, je vais récupérer Oui, Non, Je ne sais pas. Je vais me l'affecter à moi-même pour l'instant, le temps des tests, évidemment. Ensuite, vous pourrez indiquer la bonne personne, et là, vous avez deux possibilités. Soit l'approbateur approuve, soit il n'approuve pas. Supposons qu'il n'approuve pas, donc là, on est dans la branche de droite. Je descends un peu. Il n'approuve pas. Je vais simplement envoyer un e-mail en disant que la réponse n'est pas retenue. Je vais mettre d'ailleurs : « La réponse n'est pas retenue. » Je vais faire CTRL + A au clavier pour tout sélectionner, CTRL + C au clavier pour tout copier. Et dans la zone Corps, j'efface tout, je vais faire CTRL + V au clavier pour coller ce que je viens de copier. Ça, c'était au cas où la réponse n'était pas retenue. Si la réponse est retenue, si c'est notamment Oui ou Non, je vais alimenter ma liste Annonces qui est sur le site Extranet. Et vous voyez que vous avez un champ Titre qui s'affiche. Autrement dit, la question qui m'est posée, c'est sur cette liste Annonces, qu'est-ce que je dois mettre ici ? C'est très simple, je vais tout simplement récupérer la réponse Oui, Non qui a été faite par l'utilisateur. Ne vous trompez pas, par contre, il faut descendre un petit peu plus bas et il faut retrouver à nouveau la réponse à la question « Travaillez-vous à domicile ? » C'est ça que je veux récupérer. Je vais cacher le contenu dynamique et je crois que tout est bon. Je clique sur Enregistrer et je vais pouvoir tester. Je teste Manuellement, Enregistrer et tester. Allez, je vais dans le formulaire : « Travaillez-vous à domicile ? » On va dire Oui, Envoyer. Je rebascule en aperçu pour la question suivante. Je vais dans Courrier, la réponse est apparue. Réponse : Oui, j'approuve. Pas de commentaires, très bien. Ici au niveau de ma liste Annonces, j'ai bien récupéré Oui. On va faire maintenant, Non, Envoyer. Je reviens en aperçu, je retourne dans Courrier, je rafraîchis l'affichage et je devrais voir dans quelques secondes, le nouveau message. Effectivement, maintenant, j'ai Réponse : Non que j'approuve ; c'est une réponse valide. Je vais l'approuver aussi. On va quand même vérifier qu’effectivement, au niveau d'Annonces, j'ai bien Non. Et dernier test, je fais Je ne sais pas, Envoyer. Je rebascule dans Courrier, j'actualise à nouveau. J'ai bien le message qui apparaît et cette fois-ci, je vais le rejeter, Envoyer. Il ne doit pas apparaître dans la liste Annonces, je vais vérifier. Par contre, il a été rejeté avec un e-mail indiquant qu'effectivement, la réponse n'est pas retenue. C'est normal que je reçoive l'e-mail puisque c'est moi, le créateur de l'élément.