Dans le cours : Astuces pour les assistants administratifs / assistantes administratives

Saisir les comptes rendus de réunions

Dans le cours : Astuces pour les assistants administratifs / assistantes administratives

Saisir les comptes rendus de réunions

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Si vous êtes l’assistant administratif chargé des comptes rendus de réunion, vous pouvez trouver des moyens de vous faciliter le travail. Comme les informations sont communiquées rapidement et que les réunions passent vite, vous devez vous armer de bonnes pratiques pour vous aider à rester sur la bonne voie. Voici quelques-unes des astuces et techniques que j’ai apprises et pratiquées au fil des années. Tout d’abord, créez ou trouvez un modèle que vous pouvez utiliser pour noter les informations pertinentes de votre réunion. Vous trouverez différents modèles de comptes rendus de réunion en ligne. J’ai créé mon propre modèle qui reprend les points essentiels des informations importantes pour mon organisation. Votre modèle peut être sur papier ou numérique, selon vos préférences et vos compétences. N’oubliez pas de créer votre modèle en prenant pour guide l’ordre du jour de la réunion. Deux, enregistrez les réunions pour les écouter plus tard lors de la rédaction du compte rendu. Bien entendu, je ne le fais que si ça ne gêne pas les participants et qu’ils sont d’accord. J’utilise un enregistreur portable ou une appli sur mon iPhone. Ces enregistrements se sont avérés très pratiques lorsqu’il s’agissait de transcrire mes notes ou de m’assurer que j’avais saisi les informations avec précision. Dès que j’ai terminé mon compte rendu et qu’il a été approuvé, j’efface l’enregistrement, sauf si mes directives de conservation des réunions indiquent que je dois le conserver pendant une période donnée. Trois, n’essayez pas de retranscrire mot à mot toutes les conversations de la réunion. C’est presque impossible, sauf si vous êtes un transcripteur qualifié. Concentrez-vous sur les décisions, les affectations, les étapes d’action, etc. De plus, si vous avez besoin d’une clarification, ou d’une précision sur une décision qui a été prise, demandez-la. N’ayez pas peur d’interrompre la réunion pour aider le compte rendu. Les participants doivent être disposés à vous donner les informations dont vous avez besoin pour garantir l’exactitude de vos notes. Faites relire vos comptes rendus par quelqu’un, dans la mesure du possible, avant de les envoyer. Si vous pouvez faire appel à quelqu’un qui était là aussi, faites-le ; c’est encore mieux, puisqu’il est au courant de ce qui s’est passé pendant la réunion. Quand une autre personne relit vos notes, vous avez toutes les chances de rendre un document exact. Cela contribuera à maintenir votre crédibilité en tant que preneur de notes exactes. Enfin, envoyez le compte rendu de la réunion dès que possible afin de recueillir les réactions et les commentaires. En faisant cela à temps, toutes les personnes présentes auront encore la réunion en mémoire et n’auront pas besoin d’essayer de se rappeler des informations qui ont été oubliées. C’est comme parler en public : rédiger un compte rendu de réunion devient plus facile avec la pratique. Bien que ça puisse parfois être stressant, ça vous permet de mettre en valeur vos compétences, en personne et sur le papier, et ce, beaucoup plus que d’autres responsabilités. Profitez de cette occasion pour briller, tout en remplissant une fonction nécessaire et importante pour votre organisation.

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