Dans le cours : Astuces pour les assistants administratifs / assistantes administratives

Gérer les interruptions

Dans le cours : Astuces pour les assistants administratifs / assistantes administratives

Gérer les interruptions

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Combien de fois dans la journée est-ce qu’on vient vous interrompre ? Est-ce pour des questions urgentes ou pour des choses qui peuvent attendre ? De combien de temps pensez-vous avoir besoin pour reprendre le fil après une interruption ? En tant qu’assistants administratifs, nous sommes interrompus de nombreuses fois toute la journée. Ça peut être par des appels téléphoniques, des visites au bureau, des e-mails prioritaires, ou un client irrité qui a besoin d’une attention immédiate. Quelle est la meilleure façon de gérer ces inévitables distractions avec grâce et aisance, sans sacrifier sa productivité ? Merci de poser la question. Voici quelques conseils. Tout d’abord, décomposez votre temps en blocs ciblés sur votre calendrier. Réservez un moment spécifique, une heure ou deux, pour travailler sur une tâche prioritaire. Par exemple, je peux organiser ma boîte de réception de huit à dix heures du matin. C’est la seule chose que je dois faire pendant cette période. Si des e-mails non urgents arrivent pendant cette période, je ne les lis pas avant la fin de mes deux heures. Dans la mesure du possible, je laisse mon répondeur prendre mes appels. Si je peux fermer la porte de mon bureau, je le fais aussi. Si une interruption critique doit se produire, je la traite rapidement et je retourne ensuite à ce sur quoi je travaillais. Il est plus facile de recentrer mon attention sur la tâche, car c’était la seule chose sur laquelle je travaillais. Apprenez également à distinguer les affaires urgentes des affaires importantes. Les affaires urgentes doivent être traitées immédiatement, sinon elles peuvent avoir un effet négatif sur ma responsable ou sur l’entreprise en général. Les affaires importantes doivent être traitées rapidement, mais peuvent être programmées. Souvent, la personne qui m’interrompt qualifie le sujet d’urgent alors qu’en réalité, il est important et peut attendre que j’aie fini de travailler sur la tâche en cours. C’est à moi de prendre cette décision et de m’assurer que toutes les affaires sont traitées de manière professionnelle. Enfin, pour soutenir votre responsable, gardez une marge de temps suffisante dans son emploi du temps pour les choses dont vous êtes certain qu’elles se produiront. Par exemple, si je programme des réunions l’une après l’autre pour ma cheffe et que survient un problème qu’elle doit gérer, les réunions vont être retardées et même peut-être annulées. Cela m’obligera à faire un travail supplémentaire de reprogrammation. La gestion des interruptions est une partie nécessaire de notre travail d’assistant administratif. Tout au long de notre journée, nous établissons constamment des priorités parmi les diverses situations que nous rencontrons. En ayant un plan à l’avance, nous diminuerons les frustrations et verrons dans chaque interruption une occasion de gérer habilement notre temps et nos émotions.

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