Vous avez du mal à respecter les délais avec votre équipe. Comment pouvez-vous améliorer la communication ?

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Les délais sont une source courante de stress et de frustration pour de nombreuses équipes, en particulier lorsqu’elles travaillent sur des projets complexes qui nécessitent de la coordination et de la collaboration. Une mauvaise communication peut entraîner des malentendus, des retards, des erreurs et des conflits qui nuisent aux performances et au moral de votre équipe. Comment pouvez-vous améliorer la communication au sein de votre équipe et avec les autres parties prenantes pour respecter plus efficacement vos délais ? Voici quelques conseils basés sur les principes de l’architecture de l’information, la discipline d’organisation et de structuration de l’information pour la rendre facile à trouver, à comprendre et à utiliser.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

Sélectionnés par la communauté pour 5 contributions. En savoir plus

Sanchit Gupta

Designer @ Your Company Name Here, Ex-MGM Resorts, Ex-Walmart

1 Définissez vos objectifs et votre champ d’action

Avant de commencer à travailler sur un projet, vous devez avoir une compréhension claire et partagée de ce que vous essayez d’accomplir, pourquoi et comment. Cela signifie définir vos objectifs, votre portée, vos livrables et vos critères de succès avec votre équipe et vos clients ou sponsors. Vous devez également vous mettre d’accord sur les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe, sur le calendrier et les jalons, sur le budget et les ressources, ainsi que sur les canaux et la fréquence de communication. Disposer d’un plan de projet et d’un énoncé de portée bien définis peut vous aider à éviter la dérive de la portée, les conflits et les attentes irréalistes.

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Abdalla Nasr

Pharmaceutical Sales Manager
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من الأمور التي تساعدني في مثل هذه الأعمال. تحديد خطه زمنيه على أساس واقعي مرن قابل للتحقيق محدد بزمن معين ومتفق عليه . وتقسيم تلك الخطة إلى خطط وخطوات أصغر ومراجعة ماتم إنجازه بشكل دوري وتسجيل النتائج وتقييمها . وتصحيح الخطأ بشكل سريع . وجميع ذلك يتم باستخدام كل الوسائل والتسهيلات المتاحة.

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Scott Allen

UX & Product Design Leader
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Every designer and researcher I've worked with never completes a project, they simply run out of time. We all have the desire to keep revising, tweaking, and updating our deliverables until they're perfect. However, that ideal deliverable is always just out of reach. To counter these habits, we have to work towards clearly defined goals and scope. These put a framework and timeline around what we're delivering, and allow us to walk away from the canvas with a sense of completion knowing that we're "done."

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Denis Dubowski

Shopify Developer
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Bei einem engen Zeitrahmen für ein großes Webprojekt führten wir einen Workshop durch, um Ziele, Umfang, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Das Vermeiden von Konflikten und "Scope Creep", das Setzen von Meilensteinen und das Stärken des Teamgefühls waren zentral. Dies führte zu klarer Kommunikation und realistischen Erwartungen gegenüber Stakeholdern, was den Projekterfolg sicherte.

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2 Utiliser des outils et des méthodes visuelles

L’une des meilleures façons de communiquer des informations et des idées complexes est d’utiliser des outils et des méthodes visuelles, tels que des diagrammes, des croquis, des wireframes, des prototypes ou des maquettes. Les outils visuels peuvent vous aider à illustrer vos concepts, à structurer votre contenu, à montrer les relations et les dépendances entre les éléments et à solliciter les commentaires de votre équipe et des parties prenantes. Vous pouvez utiliser des outils tels que des organigrammes, des cartes mentales, des sitemaps ou des parcours utilisateur pour cartographier vos processus, vos flux de travail ou vos scénarios utilisateur. Vous pouvez également utiliser des outils tels que des wireframes, des prototypes ou des maquettes pour montrer à quoi ressemblera votre conception ou votre solution et comment elle fonctionnera.

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Scott Allen

UX & Product Design Leader
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Not everyone can mentally visualize complex information. As a child in math class, I had to draw word problems out before I was able to solve them. At least half of adults are similar and require visual representations of information in order to understand. Nowadays there are fantastic tools like Miro and Mural that make these visuals easy for everyone to build, but don't be afraid to just pick up a whiteboard marker and start sketching processes, layouts, or diagrams.

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3 Documentez et partagez votre travail

Un autre aspect clé d’une communication efficace est de documenter et de partager votre travail régulièrement et de manière cohérente. La documentation peut vous aider à saisir vos décisions, vos hypothèses, votre justification et vos conclusions, ainsi qu’à fournir des conseils et des références à votre équipe et aux parties prenantes. Vous devez documenter vos méthodes et résultats de recherche, d’analyse, de conception, de test et d’évaluation, ainsi que tout changement ou mise à jour de votre plan ou de la portée de votre projet. Vous devez également partager fréquemment votre travail avec votre équipe et les parties prenantes et solliciter leurs commentaires et leurs commentaires. Vous pouvez utiliser des outils tels que des wikis, des blogs ou des plateformes en ligne pour créer et stocker votre documentation et la partager avec d’autres.

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4 Établir des boucles de rétroaction

Le feedback est essentiel pour améliorer votre travail et vous assurer qu’il répond aux besoins et aux attentes de votre équipe et de vos parties prenantes. Cependant, la rétroaction peut également être une source de confusion, de frustration ou de conflit si elle n’est pas donnée ou reçue correctement. Pour établir des boucles de rétroaction efficaces, vous devez définir l’objectif et la portée de la rétroaction, choisir le format et le moment appropriés, et la donner et la recevoir de manière constructive. Par exemple, réfléchissez aux personnes pertinentes et qualifiées pour donner de la rétroaction, si vous utiliserez une rétroaction écrite ou verbale, une rétroaction formelle ou informelle, une rétroaction positive ou négative, une rétroaction spécifique ou générale, et si vous serez respectueux ou critique. De plus, réfléchissez au moment où vous demanderez des commentaires et à quelle fréquence.

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Sanchit Gupta

Designer @ Your Company Name Here, Ex-MGM Resorts, Ex-Walmart
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Communication is the key. Work with your team, try to understand why deadlines are being missed, it might be something personal, higher expectation, or involvement of other stakeholders. If the issue is addressable, work with relevant parties to address, if the issue is not addressable, empathize with the team and work with your leadership to realign expectations. Bottom line, build confidence with your team that you are on their side, make them comfortable to share their issues with you, while you share your limitations with them. Its a team sport, not individual.

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5 Révisez et révisez votre travail

Le dernier conseil pour améliorer votre communication et respecter vos délais est de revoir et de réviser votre travail régulièrement et systématiquement. Cela peut vous aider à identifier et à corriger les erreurs, les lacunes, les incohérences ou les inefficacités de votre architecture, de votre conception ou de votre solution d’information. Avant de commencer une nouvelle tâche ou un nouveau livrable, passez en revue le plan et la portée de votre projet pour vous assurer de bien comprendre les exigences et les attentes. Lorsque vous travaillez sur une tâche ou un livrable, passez en revue votre travail en cours pour en vérifier la qualité, la précision, la clarté et la convivialité. Et une fois que vous avez terminé une tâche ou un livrable, passez en revue votre produit final pour le comparer à vos objectifs, à votre portée et à vos critères de réussite. En suivant ces étapes, vous pouvez améliorer la communication au sein de votre équipe et avec les autres parties prenantes, ainsi qu’augmenter les chances de respecter les délais avec un travail de qualité. La communication est essentielle pour tout architecte de l’information ; Cela peut faire ou défaire le succès d’un projet.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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1 Définissez vos objectifs et votre champ d’action

2 Utiliser des outils et des méthodes visuelles

3 Documentez et partagez votre travail

4 Établir des boucles de rétroaction

5 Révisez et révisez votre travail

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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