Comment pouvez-vous tenir les locataires informés des mises à jour importantes?

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En tant que professionnel de l’immobilier, vous savez à quel point il est important de tenir vos locataires informés des mises à jour importantes, telles que les problèmes d’entretien, les changements de politique ou les paiements de loyer. Une communication efficace peut vous aider à établir la confiance, à réduire les plaintes et à fidéliser les clients. Mais comment pouvez-vous vous assurer que vos messages atteignent vos locataires et attirent leur attention? Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer la communication et la rétroaction de vos locataires.

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Obinna Nwerem

Proactive Assistant Community Director with a decade of experience in sales and customer relations, working towards CAM…

1 Choisissez les bons canaux

La première étape pour tenir vos locataires informés est de choisir les bons canaux pour votre communication. Selon votre public, vous pouvez utiliser différentes méthodes, telles que le courrier électronique, le SMS, le téléphone ou les médias sociaux. Vous devez également tenir compte de l’urgence et de la fréquence de vos mises à jour, ainsi que des préférences de vos locataires. Par exemple, vous pouvez utiliser le courrier électronique pour les bulletins d’information ou les rappels, le texte pour les alertes urgentes ou les confirmations, le téléphone pour les conversations personnelles ou les plaintes, et les médias sociaux pour l’engagement communautaire ou les commentaires.

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Obinna Nwerem

Proactive Assistant Community Director with a decade of experience in sales and customer relations, working towards CAM designation. Strong commitment to excellence and high standards in the property management industry.
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As a property management professional when considering how to communicate with your audience, it's important to tailor your methods to suit their needs. take into account factors such as the type of information you're conveying, how quickly it needs to be delivered, and how often updates are required. Also, the preferences of tenants should also be considered. For instance, you might opt for email to share newsletters or prompts, text messages for urgent notifications or confirmations, phone calls for personalized discussions or grievances, and social media platforms for fostering community involvement and soliciting feedback. Choosing the right communication methods ensures effective and efficient communication with your tenants.

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2 Soyez clair et concis

La deuxième étape pour tenir vos locataires informés est d’être clair et concis dans votre communication. Vous devez éviter d’utiliser du jargon, des acronymes ou des termes vagues qui pourraient semer la confusion chez vos locataires ou causer des malentendus. Vous devez également utiliser un langage simple et direct qui transmet vos principaux points et attentes. Par exemple, vous pouvez utiliser des puces, des en-têtes ou des caractères gras pour mettre en évidence des informations clés, telles que les délais, les actions ou les avantages. Vous devez également inclure des détails pertinents, tels que les coordonnées, les pièces jointes ou les liens, pour fournir une assistance ou des conseils supplémentaires.

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Obinna Nwerem

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Absolutely, as a property management professional, it is essential to prioritize clear and effective communication with your tenants. This means using language that is easily comprehensible and avoids any confusion or misunderstandings. To achieve this, it is advisable to employ concise and direct language to convey your main points and expectations. Additionally, utilizing formatting techniques that can help emphasize crucial information such as deadlines, necessary actions, or advantages. Including details like contact information, attachments, or links provides further assistance and guidance to your tenants, ensuring that your communication materials are easily understood and contribute to a positive experience for your tenants.

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3 Soyez opportun et cohérent

La troisième étape pour tenir vos locataires informés est d’être opportun et cohérent dans votre communication. Vous devriez envoyer vos mises à jour dès que possible, surtout si elles affectent les droits, les responsabilités ou la sécurité de vos locataires. Vous devez également suivre un calendrier régulier pour vos communications, telles que hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, afin de tenir vos locataires informés et engagés. Par exemple, vous pouvez envoyer un bulletin d’information chaque mois pour partager des nouvelles, des conseils ou des événements, ou un sondage tous les trimestres pour recueillir des commentaires ou des suggestions.

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As a property management professional, it is crucial to prioritize timely and consistent communication with your tenants. It is important to send updates promptly, especially if they impact your tenants' rights, responsibilities, or safety. Establishing a regular communication schedule, whether it be weekly, monthly, or quarterly, helps keep tenants informed and engaged. Sending a monthly newsletter to share news, tips, or upcoming events, or conducting quarterly surveys to gather feedback and suggestions not only ensures that your tenants are well-informed, but also maintains a positive relationship with them.

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4 Soyez respectueux et poli

La quatrième étape pour tenir vos locataires informés est d’être respectueux et poli dans votre communication. Vous devez traiter vos locataires comme des clients et des partenaires précieux, et montrer de l’appréciation et de la reconnaissance pour leur coopération et leur loyauté. Vous devez également utiliser un ton amical et professionnel qui reflète votre marque et votre personnalité, et éviter d’utiliser des mots durs ou négatifs qui pourraient offenser ou décourager vos locataires. Par exemple, vous pouvez utiliser des mots comme s’il vous plaît, merci ou désolé, ou des phrases comme nous apprécions vos commentaires, ou nous nous excusons pour tout inconvénient.

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5 Soyez réactif et proactif

La cinquième étape pour tenir vos locataires informés est d’être réactif et proactif dans votre communication. Vous devriez accuser réception des questions, commentaires ou plaintes de vos locataires et y répondre dès que possible, et proposer des solutions ou des solutions de rechange qui répondent à leurs besoins et à leurs attentes. Vous devez également prévoir et résoudre tout problème ou préoccupation potentiel qui pourrait survenir à l’avenir, et informer vos locataires de tout changement ou amélioration qui pourrait les affecter. Par exemple, vous pouvez envoyer un courriel de suivi après une demande d’entretien ou une notification avant un projet de rénovation.

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6 Soyez ouvert et honnête

La sixième et dernière étape pour tenir vos locataires informés est d’être ouvert et honnête dans votre communication. Vous devez partager des informations pertinentes et exactes avec vos locataires et éviter de cacher ou d’exagérer des faits ou des chiffres qui pourraient les induire en erreur ou les décevoir. Vous devez également admettre et corriger toute erreur ou erreur que vous ou votre équipe pourriez commettre, et expliquer les raisons et les conséquences de vos décisions ou actions. Par exemple, vous voudrez peut-être divulguer tous les frais ou charges qui peuvent s’appliquer, ou présenter des excuses et compenser tout retard ou dommage qui pourrait survenir.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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1 Choisissez les bons canaux

2 Soyez clair et concis

3 Soyez opportun et cohérent

4 Soyez respectueux et poli

5 Soyez réactif et proactif

6 Soyez ouvert et honnête

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