Comment pouvez-vous vous assurer que les locataires reçoivent des informations importantes sur la propriété ?

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En tant que gestionnaire immobilier, vous souhaitez tenir vos locataires informés et satisfaits de l’état et de la performance de leurs logements locatifs. Cependant, il peut être difficile de communiquer des informations importantes sur les propriétés, surtout si vous gérez plusieurs propriétés ou si vous avez une grande base de locataires. Comment pouvez-vous vous assurer que vos locataires reçoivent en temps opportun des informations pertinentes et exactes qui ont une incidence sur leur expérience de vie ? Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer la communication et la satisfaction de vos locataires.

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1 Utiliser plusieurs canaux

Différents locataires peuvent préférer différentes façons de recevoir des informations sur la propriété, telles que le courrier électronique, le SMS, le téléphone ou le courrier. Pour atteindre le plus grand nombre de locataires possible, utilisez plusieurs canaux pour diffuser vos messages. Par exemple, vous pouvez envoyer un bulletin d’information par courriel avec des mises à jour générales, une alerte par SMS pour les problèmes urgents, un appel téléphonique pour les questions personnelles et un avis par la poste pour les documents juridiques. Assurez-vous d’utiliser un langage clair et concis, d’éviter le jargon et d’inclure des détails et des délais pertinents.

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Joseph V.

Multifamily Leader & Seasoned Property Accountant Cultivating Success, Embracing Change and Driving Growth | RealPage & Yardi Expert | Leading Innovation For Tomorrow’s Success | Delivering Effective Business Processes
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Property teams play a critical role in ensuring that tenants receive important property information, especially when it is related to safety or changes in policy. Just as everyone learns or processes information in different ways, the same applies with the manner in which communication is sent. Since it isn’t feasible that all communication would be delivered in the same manner, it may be helpful to set procedures for what form of communication will be used in specific scenarios. Examples below. • Life & Safety: Signs posted in common areas + E-blast + Letter in door • Resident Events: E-blast + signs in elevators and or mailroom (E-blast 2 or 3 times leading up to date of event) • Policy Changes: E-blast + Letter in door

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JEFE DE EDIFICIOS

Jefe de Edificios en Draper and Kramer, Incorporated
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En estos tiempos de la sublimación de la ignorancia, es frecuente tratar con personas que no conocen absolutamente nada del inmueble que van a adquirir y se dejan llevar por aspectos estéticos, obviando lo central y que es el funcionamiento del recinto y la capacidad operativa de sus equipos. Por tanto, es deber de la empresa informar sobre los beneficios y limitaciones. Esta costumbre inmobiliaria de vender a todo trance, deja a posteriores a un residente molesto que descarga sus frustraciones en el Administrador. Esta conducta marca un limite importante en la impronta inmobiliaria llamado ETICA. Nuestros saludos a las excepciones honrosas. José Hernán Cortés. Jefe de Edificios ® Supervisiones de Edificios. Chile

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Olaoluwa Bamiteko
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Ensuring tenants receive important property information is crucial for maintaining effective communication and a harmonious relationship. The Manager needs to implement a streamlined communication system, utilizing all channels available. Regularly scheduled updates can be employed to disseminate information regarding property maintenance, policy changes, or upcoming events. Additionally, an open line of communication encourages tenants to reach out with concerns, ensuring that both routine and critical information are conveyed. With a proactive approach, managers can also leverage technology to automate communication processes, ensuring the delivery of essential details and promoting a transparent and cooperative living environment for all

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2 Automatisez vos processus

L’utilisation de la technologie peut vous aider à économiser du temps et des ressources, ainsi qu’à réduire les erreurs humaines et les retards. Vous pouvez utiliser des outils logiciels ou des plateformes pour automatiser vos processus d’information sur les propriétés, tels que l’envoi de rappels, de confirmations, de factures, de reçus, d’enquêtes et de rapports. Vous pouvez également utiliser des portails ou des applications en ligne pour permettre à vos locataires d’accéder aux informations de leur compte, de soumettre des demandes d’entretien, de payer le loyer et de communiquer avec vous ou d’autres locataires. L’automatisation peut également vous aider à suivre et à mesurer la communication et la satisfaction de vos locataires.

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Nacho Pinazo Moreno

Real Estate/ Debt servicing
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Creando una plataforma de gestión con acceso para los arrendatarios (software aplicativo) que les permita conocer próximos hitos, tales como: - Importe del próximo recibo. - Plataforma de pago directa con el arrendador, que disponga de diferentes medios de abono, tales como transferencia bancaria o Bizum. De esta forma el pago del arriendo queda registrado y es más fácil probar su efectivo ingreso. - Fecha de vencimiento del contrato y duración.

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3 Segmentez votre audience

Toutes les informations sur la propriété ne sont pas pertinentes ou applicables à tous les locataires. Pour éviter de spammer ou de semer la confusion chez vos locataires, segmentez votre public en fonction de leur emplacement, du type d’unité, de la durée du bail, de leurs préférences ou de leur comportement. Par exemple, vous pouvez envoyer un message concernant une panne d’eau uniquement aux locataires qui vivent dans un immeuble spécifique, ou un message concernant une augmentation de loyer uniquement aux locataires dont le bail est sur le point d’expirer. La segmentation de votre audience peut vous aider à fournir des informations plus personnalisées et ciblées sur les propriétés.

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4 Solliciter des commentaires

L’une des meilleures façons de s’assurer que vos locataires reçoivent des informations importantes sur la propriété est de leur demander leur avis. Les commentaires peuvent vous aider à comprendre ce dont vos locataires ont besoin, ce qu’ils veulent, ce qu’ils attendent et ce qu’ils apprécient de vous en tant que gestionnaire immobilier. Vous pouvez solliciter des commentaires par le biais d’enquêtes, de sondages, d’avis, d’évaluations, de témoignages ou de suggestions. Vous pouvez également utiliser les commentaires pour améliorer vos processus d’information sur les propriétés, par exemple en ajustant la fréquence, le format, le ton ou le contenu de vos messages.

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Mary Ann Varner

Associate Broker | @ BHGRE Metro Brokers
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You can also hold meetings where tenants can voice their concerns and management can let them know they are working on improving conditions.

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5 Suivi

Enfin, n’oubliez pas de faire un suivi auprès de vos locataires après leur avoir envoyé des informations sur la propriété. Le suivi peut vous aider à confirmer que vos locataires ont bien reçu et compris vos messages, ainsi qu’à répondre à leurs questions, préoccupations ou problèmes. Vous pouvez également utiliser le suivi comme une occasion de remercier vos locataires pour leur coopération, leur appréciation ou leur fidélité. Le suivi peut vous aider à établir une relation de confiance avec vos locataires, ainsi qu’à accroître leur satisfaction et leur rétention.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Utiliser plusieurs canaux

2 Automatisez vos processus

3 Segmentez votre audience

4 Solliciter des commentaires

5 Suivi

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